风力发电项目档案管理的现状与改善措施

程玉琴

摘 要：风电工程是所有可再生能源发电中最有潜力的工程项目，我国政府近年对风电工程项目也十分重视。本文讲述了风力发电项目档案管理工作的重要性，探讨了风力发电项目档案管理工作的现状以及提高风力发电项目档案管理水平的途径和措施。

关键词：风电项目；项目档案；改善措施

随着市场经济的快速发展，电力体制改革不断推进，风力发电作为重要的可再生能源，近年来得到了广泛的开发和利用。随着风电建设的飞速发展，我国对于风力发电的开发和研究也逐步走向成熟，越来越受到社会各界的关注和重视。而风力发电项目档案管理工作，则要贯穿整个风力发电项目工程建设的全过程，在项目建设中起到举足轻重的作用，但在实际的工作过程中，却往往被忽视。

1 风电档案管理现状与问题

1.1 工程项目建设档案管理未与工程建设同步管理。风电工程建设项目确定后档案并没有及时的成立，而是在开展一段时间后进行补录，这种工作模式并不能真实的反应风电工程建设情况。档案的记录、管理、移交都存在严重的滞后现象，项目建设完成后甚至会出现重要资料的丢失，为后续维护工作带来了阻碍。

1.2 工程项目建设档案管理人员配备不足。风电工程成立后，负责档案管理的部门多数是临时成立，并不具备工作经验。甚至在部分现场管理档案由其他岗位的工作人员代替负责，可见重视程度的欠缺。由于开展工作前并没有受到过专业培训，对工程建设的程序理解模糊，在此基础上开展资料收集必然会出现遗漏的项目。管理人员在分配工作任务时并没有落实到个人，通常是以部门为团体，造成档案管理工作在基层不能落实。

1.3 缺少档案的保护设施、设备。使用中的档案室多数是由闲置办公室改造的，并不具备保护措施。室内缺少通风窗口，或者窗口设置位置不恰当，使阳光直接照射在档案表面，影响字迹的清晰程度。室内防火设备配备不齐全，长时间不经过检修的一些消防器材已经老化损坏，发生火灾事故时很难保障在第一时间扑灭，为档案存放带来了安全隐患。还存在室内格局不合理的情况，档案放置与查阅都在同一空间内进行，并没有分开建设，为监管工作增加了难度，很容易发生丢失事故。

1.4 风电项目工程档案材料普遍存在不规范和缺失现象。风电档案中需要记录的内容并没有详细规定。例如原场地中地质情况的调查、建设中使用的技术、项目使用的重要设备等。对这部分资料缺乏整理，风电项目投入使用后出现故障维护工作很难在短时间内开展。风电档案中包含的资料众多，对其放置顺序缺少规定，在对某部分内容进行查找时需要依次翻阅，纸张频繁的查看翻动很容易出现破损，并且这种保管方式增大了资料查找的时间。项目建设中质量情况与材料使用量都会记录在跟踪报表中，但管理部门对其书写格式并没有统一规定，工程团队只是依靠习惯来进行，规范性不能落实会影响到监管的威严性。例如大型设备进出场，需要由负责人统一签到，由于缺乏规范性，存在代签、补签的情况，签到证明便失去了保管的价值，更不具备法律效益。

1.5 档案资料整理不规范。风电档案卷宗的标记项目缺少统一标准也是普遍存在的问题。为便于保管区分，会在卷宗记录项目名称、建设规模、竣工时间等，也会将档案中的内容所在页码也进行标注，目录页与一些证明在编写页码时划分很模糊，一些单位将目录算在总页数中，并记录在卷宗上，但新制度中目录并不需要标页。记录方式的差异性使得档案很难统一录入计算机中，对原始页码进行改动时也容易丢失内容，使得档案管理工作不能尽快落实。

2 造成风电工程档案管理不善的原因

2.1 地域问题。风电工程的建设地通常在落后区域，人迹稀少基础设施不完善，与总管理部门缺乏沟通，导致管理制度落实困难。档案的上交、移送周期较长，造成传递到管理部门的资料与实际建设脱轨严重。

2.2 管理体系及管理制度不健全。现有制度中缺乏对档案管理人员的制约性，并不能作为工作开展的硬性参考。管理部门对档案工作重视程度低，使得政策的落实不够彻底，部分建设团队并没有认识到档案的重要性，搜集整理也只是为了应付领导的检查。管理体系中缺少对工作细节的规定，日常工作得不到监管，员工态度逐渐散漫，便出现了严重的安全隐患。

2.3 各参建单位档案责任意识差。风电工程将对总项目进行划分，分包给各个施工团队，各项目负责人对档案记录工作的责任意识差。档案管理人员与项目负责人之间缺乏沟通，导致资料更新不及时。并且多数负责人认为工程的建设质量是重点部分，其余的档案与资料便可以忽略，这也是责任感欠缺的表现。

3 解决办法与控制措施

3.1 健全管理体系。对现有管理制度进行改制是解决档案管理问题的有效途径。相关部门应尽快将新制度落实，规范档案记录格式与内容，反省原体系中存在的不足之处，并加以改正。管理体系中应详细标注工作开展的顺序，并深入工程建设现场进行调查，与档案中记载的各项进行对比，观察是否存在差异，可保障档案中内容的科学严谨性。在风电建设单位内成立档案管理部门，并指派有经验的老员工来负责，对从业人员进行岗前培训，帮助明确工作中的重点，避免重要资料丢失。领导者要定期对档案管理情况进行调查，制定奖罚制度，来约束工作中态度不认真的员工，巩固管理制度的威严性。

3.2 建立完善的档案管理制度。政府部门以出台完善的风电档案管理细则，基层单位要以此为基准，不断完善内部工作体系。档案的归档、调取、查看都需要严格的审批手续，不经过上级领导批准任何人不得私自查看。风电项目招标投标要按照法律进行，这一阶段产生的合同与证明在档案中都要有所标记，在建设开展时各结构的施工技术、质量等级、具体建设时间等都要严格的审查记录。完善的风电档案可作为使用过程中维护工作的开展依据，当设备发生争议时也可作为法律证据被使用，因此其内容的严谨与完善关系到工程未来的使用情况，需要提高重视态度。管理制度中还应该对卷宗的书写内容进行规定，将档案记录形式统一，这样在查阅过程中清晰明了，可快速锁定资料的摆放位置。在工程开展前应将档案工作开展顺序做出详细的规劃，基层工作人员可按照这份报表进行统计与管理，可避免现场出现混乱，同时对施工流程也起到了监管作用，避免质量达不到标准的项目仍投入使用。档案室的安全标准也应当体现在管理制度中，可促进安全设施的完善。

3.3 档案管理人员及设备设施要与工程项目相适应。在档案管理人员配备以及设施配备上，要保证与工程项目相适应。管理人员应具有一定的档案专业知识和技能，在学历要求上要保证在大专以上或者是中级以上专业技术职称的档案管理人员；其次要求档案管理人员熟悉风电项目建设的过程，了解参建单位的职责范围；再次要保证工作人员有较强的责任感及严肃认真的态度；最后要对库房和设备进行规范配置。

3.4 事前策划、过程控制、事后核查。建设单位首先在立项时就要明确归档范围，在编制招标文件、合同签订时明确文件形成、归档和质量管理要求，明确各参建单位档案管理人员的素质要求，并约定奖罚条款。加强对参建单位工程现场管理人员档案业务的培训和档案法宣传，使每个责任单位和责任人了解其职责、归档范围和质量要求。使档案文件材料形成过程和鉴定验收中有统一的标准和依据。建设单位在监督工程质量及进度时，要同步检查档案文件材料的形成、管理情况，在进行单项工程验收时，要保证应归档文件材料的完整性，发现问题及时纠正。监理单位要按照《风电建设工程监理规范》严格监督检查施工过程文件和竣工编制文件。

综上所述，我国的风电工程不断发展，而风电档案是风电建设开展的重要依据，影响到施工、验收、运行、维护、管理和检修等环节，有效的风电档案管理可以提高工作效率，避免重要资料发生丢失、损坏等现象。文章研究了管理工作中的不足并及时提出解决措施，为完善档案管理工作体系打下了坚实基础。

参考文献

[1]季淑萍.风力发电项目档案管理的现状与改善措施[J].档案天地，2013（8）.

[2]韩淑云.做好风力发电项目档案工作的几点思考[J].新西部（理论版），2012（6）.