浅谈如何在事业单位实施精细化档案管理

王丽杰

摘 要：档案是事业单位发展建设的重要依据，提高事业单位档案管理工作的精细化水平，需要优化档案管理工作的各个环节，明确档案管理建设工作思路，本文主要分析事业单位档案管理精细化建设的主要策略，探讨事业单位档案管理精细化的操作方法，从而解决事业单位档案管理中的问题。

关键词：事业单位；档案管理；精细化

精细化是事业单位档案管理发展的重要趋势，采用精细化的管理方式可以提高档案管理工作水平，明确档案管理发展方向，构建新型的档案管理工作体系，从而解决档案管理现实问题，达到促进事业单位档案发展目标。

1.事业单位档案管理精细化的价值分析

1.1精细化管理

精细管理是着眼于过程的管理活动方式，精细化强调提高具体管理工作的质量，注重在降低生产管理成本的基础上，不断优化管理工作的细节。精细化管理是在规范化、精细化与个性化三层次基础上发展起来的质量控制与管理方式。首先，精细化管理强调落实具体的管理工作责任，明确日常管理工作分工，在落实具体要求的基础上加强各项工作检查，从而达到及时消除问题的目标。其次，精细化管理强调在分工的基础上提高技术水平，注重运用先进的生产管理技术手段解决日常活动过程中的问题，着力运用有效的技术手段达到对档案管理过程的提前控制。第三，个性化是档案管理精细化方向，强调在优化配置现有人员与设备的基础上，实现设备与人员充分结合，从而达到最大效率的管理，并且形成良好的文化氛围，形成独特的管理品牌与体系，形成有序的管理平台，达到管控过程，提高质量与把握趋势的目标。

1.2价值分析

精细化管理是事业单位提高档案管理质量，发挥档案数据信息价值的重要手段，搭建精细化的档案管理工作框架模式，有助于发挥现有档案管理人员的作用，全面提高档案管理工作有效性，形成完善的档案管理与使用运行体系。精细化档案管理对于落实各部门的配合责任有重要意义，在精细化的档案管理理念下可以提高各部门档案管理人员的参与意识，同时优化档案管理工作的流程，达到优化档案管理手段，不断有序引进档案管理新技术，推动档案管理着向高精尖方向快速的发展。精细化的档案管理方法指明事业单位档案管理发展方向和改革趋势。

2.事业单位档案精细化管理存在的问题

2.1缺乏精细华规章制度

事业单位档案管理的精细化应当着于档案管理流程，通过精细化方法建立档案管理制度，补足档案管理工作中的不足，全面提高档案管理的规范性与科学性。现阶段事业单位档案管理工作正在由纸制档案向信息化方向发展，事业单位档案管理面临着软硬件与档案管理技术人员的深度更新问题，因此现在还没有完善的适应事业单位的档案精细化规章制度可供参考。加上有些事业单位对档案管理精细化工作认知不足，不重视发挥事业单位档案的价值，忽略了档案数据信息运行制度的建设，因此导致事业单位档案管理制度不健全，现有的档案管理程序困难重重，因此影响事业单位档案管理有效性，没能发挥精细化制度对提高档案管理效率，优化档案管理流程，挖掘档案信息方面的价值。

2.2信息化应用程度偏低

事业单位档案管理的精细化应当建立在新型技术手段的普及与广泛应用上，特别是在大数据与云计算技术广泛应用下，事业单位档案管理的精細化不仅着眼于提高档案管理人员的操作水平，还要引进先进的信息化设施设备，辅助档案管理工作更好开展。首先，事业单位缺乏现代化办公设备和系统有序的档案管理软硬件系统，档案管理仍存在于纸制档案管理阶段，档案管理精细化效率低，不利于有效压缩档案管理工作成本。其次，事业单位档案管理设备更新投入的资金不足，当前事业单位档案管理设备更新计划性不足，缺乏长期有序的设备更新，导致设备更新持续性不足，因此影响档案管理精细化的长期发展。第三，事业单位档案管理精细化还缺乏长远建设标准，现有的标准水平较低，精细化层次较低，没能在新兴科技趋势下制定事业档案档案管理技术发展目标，因此制约事业单位档案管理水平发展。

2.3档案利用率相对较低

目前事业单位档案资源的利用水平有限。部分事业单位对档案管资源的使用价值挖掘不足。首先，部分事业单位对档案管理事业的理解有偏差，普遍的没能建立档案资源的开发策略，事业单位档案资源的功能开发相对落后。一方面事业单位档案管理还缺乏完善的信息运行系统，存在着数据信息运行效率不足问题。另一方面事业单位档案资源的功能性发展滞后，造成档案利用观念落后，档案管理工作还主要集中在存储与纠错方面，还不能围绕着事业单位发展规划、人才建设需要，公益事业建设需求。其次，事业单位还没能建立现代档案服务工作理念，不能建立开放性的档案管理体系，基层事业单位档案资源不能与兄弟事业单位对接，未能纳入到地方各级档案管理体系当中，现有档案资源无法支持网络查询使用需要，档案资源的调阅与利用率相对较低。

3.档案精细化管理改革措施

3.1建立和完善责任制度

提高事业单位档案管理工作水平，必须在现实事业单位档案使用需求的基础上，建立完善的档案管理工作制度，明确档案管理工作改革的重点，运用制度化的措施有效解决档案管理中的问题。首先，根据事业单位档案管理由纸制向信息化发展的方向，建立事业单位档案管理网络化制度，以及《文件归档制度》、《档案借阅制度》、《档案标准化管理制度》等。其次，优化档案管理工作各环节，在安全、高效的理念下改进档案管理方法，并且运用制度形式对基本规范与实施方法予以固定。第三，加强领导责任落实，明确岗位制度，由专人对档案管理制度执行情况进行监督管理。只有制定完善的档案管理制度才能提高事业单位档案管理水平，不断促进事业单位档案管理规范化与标准化水平提高。

3.2建立精细化管理流程

档案管理精细化的发展应当与信息技术的发展同步，注重有更新设备的基础上，不断提高档案管理工作水平，创新档案管理工作的新路径，着力适应外部环境的新变化。首先，提高档案管理人员的工作水平，着力建设一支信息化的档案管理队伍，围绕着信息技术更新加强对档案管理人员的培训。其次，在现有档案管理工作水平上不断提高档案管理工作标准，在保证档案管理质量的基础上，进一步提高档案卷宗的完整性和规范化水平，并且提高档案资源使用传递的便捷性和效率。第三，重点加强档案管理阅卷归档、检索查阅等一系列流程的精细化管理水平，本着循序细化、量化控制、系统化、信息化的管理原则提高档案管理工作水平，制定与创新实施可行的管理办法，提高档案管理工作质量。

3.3完善档案管理基础条件

提高事业单位档案管理的精华水平，还要加整推进事业单位档案管理软硬件水平的提升。首先，建立完善的事业单位档案管理工作系统，注重信息化、智能化软件的开发，提高档案管理系统与办公自动化系统的衔接，着力提高智能化收集与传递档案信息能力。其次，从服务器、管理、检索、存储等设备角度提高档案管理工作水平，按照计划逐步的配齐相关设施设备，加强电子档案存储与应用的安全设备的更新工作，保证档案运行环境与使用环节安全。第三，加强与上级档案管理部门的联系，在地方档案局的主持下，进一步改进与提高档案管理设备水平，从而为深度的开展档案精细化管理做准备，全面提高档案管理质量。事业单位档案管理精细化应当在创新管理模式与渠道的基础上，不断提升硬件设施保障水平，从而支持精细化管理水平的不断发展。

4 结论

事业单位中档案是巨大的财富资源，提高档案管理的精细化水平，需要在制定完善档案管理工作制度的基础上，明确档案管理工作的程序，创新档案管理工作方法，强化提高档案管理质量，解决档案管理现实问题。

参考文献

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[2]赵晓茗.事业单位档案管理的现状及对策分析[J].现代国企研究.2017（24）

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