Word邮件合并功能的高级应用

张俊

摘 要： 在掌握了邮件合并的简单功能后，虽然使用比较方便，提高了工作效率，但是使用过程中会不断发现问题，因此，对邮件合并的高级功能进行深入了解、认真学习，对工作、生活会产生很大的帮助作用。

关键词： 邮件合并 数据源 高级应用

“邮件合并”是Office中的一项高级功能，大多数人员只掌握其中一些简单功能，如合并文件形成工资单，一页只能生成一个，既不美观又浪费纸张，生成的结果不能令人满意，如果掌握其中的高级功能，就能达到预期的效果。本文以Office2010为版本介绍其主要高级功能。

一、共享多种数据源

邮件合并主要是将文档与数据源进行链接，整合成需要的文档资料，因此，数据源是必不可少的。数据源提供的数据必须有一个共同的特点：行列组合，即行表示个体的一条记录，列表示个体的一个特征（字段）。如文本文件的表格、Word文档的表格、Excel工作簿、Query文件、Access数据库、Foxpro文件等内容都可以作为邮件合并的数据源。一般情况下，只要数据源文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接将数据源与文档进行链接。如果需要的数据源不存在，在现有数据的基础上进行相应的修改就不是太麻烦。

需要注意的是：数据源中的数据文件必须是数据库格式，即第一行必须是字段名，不能出现标题之类的内容。如文本文件的表格、Word文档的表格、Excel工作簿不能出现标题行，如果出现标题行，必须先删除标题行，才能作为数据源使用。同时在数据行中尽量不出现空行，即空记录。

不同的软件可以共享数据源中的数据，避免重复劳动，提高办公效率。

二、一页纸打印多个合并文档

Word“邮件合并”主要是进行批量处理和批量打印文档，好多情况下生成的文档很短，如工资条，只占几行的空间，但是生成的文档一页只显示一条记录，导致生成的文档偏多，打印速度慢，浪费纸张。当文档较短时，可以一页显示多条记录，解决上述问题。

方法一：首先，选择“开始邮件合并”菜单中的“目录”，打开一个Word文档；其次，将批量文件的格式设置成功，与数据源建立链接后，保留适当的行间距位置；最后，单击菜单“完成并合并”。但此方法在每页中不可控制记录的多少，可能打印效果不太满意。

方法二：第一，选择“开始邮件合并”菜单中的“普通Word文档”，打开了一个Word文档；第二，将批量文件的格式设置成功，与数据源建立链接后；第三，光标放在设置的批量文件最后一行下面，单击“规则”菜单，选择“下一条记录”；第四，将第三步设置的内容复制到一页里面，根据自己的需要确定复制的记录数；第五，将本页中最后一条记录后面的“下一条记录”删除；最后，单击菜单“完成并合并”。但此方法也有一个缺点，即可能最后一页有空白的记录。

三、有条件的生成合并文件

打印信封、请柬时常常看到“***（先生/女士）”的格式，暂不考虑对他人的尊重，收件人拿到后首先想到的这是一件批量文件，如果是广告类信件，估计拆开的几率不太高。为了解决这个问题，可以使用邮件合并中的条件语句：如果……那么……否则（IF...Then...Else）。

解决方法：首先，光标定位在需要添加条件语句的位置，单击“规则”发现“如果……那么……否则……”，单击，出现下图，在“域名”位置找到相应的字段，确定“比较条件”与“比较对象”，符合比较条件时在“则插入此文字”对话框中输入相应的内容，不符合比较条件时，在最下面对话框中输入相应的内容即可。

四、确定数据的精度

日常工作生活中，经常会遇到小数点的精确性问题，如工资表、学生的平均成绩等后面可能会出现小数点，在Excel文件中设置为1位小数，但合并到Word文档后发现小数点位置变成了许多位，打印出的效果不理想，而且没有必要精确到几位。

解决方法：选中需要修改的数据的“合并域”，按右键，选择“切换域代码”菜单，出现{MERGEFIELD字段名}，在域代码“字段名”后面加上"0.00"（保留两位，如果保留一位小数，可用0.0），最后一定要按F9结束，这样出现的数据效果就按自己的思路展现。

五、结语

在掌握了邮件合并的简单功能后，虽然使用比较方便，提高了工作效率，但是使用过程中会不断发现问题，因此，对邮件合并的高级功能进行深入了解、认真学习，对工作、生活带来很大的帮助。最后，提醒一点：不同版本的Office软件，邮件合并的操作步骤有所不同。

参考文献：

[1]孟金红、陈国清.邮件合并操作的微课设计[J].信息与电脑：理论版，2014（9）.

[2]杜军.用Word中的邮件合并功能制作准考证[J].科技信息，2010（34）.

[3]刘海蓉、朱永昌.浅谈邮件合并功能及应用[J].南昌高专学报，2010（03）.