基于办公自动化系统应用和大数据驱动背景下医院综合档案资源整合的研究

彭韵杨 石继辉

摘 要：本文从实际与理论出发，对办公自动化系统应用与大数据分析环境下，医院综合档案资源整合的进行分析。文章从医院综合档案资源整合的技术关键点和支撑条件两方面进行详细分析，认为办公自动化系统平台性多系统整合的特点、办公自动化系统与大数据运用对档案资源数据格式标准的要求，数据在系统间的导入与应用要求是进行资源整合的技术关键点。认为档案管理专职人员参与办公自动化系统的设计，档案数字化进程的跟进是医院综合档案资源整合的有效推进两大支撑条件。

关键词：档案；医院综合档案；办公自动化系统；大数据；归档

医院综合档案管理模式在无纸化办公技术环境升级与大数据信息资产崛起的影响下产生了深远的变革，为医院综合档案的前端控制管理的实现提供了更充足的操作空间，大数据技术的支持与驱动为开发档案资源价值提供了新的途径，而新技术的产生与应用带来了电子公文归档的新挑战。

办公自动化系统（Office Automation System，以下简称OA系统）与大数据技术进入医院信息系统领域已有不少的实践与探索，并建立起了系统的体系理论与评价指标，学术界的讨论也很多，但绝大部分的实践都集中在医院电子病历领域，在医院综合档案的研究与实践较少。而医院综合档案涉及行政系统整体，涵盖医政管理、医疗改革、医疗法律等多方面，信息容量丰富，价值巨大[1]。本文根据OA系统应用的实际与大数据的应用驱动，就医院综合档案资源整合需要克服的关键技术与所需的支撑条件进行论述，以填补该研究方向的空白。

1 医院档案资源整合需要克服的关键技術点

1.1 OA系统平台性多系统整合的特点

OA系统现如今的发展已经可以实现多系统的集合，即OA系统自带的文件处理等系统外，OA系统还提供了标准的插件规范、应用开发接口和数据交换接口，可以使其他应用系统在OA系统平台上进行无缝联结[2]。以医院OA系统为例，在OA平台上连接有各类临床监测数据上报系统、科研系统、人事系统、财务系统等多种专业系统，从对接性的角度分析，OA系统的平台性为专业档案管理系统与医院OA系统的有效联结提供了良好的机遇，但是医政、科研、人事、财务等都会产生档案文件，都是医院综合档案管理的范畴，因此在实现档案管理系统与医院OA系统对接的基础上，兼顾实现档案管理系统与上其他多个专业系统的对接，完成元数据的传输与导入，是实现医院档案资源整合要解决的关键技术点。

1.2 OA系统与大数据运用对档案资源数据格式标准的要求

当前市场上的OA系统发开与设计大部分不包括专业档案管理的流程，档案管理的操作均是由外接专业档案管理系统完成，通过数据传输与导入进行对接。从档案生命周期理论可知，电子公文的处理与流转过程属于档案前端控制的范围，是在OA系统中进行操作，而电子公文归档后著录、编目等过程多由专业的档案管理系统完成，如GD2016。不同的系统对自身所处理的数据标准与通行格式有着不同的要求，如文本格式现行通用的办公格式就有doc、docx、txt、wps、ceb、pdf等多达数十种格式，格式种类繁多，在进行档案归档时必须强制将其转为标准化的保存格式，保证数据在两个系统中都是可读取的格式，以便进行后期的档案管理、数据分析与深入编研等工作。另一方面，要实现档案数据的大数据分析，其元数据必须是可分析的数据格式[3-4]。

因此，OA系统数据标准格式、档案专业管理软件数据标准格式以及大数据分析应用的数据标准格式对实现医院综合资源的整合提出了通用数据格式上的要求。

1.3 数据在系统间的导入与应用要求

要实现档案资源的整合，必须要实现OA系统与档案管理系统之间的有效联结。但目前市场上，OA系统与档案管理系统多为独立的两个系统，即OA系统的开发中不包含文件归档后的专业档案管理的部分，而专业的档案管理软件多为单机版软件，这就意味着OA系统与档案管理系统之间必然存在一个元数据在OA系统导出后再导入档案管理系统的过程，而这一过程的存在，就要求必须创建OA系统与档案管理系统均能识别的数据库格式[5]。

2 医院档案资源信息化整合需要的支撑条件

2.1 档案专职人员参与到OA系统的设计

在档案管理方面，国家及各省市制定了系统的法律、行政法规与条例标准，针对电子文件，有着《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）等系列标准规范。而OA系统属于综合的系统平台，电子公文归档的整理、编目、编号、著录等标准要求与OA系统的处理流转的过程与需求必然有着差异。要使OA系统与档案管理系统之间实现有效的整合，档案室的专职人员必须参与到OA系统的设计当中，同时解决好以下关键点：1.在文件处理与预归档过程中融入档案管理的要求，即档案形成的前端过程中。2.不同系统间数据库导入的设计，保证导入后数据的一致与可读。3.做好OA系统保密与权限的设计。不同级别的职工在文件处理过程中的权限应当有所区别，如可查看，可修改，可下载的权限，保证数据的公开性与保密性[6]。

2.2 档案数字化进程的跟进

大数据分析对数据格式是有要求的，在当前环境下，要实现档案资源的整合，需要“盘活沉睡的”档案资源。具体来说，即应当“存量数字化、增量电子化”的档案信息化战略发展规划进行。通过数字化的过程，使过去已经产生的纸质档案等不能被计算机识别的档案资料，转换成计算机的可读数据，在数字化的基础上逐步推进数据化的分析与应用。而对于新产生的档案，尤其是应用OA系统后，使新产生的电子公文档案的信息可直接存储在可分析的数据库中，最终实现电子公文档案在成熟度，健康度，存储程度，管理方式，应用范围等全方位的提升。

参考文献

[1]彭韵杨，熊建芳，石继辉.数字化时代医院综合档案资源开发的探讨[J].现代医药卫生，2016，32（24）：3899-3900.

[2]苏冠贤.办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究[J].档案学研究，2017（05）：86-91.

[3]张长水. 探讨事业单位档案网络化动态管理[J]. 办公室业务，2012，（17）：38-39.

[4]鲍凌云，刘文云. 云计算在电子政务系统中的应用研究[J]. 现代情报，2011，31（04）：170-173.

[5]胡静.OA办公系统在医院档案管理中的应用策略[J].管理观察，2016（31）：180-181+184.

[6]李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘，2015，15（78）：178+174.

作者简介

彭韵杨（1989-），女，广西梧州人，汉族，硕士，现有职称：助理馆员，研究方向：档案信息化；医院档案管理