加强医院综合档案利用分析
2018-11-07黄桂敏
黄桂敏
摘 要:随着医院对档案工作的越来越重视,医院综合档案管理越来越完善,信息化建设也越来越规范。但管好档案的最终目的是能开发利用好档案功能,为领导科学决策做咨询参谋。本文主要阐述了医院综合档案的重要性,对目前医院综合档案开发利用现状进行分析,并对新时期医院综合档案的开发利用提出可行性建议。
关键词:医院;综合档案;开发利用
1 医院综合档案在医院发展中的作用
1.1 医院综合档案能真实的反映医院的历史
医院综合档案是指发生在医院党政、医疗、科研、教学、财会、设备、基建等实际工作中的文件、相片、影像、荣誉等记录。它与人事、财务档案有所区别,它全面详细的记录了发生在医院的各类大小事情,记录了医院的真实历史。医院综合档案管理者通过收集、分类整理、编目、装订、录入信息系統、入档、入柜等系列规范化管理进行开发利用,综合档案具有很强的查考价值和研究价值。通过医院综合档案的记录,我们可以详实的了解医院一直以来的办院、立院宗旨,了解医院发展的轨迹,很好的总结医院沉淀下来的精神文化宝藏,为医院快速发展提供内涵保障。
1.2 医院综合档案能为医院领导正确决策提供有力保障
档案收集管理最终的目的是为了更好地开发利用好档案。医院综合档案包含的内容广,涵盖医教研各个领域。通过对历年医院运行数据和医院管理规定的比较,可以找出当前医院发展存在的问题,进而为医院领导作出正确决策当好参谋。
2 医院综合档案开发利用的现状分析
2.1 医院综合档案管理意识薄弱
医院综合档案通常被认为是档案管理员的事情,与各个科室无关,档案管理员发通知要求交什么材料,科室就上交什么材料,找不见的材料就不了了之。通常医院各职能科室没有固定的综合档案收集员,没有经历过专业的培训,不知道哪些档案需要保存,如何保存,医院总体的综合档案管理意识非常薄弱。
2.2 医院领导对综合档案管理不够重视
医院领导对综合档案通常处于放养式状态,能确保不出乱子即可。原因有三:第一是医院需要管理的摊子太大,领导无暇顾及。二是医院领导只需要看结果,看到所有职能科室为临床一线服务的结果即可。三是医院领导对档案管理工作的忽视,觉得可有可无。所以三个原因造成的医院领导对综合档案不够重视,具体表现在一是医院综合档案管理工作投入太小,虽能保证运行,但难支撑发展;二是综合档案管理人才严重缺乏,人手不够,专业性不强,更多时候是为解决医院内部人才消化而临时安排的。
2.3 医院综合档案信息化建设有待加强
随着社会信息化的高度发展,医院的信息化建设日趋完善。医院综合档案的信息化建设具有提高工作效率、档案的存留时间较长、准确性较高、档案的利用方便快捷等优势特点,因此加快医院综合档案的信息化建设也是迫在眉睫。但实际工作中能将医院综合档案的信息化建设提上议程的医院少之又少,医院领导普遍认为,信息化建设需要花费较大经费,往往把综合档案的信息化建设放在医院信息化建设的最末端。
3 新时期医院综合档案开发利用的可行性建议
3.1 提高医院综合档案管理意识
提高全院人员综合档案的管理意识是当前最迫切的任务,因为只有对档案工作重视了,才能有心去做好这项工作。所以首先,成立医院综合档案工作领导小组是第一步,由分管副院长任领导小组组长,综合档案室主任任副组长,每个科室设置一名综合档案管理员,负责本科室的档案收集管理工作,然后加强科室综合档案管理员培训。第二步是提高档案管理意识,在成立了工作领导小组后,要定期的对科室档案管理员进行全员的培训,普及档案管理知识,将档案收集管理工作落实到每个科室每个人。第三步是形成医院综合档案管理工作的长效机制,通过对医院综合档案管理的过程及制度的梳理何建立,形成“科室档案管理专员-科室领导-医院综合档案室”的三级管理制度,常态化的做好医院综合档案管理工作。
3.2 强化综合档案服务医院的观念
医院综合档案工作的核心是利用好医院综合档案为领导为临床一线为医院发展提供有力保障。要更好的开展档案工作,就要重视档案服务,树立开放、共享、主动、创新的服务意识。在保证档案信息安全的前提下,充分的利用医院信息化建设资源,把被动的服务变为主动积极的服务。要根据领导的需求、职工的要求,主动的为领导和职工提供方便、快捷的信息服务;要树立“一切为了用户”的宗旨,保证查全率和查准率都能达到100%,满足员工的档案信息需求。
3.3 加快“互联网+综合档案”信息化开发利用建设
信息化高度发展的今天,人们的日常工作和生活已经与之息息相关。为解决医院综合档案保存、利用、提高工作效率的问题,新时期医院综合档案的信息化建设也必须加快实施。过去的纸质档案保存、阅览室借阅档案、档案室一大群工作人员忙忙碌碌已经跟不上时代的脚步。因此加强医院信息化建设势在必行。首先医院必须加大综合档案信息化建设的投入,提高医院综合档案信息化建设的预算,加大对网络技术和数据库的运用,积极开发利用医院综合档案信息管理系统,利用信息化手段管理档案,不断适应社会和医院对档案工作发展的新要求。
4 结束语
医院综合档案管理工作是医院领导正确决策的锦囊,是医院精神文化的宝藏,但同时它又是一项长期性、永久性、枯燥无味且很难立竿见影的工作。无论是从医院领导、综合档案管理工作者还是职能科室来说,都要做好充分的思想准备,完善各项制度,培养档案管理人才,紧跟时代潮流,才能真正做好这项工作,助力医院发展。
参考文献
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