矿山企业人事档案的电子化管理

茶绘兰

摘 要：在我国科学技术持续发展背景下，尤其是信息技术的发展，在我国社会各个领域中也得到广泛的应用，一定程度上也为人们日常生活和生产带来极大的便利，也促进了我国国民经济的不断增长。矿山作为我国基础性产业，对其人事档案开展电子化管理，不仅直接关系到矿企每一位工作人员的切身利益，还是矿山企业有效开展人力资源开发和管理的有力依据。因此，矿山企业在发展的过程中需要充分的认识到人事档案电子化管理的重要性。

关键词：矿山企业；人事档案；电子化管理；探讨

人事档案作为矿山企业从业人员学历、经历、业务能力、薪资奖惩等基本工作情况的原始记录，从中也可以直观的反映出矿山工作人员的实际能力和水平。同时，人事档案也是矿山企业开展人力资源管理的重要前提，对实现矿山企业人力资源合理配置和促进矿山企业健康、持续发展具有十分重要的作用。在新时期背景下，随着科学技术在社会各领域中的应用，对人事档案管理也提出了更高的要求，加强矿山企业人事档案电子化管理也将是新时期发展的必然趋势[1]。基于此，对矿山企业人事档案的电子化管理展开分析和探讨。

1 人事档案电子化管理优势分析

1.1 保存便利，不容易发生损坏

尽管纸质的案卷在现代矿山企业人事档案管理中依然占据着十分重要的作用，但是通过现代计算机网络信息技术的应用，也可以使得传统的单一性纸质储存方式朝着案卷与电子案卷同步储存方向发展，并且对这些案卷进行分离保管，一旦纸质的案卷出现损毁、丢失等情况，就可以借助电子档案作为案卷的补充凭证，极大的提高了人事档案管理安全性和可靠性。

1.2 随时采集和归档，各项信息和全面有效

现代科学技术在人事档案管理中的应用，在储存空间上得到很大的提高，对各项人事信息的填写和补充也不再受到纸张的束缚，各项信息也更加的全面和具体。与此同时，针对矿山企业从业人员的实际情况，也可以对人事档案信息内容进行补充和修改，在一定程度上也实现了人事档案管理的与时俱进，也为矿山企业开展人事调动、人员评估工作发挥数据参考作用[1-2]。

1.3 管理方便，易于查询

采用传统的手工人事档案管理，或多或少都会受到人为操作因素的影响，进而导致档案内容出现错误。再加上纸质案卷的储存空间较为有限，使得无法有效对细致信息进行查询，若是时间长久，甚至还会出现损毁、丢失的情况。然而，通过矿山企业人事档案电子化建设，就可以直接通过计算机登陆档案管理系统，在目录中进行检索就可以直接找到相关信息，不仅提高了工作效率，还保障了档案资料的全面性和可靠性。

2 人事档案管理电子化带来的挑战

2.1 保密性遭受到网络媒介的影响

在现代科学信息网络技术发展背景下，将这些新兴技术应用到矿山企业人事档案管理当中，虽然为企业有效开展人力资源管理和开发工作带来了极大的便利，但是也对人事档案管理的安全性和保密性带来极大的威胁。导致这一情况发生的主要原因还是在于相关人员的安全意识不够，再加上自身专业水平和能力的限制，在日常开展工作中容易遭受到黑客的攻击，也需要矿山企业加大对人事档案管理方式和技术的创新和优化[2]。

2.2 人事档案管理部门缺乏协作意识

人事档案管理作为矿山企业档案管理中的重要组成部分，在实际工作中，受到部门与部门之间激烈竞争的影响，导致各部门之间的协作意识不强，这在一定程度上也直接影响到最终档案管理工作的效率和效果，這也成为现阶段，矿山企业提高档案管理电子化管理水平急需要面对和解决的问题之一。

2.3 人事档案管理方式有待完善

随着现代信息网络技术在人事档案管理中进行应用，使得电子档案也越来越多，也激发了人们对人事档案管理方式进行更加深入的思考，尤其是对人事电子档案数据的处理和保存方式如何在流通的网络环境中实现安全创新，为达到这一效果，也就需要在现有的基础上，创建一个更加科学和有效的管理方式，以发挥增强档案管理安全性和提高档案工作快捷性的积极作用。同时，也能够有效避免在实际工作中受到人为因素的影响，最终导致出现文件丢失的情况，而通过构建电子化的网络档案管理方式，就可以直接通过互联网实现跨区域的文件资料传输、存档和保管，既保障了文件资料的安全性，也确保了人事档案管理工作的顺利开展[2-3]。

3 矿山企业人事档案电子化管理实现途径分析

3.1 建立健全企业人事档案电子化管理制度

实现矿山企业人事档案电子化管理，首先就需要对档案管理方式加以创新，在传统的人事档案管理中，由于没有相对统一和较为完善的管理制度在其中发挥作用，也直接影响到最终人事档案管理的效果。通过对现代化的人事档案管理方式进行应用，也需要构建与之相对应的电子化档案管理制度，在提高人事档案管理水平的基础上，还需要针对档案管理类型特点，采取具有针对性的管理措施。此外，进一步强化新型人事档案管理制度在实际管理工作中的执行力，以提高制度的约束性。

3.2 提高企业人事档案管理人员意识和水平

目前，在矿山企业开展人事档案管理工作中，依然有一些工作人员没有对该项工作引起重视，致使实际开展工作时运用敷衍的态度，对最终工作效率和质量也造成一定影响。针对这一情况，也就需要进一步提高企业人事档案管理人员意识，让他们充分的认识到人事档案管理工作对企业发展的重要性，同时帮助他们了解和明确自身职责，在实际工作中认真做好档案信息及时登记、填写准确、复核等工作，在进行保管的时候也要根据人事档案类型进行分类归档及保管[3]。此外，矿山企业也要加大对人事档案管理工作人员开展教育、培训工作，在提升他们工作技能的基础上，也能够运用更加认真的态度确保档案管理工作顺利、有序开展。

3.3 保障人事档案信息的安全性

档案信息安全性作为开展人事档案管理工作的核心内容，为有效保障人事档案信息完整性和安全性，就可以通过以下手段实现：（1）定期对人事档案管理人员进行培训，在加深他们对自身工作职责认识的基础上，也提升档案管理工作责任感；（2）借助数据备份方式，保障人事档案文件、信息的安全性，即便是发生损坏、丢失的情况，也能够在第一时间找回。同时，也可以通过对系统设置防火墙、身份验证、访问权限等方式运用，也能够进一步的提高档案信息安全性。

3.4 新技术的运用推动人事档案管理创新

矿山企业在人事档案电子化管理建设过程中，为实现人事档案管理规范化、标准化和信息化发展，也就需要坚持与时俱进，结合自身档案管理实际情况，不断进行创新和完善，确保档案管理安全、完整和便捷。具体体现在以下几方面：（1）机械设备上的创新，矿山企业在结合自身人事档案管理特点的基础上，设计出与自身相契合的档案管理软件，并在实际工作中发挥出其优势作用，也进一步提高矿山企业人事档案管理电子化水平；（2）培养更多的专业化计算机人才，使其加大对人事档案管理技术钻研，在推动矿山企业档案管理标准化和信息化的前提下，也降低档案管理出现毁损的情况，进而提升档案管理与现代化办公系统之间的融洽性[3-4]。

4 结语

在本文中，对矿山企业人事档案的电子化管理进行分析和探讨，主要是从人事档案电子化管理优势分析展开，同时也是人事档案管理电子化带来的挑战进行分析，这些挑战主要体现在档案信息安全性、部门协作和管理方式上，最后也结合矿山企业人事档案管理实际，提出人事档案电子化管理有效实现途径，通过建立健全企业人事档案电子化管理制度、提高企业人事档案管理人员意识和水平、加大人事档案管理技术创新力度等，可以进一步提高矿山企业档案管理质量和水平，也能够推动我国矿山企业获得进一步发展。

参考文献

[1]宋荣军.人事档案电子化管理浅析[J].科学与财富，2017，（6）：278-278.

[2]李晓芸.人事档案的电子化管理问题研究[J].城建档案，2017，（2）：63-64.

[3]王琳.浅谈如何做好矿山企业人事档案的管理工作[J].卷宗，2013，（10）：42-42.