浅谈做好档案保密工作之我见

罗有聪

摘 要：档案的保密工作关系到国家和人民的利益，做好档案保密工作是档案信息资源充分利用的前提條件。在当今社会的大环境下，如何提高档案的工作管理水平，做到在档案保管和档案利用过程中，实现既能利用档案，又能保证档案的完整与安全，使档案更好地为经济和社会的发展提供服务。

关键词：档案保管；利用；保密

随着经济和科技的快速发展和社会全面进步，档案作为一种重要的社会信息资源，越来越受到人们的重视，其形成的范围也越来越宽，覆盖面越来越广，内容成分越来越复杂，涉及政治、经济、科技、军事等方面的比例越来越多，这些档案如果发生泄漏，就有可能损害国家利益、人民利益，甚至危及国家安全。正确认识和处理好档案信息服务工作和保密工作，在严格确保国家秘密安全的同时，使档案信息资源合理利用，做好档案保密工作成为了档案工作中的重要一环。

1 档案保管过程做好保密工作

1.1 提高档案管理工作人员的保密意识是关键

档案的原始记录性质，赋予档案重要的价值，而档案管理工作人员负责档案的收集整理，每天必定会接触到大量的档案信息，有些甚至是国家机密档案，档案管理工作人员具有知密早、知密多、知密深的特征。如果档案保密意识不过硬，工作作风不严谨，不经意地出现在无保密保障的场所整理、存放带密级的档案文件，携带有密级的档案资料进入公共场所或进行社交活动，擅自复制、摘抄带密级的档案文件等行为，导致泄密，造成的损失是不可弥补的。所以，档案保管工作不仅要有档案专业基础知识和能力，更要求有强烈的责任心、事业心和坚定的保密意识。档案人员无论在何时何地，都应把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

1.2 档案库房的科学管理是档案保密工作的重点

档案库房的科学管理主要有库房的合理布局、选择标准、规范的档案装具，合格的包装材料、档案的科学排架等，档案库房的合理布局除了要根据不同载体的档案对环境温湿度的要求不一致等情况，并有防盗、防潮、防光、防有害气体、防尘、防虫、防火、防水等措施，还应与一般办公室分开，更要按照存放密级文件的要求，做到“三铁一器”（铁门、铁窗、铁柜，监控器），一般档案和密级档案要分开存放，密级档案要存放于密码柜，以防失窃。还要建立档案库房管理制度，明确档案管理人员的职责。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2 档案利用过程中做好保密工作

档案利用是档案利用者为了研究解决问题，通过档案信息检索工具，获取档案信息的过程。档案收集整理保管都是为了开发利用档案信息的目的。充分利用档案为经济建设服务，为科学研究服务，可以节约大量人力、物力和财力，避免重复劳动，避免人为的技术事故，提高经济效益。密级的档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。在档案管理工作中，“保密”和“充分利用”都是十分重要的，如何在两者之间取得平衡点，使两者互为补充、互为促进，具体来说，要做好以下几点：

2.1 建立和完善有关管理制度

包括阅览制度、借阅制度、复制制度等，以制度管人管事，做到有法可依、有章可循。为了延长档案的寿命，档案管理人员和利用者，必须爱护档案，不得对档案进行涂改、勾划、剪裁和污损。档案阅览一定要登记档案利用者的姓名单位和阅览日期。档案外借要做到特别珍贵的与残破易损的原件不能外借，有复印件的尽量不借原件、外借与复印要登记备案，如档案利用者查阅的档案涉及密级，还要登记档案利用者的身份、目的和使用方法、期限等。根据档案的密级，履行不同的批复手续，借出或归还档案时，管理人员应作详细检查，保证档案文件完好无损，以确保档案利用中，不失密、不泄密。

2.2 大力宣传《档案法》和《保密法》

通过各种媒体以电视公益广告、手机短信、报刊插图、社区公示栏、充分利用公共电子显示屏开展保密提醒等形式，对档案管理人员和利用者进行档案知识和保密知识的教育，要时刻紧绷保密这根弦，进一步明确保密纪律，提高他们的保密意识，自觉保守档案机密。

2.3 做好档案的解密工作

密级档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》的规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级，确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案，但是档案密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。档案密级的变更要严格按照《保密法》的规定。各单位的保密人员和档案管理人员应定期对密级档案文件进行检查、分类存放，标注保密期限和保密范围，及时做好涉密档案的升密、降密、解密工作，使档案信息资源得以有效利用。

2.4 监督工作

加强档案利用监督是确保档案利用过程中不失密、不泄密的重要举措，能有效地发现和制止档案利用过程中不利于档案保密的不良行为，从而做到既能让人们利用档案，又能保证档案的完整与安全，特别是档案信息安全。这就要求档案管理人员做到以下几点：一是认真听取利用者所选择和查找的档案资料，如发觉查阅的档案资料带密级，需分析查阅目的和动机，防患于未然。二是注意观察利用者，特别是利用者在查阅带密级档案当中，提醒利用者履行保密义务。三是利用者查阅完毕后，要认真检查档案资料的完整性，发现问题，及时向上级领导汇报。