新时期高校二级学院办公室管理实践的思考

王燕 刘续航 赵筱萌

摘 要 新时期下高校二级学院办公室管理面临着缺乏主动服务意识和创新服务意识、工作任务加重、制度不完善和工作积极性低等问题，针对以上问题，本文提出了几点建议，提高办公室管理人员服务意识和创新意识、优化办公室人员配备、完善办公室管理制度和考核激励机制，充分调动办公室工作人员的积极性，最大程度地为学院师生提供服务。

关键词 二级学院 办公室 管理

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2018.08.010

Abstracts Under the new era， the office management of the secondary departments is confronted with problems， such as lack of active service awareness and innovative service awareness， aggravating work tasks， imperfect system and low working enthusiasm， etc. Aim at solve these problems， this paper puts forward some suggestions. Improve service awareness and innovation awareness in office management， optimized office staffing and improve the office management system and the assessment incentive mechanism， fully mobilize the enthusiasm of office staff， and provide the best service for the teachers and students of the college.

Keywords secondary departments； office； management

高等院校是我国人才培养和科学研究的重要基地。随着高等教育的迅猛发展以及高等教育事业改革的逐渐深入，高校管理体制也随之发生着巨大的变化。目前，高校基本采用校院分开的二级管理模式，办公室是二级学院的综合管理部门。随着高校改革的进行，新的问题也不断涌现，其中之一就是校级办公室、各职能部门权力下放，直接导致二级学院办公室工作任务加重。因此，如何做好二级学院办公室管理工作，更好地服务于师生，显得尤为重要。本文结合高校二级学院管理的特点，对如何做好新时期下办公室管理工作提出了几点建议。

1 高校二级学院办公室的管理特点

1.1 综合服务性

高校采取校院二级管理模式直接加大了二级学院办公室的管理任务。二级学院办公室工作涉及行政、教学、科研以及学生工作等，也需负责对外联络等事项，是学院综合服务的特殊机构。[1]二级学院办公室是学院的窗口部门，需要做好上传下达的各项工作任务。服务不仅是二级学院办公室的出发点也是其工作重点，服务于师生，服务于领导、服务于各部门。办公室工作人员应该牢牢培养自己的服务意识，为师生提供最优质服务，妥善解决好老师和学生提出的各种问题。

1.2 辅助性

二级学院办公室根本特性即辅助性，办公室工作人员需要了解自己与辅助对象之间的关系，明确自己的工作职能，做好领导工作的辅助者。[2]办公室工作人员应当具备主动性和创造性，积极主动地掌握各种相关信息，进行分析、处理，为学院领导提供有效信息。

1.3 协调性

随着高等教育事业改革的深入，各种协调工作逐渐增加，二级学院在学校改革发展中扮演着重要的角色，需要办公室提供各种党务及行政服务。二级学院办公室具有较为广泛的服务对象和工作内容，成为信息的汇聚地和中转站，信息交流和工作沟通的重要部门。在工作过程中，二级学院办公室工作人员为了保证教学、科研、学生管理等工作的有序进行，需要与不同层次的人接触，充分发挥协调作用。

2 高校二级学院办公室管理中存在的主要问题

2.1 缺乏主动服务和创新意识

目前，高校二级学院办公室管理依然处于“事务型”状态。然而，新时期下办公室管理需要具备主动服务和创新意识。办公室管理人员往往习惯于按部就班地解决问题，处于一种被动状态。同时，工作人员往往凭借自己经验处理问题，存在思维定式的现象。在新时期下针对新情况和新问题，办公室管理人员需具备创新管理意识，根据实际问题采取措施。这种被动的解决问题的方式不能充分发挥办公室工作人员“智囊”的作用。[3]

2.2 工作任务加重

隨着高校的不断扩招，办学规模逐渐扩大，师生人数急剧增多，导致二级学院工作任务大大加重。首先，校、院二级管理方式直接加重了学院办公室的工作，相当一部分工作都直接下放到二级学院办公室，由二级学院办公室主责完成。其次，高校扩招使二级学院办公室工作人员工作量明显加大，教师和学生人数增多加重了二级学院负责的考试管理，授课安排、科研申报和实习管理等工作。再次，随着高校改革的不断深入，上级部门的各种考核评估不断出现，二级学院办公室工作量随之增加，而办公室的管理人员并没有因为工作量增加而增加，反而在不断精简，导致工作人员难以应对。

2.3 管理制度不完善

二级学院办公室常常缺乏一套健全的、切实可行的管理制度，办公室工作人员没有共同遵守的办事规程和行为准则，导致工作往往处于被动状态，工作的计划性和针对性不强，工作处于无序状态，工作效率低，影响了办公室的整体运行，[4]不利于学院发展。

2.4 工作人员的积极性不高

面对繁重的工作任务以及逐渐提高的工作要求，二级学院办公室工作人员没有充分调动自己的积极性。原因如下：首先，办公室在学院中的地位相对较低，导致工作人员存在自卑心理，使工作人员处于被动应付的状态。其次，二级学院办公室管理没有完善的监督考核机制和激励机制。工作人员虽然工作时间长，付出了较多劳动，但缺乏合理的考核评价体制，这就无法激起工作人员的热情。

3 新时期下二级学院办公室管理的几点建议

3.1 提高办公室管理人员的服务意识和创新意识

首先，高校二级学院办公室管理人员需具备服务意识。因此，办公室管理人员需要提高自己的责任心，提升自己的服务质量。面对二级学院繁琐的事物和繁重的工作，只有具备了服务意识，才能充分发挥工作积极性，为广大师生提供更优质的服务。其次，为了更好地面对新时期中存在的新问题，二级学院办公室工作人员需要具备创新意识，根据实际情况，探索新的解决方法，采用“主动的”、“灵活的”思维模式去解决问题，充分发挥“智囊”的作用。

3.2 优化办公室的人员配备

办公室主任和秘书是组成二级学院办公室的主要成员，加强办公室队伍建设、优化用人机制是提高办公室管理的重要措施。[5]办公室主任的级别较低，权限小，但要承担重要的工作任务。因此，办公室主任需要找准位置，不断提高自己的素质。同时，必须加强二级学院办公室的队伍建设，进行岗前培训，在岗培训等措施，提高工作人员的理论修养和业务素质，转变办公室工作人员消极被动的工作状态，培养一种主动参与的意识。此外，还需要加强团队合作意识，在工作当中互帮互助，充分调动工作人员的工作热情，使二级学院办公室朝着高效、有序的方向进行。

3.3 完善办公室管理体制

办公室的管理要有一套健全而又切实可行的规章制度。第一，将办公室的办事流程、行为准则等以条文的形式确定下来，这是办公室工作高效运行的基本要求。办公室管理工作制度化，使办公室的工作有规可循，有章可依，有效提高行政效能。第二，完善岗位责任体制，能够让办公室工作人员工作明确，避免责任不明产生的推脱等问题。加强二级学院办公室与系（室）的对接工作。充分利用二级管理模式，避免办公室管理范围过大，有效地提高办公室管理效率。第三，建立工作例会制度，每周召开一次，会议有事则长，无事则短，主要是检查上周工作完成情况，布置本周工作。保证工作不遗漏，使工作跟踪落实。[6]

3.4 完善考核激励机制

教育评价的导向性、鉴定性、分等性和激励性等作用可以对高校二级学院办公室工作人员展开科学评价，是建立高素质管理团队的基本保障。高校二级学院多采用年终考核，标准多是些非量化因素，凭借经验和印象展开对办公室工作人员的评价，缺乏公平性。因此，高校二级学院应该结合办公室管理的特点，改变考核模式，注重日常考核，建立科学的、合理的绩效考核体系。同时，二级学院应该完善奖励机制，最大程度地调动办公室工作人员的积极性。要做到赏罚分明，善于激励，通过外部刺激激发工作人员的工作热情，保障办公室能够高效有序地开展工作。

4 结语

综上所述，新时期下高校改革不断推进，二级学院办公室需要围绕着高校管理不断改进，充分调动工作人员的创新和服务意识，利用科学有效的方法提高管理效率，努力提升服务质量，为学院的发展奉献自己的力量。

参考文献

[1] 李兰云.高校二级学院办公室工作的实践与思考[J].经营管理者，2016（3）：321.

[2] 羅明非.高等学校二级学院办公室管理工作的研究[J].管理研究，2011（5）：27-31.

[3] 姜曼.新形势下高校二级学院办公室管理工作的几点思考[J].经营管理者，2015（12）：277-278.

[4] 潘厚勇.新形势下“服务型”高校二级学院办公室工作的创新探索[J].求知导刊，2015（7）：101-102.

[5] 闻亮.高校教学秘书工作的特点及要求[J].成人教育学院学报，2003（11）：277-278.

[6] 曾树桂.做好高校办公室工作的几点思考[J].办公室业务，2012（2）：107-109.