Word的邮件合并功能在高校教务管理工作中的应用

张艳 唐前军

摘 要：邮件合并是Word提供的一项高级功能，是将一个主文档与一个数据源结合起来，最终自动生成一系列的输出文档。将邮件合并功能应用到高校教务管理工作中，可以简化管理流程，实现教务管理自动化。从而将教务管理人员从重复的工作事务中解脱出来，既提高了教务管理工作的效率，又保证教务工作的质量。本文以带照片的准考证制作为例，详细介绍了邮件合并功能的具体应用。

关键词：邮件合并 主文档 数据源 教务管理

中图分类号：TP317.2 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）03（c）-0156-03

在日常工作中，经常会遇见这种情况：需要处理的文件的主要内容基本都是相同的，只是具体数据在发生变化。当需要填写大量格式相同，且仅需要修改少量相关内容，文档主体内容不变时，此时就可以运用Microsoft Word提供的邮件合并功能了，不仅操作简单，而且还可以设置各种格式和打印效果等，可以满足许多不同客户各种具体的要求。特别是在高校教务管理中，批量制作期末成绩通知书、各类证书、准考证、成绩单等，利用邮件合并功能，既可高效的完成这些重复繁琐的工作，又可简化教务工作事务。

1 邮件合并的概念

Word的邮件合并可以理解为将一个主文档与一个数据源（如：Excel、数据库文件等）结合起来，最终生成一系列的输出文档。这里的主文档就是Word文档，数据源可以是Excel等数据库文件。

2 邮件合并的步骤

第一步：創建主文档。

制作Word文档，包含文本、格式设置和任何其他始终保持相同的元素， 比如准考证中的对每个考生都不变的内容（考生须知、考试时间）等。

第二步：准备数据源。

数据源实际上是一个数据列表，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据。通常它保存了姓名、通讯地址、电子邮件地址、传真号码等数据字段。在高校学生教务管理中常常使用Excel表格来保存这些数据。

第三步：实现邮件合并。

实现邮件合并的步骤如图1所示。

其中，合并域是使用一对书名号括起来的域名，域名对应于数据源中的字段名。书名号是合并域的特征符号，它不是从键盘上直接键入的，而是在插入域值时可自动生成。

第四步：保存合并文件。

合并邮件后将生成一个新文档，在该文档中，每页中的可变信息均由数据源自动创建生成，将此文件保存即可完成邮件合并。

3 邮件合并制作学生准考证中的应用

3.1 创建主文档

首先，创建一个Word 文档，将此文档并命名，如命名为“大学英语四级准考证.docx”，其主要内容如图2所示。

3.2 创建数据源

创建一个Excel的数据表，并将其命名，如命名为“考生名单.xlsx”，并创建字段名：序号、准考证号、证件号码、考生姓名、考试地点、考场号、座位号、学校名称、院系名称、照片等。最后将数据录入到相应字段中，或者直接从相应的报名数据库中导出该数据表，具体内容如图3所示。

这里还得准备每个同学的照片，照片与数据源放置在相同文件夹下或单独存放在指定的文件夹下。每个同学的照片按名字00001.jpg、00002.jpg、…、的顺序依次命名。选中表格中的照片名，一一设置好每张照片的超级链接，如图4所示。

3.3 将数据源合并到主文档

（1）打开“大学英语四级准考证.docx”文档，执行“邮件”→“开始邮件合并”→“邮件合并分步向导”→在右侧任务窗格中选择文档类型为“信函”。

（2）单击“下一步： 正在启动文档”→选择开始文档为“使用当前文档”。

（3）单击“下一步： 选取收件人”→选择收件人为“现有列表”→单击“浏览”→打开数据源文件“考生名单.xlsx”

（4）单击“下一步： 撰写信函”→单击“插入合并域”， 在相应的位置分别插入合并域，如图5所示。

（5）这里单独说明一下插入照片的操作，具体步骤如下。

定位到照片栏，单击“插入”→“文档部件”→“域” →“IncludePicture”，在文件名或URL处输入“照片”，然后单击“确定”。其操作如图6所示。

注意，此时系统将出现显示信息“错误！未指定文件名”。这是正常现象，因为这里插入的变量名，故系统提示未插入某一文件名。当完成邮件合并时，这里的变量名将被具体的数据替换。右击“错误！未指定文件名”或按alt+F9切换到源代码编辑模式，如图7所示。

选中“照片”文字，再单击“邮件”→“插入合并域”→“照片”，建立关联，如图8所示。

最后再按alt+F9恢复原编辑状态。此时如果照片框内没有照片，提示“错误，没找到指定文件名”，这是因为页面没有自动刷新造成的，可选中提示信息，按F9刷新，即可显示第一人的照片。

（6）单击“下一步：完成合并”，在弹出的列表中选择“编辑单个文件”，在弹出的[合并到新文档]对话框中，选择“全部”，单击“确定”按钮，如图9所示。

（7）这时会弹出一个叫“信函1”的Word文档，在“信函1”中，将发现所有人的照片都是“01.jpg”。同样的道理，这也是因为没有刷新的缘故，按下Ctrl+A组合键全选，再按下F9 功能键，即可以看到所有照片都得到了更新，保存该文件（最好与主文档和数据源文件放在一起）。由于“信函1”中已经包含了所有的合并好的信息，所以原来的主文档可以另行保存，它与这个新生成的文档已经没有关联了。

到此，数据表中的每一个考生的准考证就制作完成了，并且每一个考试证都是单独的一页，即有多少个考生就会生成多少页的文档。所以，打印后便可直接分发给每一个考生。

4 结语

在当前高校教务管理需要处理海量的数据的新形势下，将邮件合并引入到文档的批量处理中，只是教务管理在信息化、自动化方面的一个体现。高校教务管理工作只有改变传统的教育思想、教育观念、教育方式和管理模式，充分利用现代化的教育管理手段，不断强化管理人员改革创新的意识，才能进一步走向现代化和科学化，才能开创教育信息化时代高校学生管理工作的新局面。因此在工作当中要有更新更好的工作理念，充分利用信息技术手段，更快更好的提高工作效率。

参考文献

[1] 郝彦彬，郭文利.用Excel 和Word邮件合并打印证书[J]. 中国计量，2005（2）：75.

[2] 杜军.用Word中的邮件合并功能制作准考证[J].科技信息，2010（34）：242.

[3] 陈伟.探究邮件合并在学校日常办公中的使用[J].计算机光盘软件与应用，2013（7）：124.