经济学角度下教学档案归档的重要性

王晓静

摘 要：归档是档案管理中重要的工作程序，与发挥教学档案资源作用、提高院校教育教学质量密切相关。本文从经济学的角度对技工院校教学档案整理归档工作进行分析，进一步探索和研究优化教育教学档案归档工作的对策，为做好技工院校教育教学档案管理工作提供借鉴。

关键词：经济学 教学档案 归档

技工院校教学归档文件是指技工院校的各个部门、各个院系在管理、教学等活动中形成的、已办理完毕的、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。这些资料必须经过规范系统的整理，交院校档案室或档案馆存档。

一、技工院校教学档案归档工作的经济学分析

1.技工院校教学档案具有公共属性

教学档案是指在教育教学管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文字材料，是教学管理的客观元素，是决定教学质量的重要依据，也是衡量教学质量和教学管理水平的重要标志之一。

做好教育教学档案的收集、归档、保管和使用工作，对技工院校教育事业的发展具有十分重要的意义。只有将丰富的教学档案资源进行有效配置，发挥教学档案的公共属性，才能更好地服务于技工院校的发展。

2.技工院校教育教学档案具有稀缺属性

院校教育教学中产生和保存的档案资源是有限的。近年来，随着技工院校教学水平的提高，对教育教学档案的利用提出了更高要求。教育教学档案的属性决定了教育教学档案是一种稀缺资源，具有稀缺属性。

在教学过程中产生的教育教学档案来源较为分散，通常分布于院校各部门和院系，收集的档案材料在时间上有一定滞后，同时存在归档材料不全等问题。

在教学过程中，不是所有的教育教学资料材料都需要归档保存的。只有具有保存价值的教育教学文件材料，并且经过处理完毕后才有必要归档。

在教学档案归档前，应按程序和规定进行鉴定，鉴定这些教育教学质资料是否有保存价值。同时，还要按相应的鉴别规定确定保管期限。所以很多不被入档的教学资料很难保存下来，使得教育教学档案资源显得尤为稀缺。

正是因为档案资源具有稀缺性，教师要管理自己的稀缺资源，让它充分地发挥作用，要不断地丰富教育教学档案资源，更好地服务于教学。技工院校可以参考经济学，研究社会稀缺资源的管理，深入研究技工院校日常形成的教育教学档案材料，有价值的教育教学材料必须归档保存。

3.技工院校教学档案具有应用价值属性

每一份按规定分类存档的教学档案，要及时、准确、方便地为教学提供资料，为教学提供优质的服务，最大程度的发挥教学档案的使用价值。

在教学评估工作中，档案的应用价值体现在：教育主管部门通过查看档案材料，对各院校教学能力进行评估，奖优罚劣，促使技工院校加强平时教学管理，充分运用档案改进教学方式，提高教学水平，提高院校教育教学水平。

二、技工院校教学资料归档保存的依据和原因

1.集中统一规范保管有法定依据

《中华人民共和国档案法》第十、十一条明确规定了如何规范保存档案材料。因此，教学过程中产生的档案都必须归档到档案馆也是法定的职责和义务。

2.集中统一规范保管有利于节省成本

教学档案集中移交到院校档案馆，实行集中统一规范保管，有利于节省成本，创造更大的经济效益和社会效益，更好地服务于院校教学工作。如果院校各部门和院系单独保管教育教学档案，不僅需要建立专门的档案保管资料室，同时还要配备专门或兼职的档案管理工作人员，需要投入较大的物力、人力。

当前各院校均设立了专门的档案馆、档案室等专业档案管理机构，建设有完备的档案室，档案管理必需的设施设备齐全，绝大多数达到了档案管理主管部门的软硬件要求。同时，档案管理从业人员更加专业，为档案保管和查询、使用提供了更有效的保障。

综上所述，从档案管理的经济成本角度分析，教学档案的集中保管节约了档案管理的成本。因此，将教育教学档案集中到院校档案馆进行集中统一保管，不仅节省了人力物力，还使档案管理工作更加经济和规范。

3.集中统一规范保管有利于教学档案管理的安全保管

在教学档案归档保管时，如果各部门、院系自行保管档案，由于缺乏专业档案管理库房，缺乏档案保管必需的设备设施，缺乏档案管理专业人员，教育教学档案存在受损、丢失、不规范等问题。

当前大部分技工院校均建有专业档案管理库房，配备了专业或兼职档案管理工作人员，具备较好的软硬件设施，能更好地做好教学档案保管工作。从经济学角度来看，教学档案集中到院校档案馆集中规范保存，提高了教育教学档案的保存周期，提高了档案有效利用率。教育教学档案的集中统一保管，便于实现教育教学档案的科学、规范管理。同时，借助信息管理技术和现代档案管理手段，借助档案管理人员的专业技能，便于提供便捷有效的教学档案管理、查询和使用服务。

三、从经济学角度分析优化教学档案归档的对策

1.创新院校教育教学档案管理模式

档案行政部门应顺应社会经济发展，出台相应的政策，创新档案管理体制机制，健全完善规章制度，为档案管理工作提供制度保障，引导社会重视归档工作，从而完善归档工作。

明确教学档案采集的内容、目录，规范采集整理流程，明确采集方法、归档时间、存档时限、借阅、移交管理等具体程序和要求。不断健全和完善教学档案管理规章制度，做到教育教学档案管理制度有据可依，有章可循。做好权责明确的责权规划，各部门、院系根据自身工作所涉及的内容、范畴、职责、权利进行划分，使责权明确统一，使各部门、院系能最大限度发挥自身优势，相互协调配合，不断创新教学档案管理工作。

2.制定评比制度

档案管理工作较为单一，且从业人员均有较深的工作资历，容易导致档案管理工作人员因循守旧、甚至产生消极情绪。通过建立科学的考核评比制度，将教育教学档案归档工作与评比奖惩挂钩，通过考核制度不断引导档案管理工作人员树立良好的精神风貌，不断更新专业知识，接受档案管理工作的新理念、新方法、新技术，不断提高档案归集整理质量，提高档案归档工作效率。构建起竞争激励和奖惩机制，使归档工作的质量、效率均能得到提高。

3.提升档案信息利用率

教学档案的价值最终体现在提高教育教学水平上，为教学评估工作服务。为提升教学档案信息利用率，就要改变传统档案收集、管理、查询的传统模式，利用信息技术建立档案信息资源数据库，逐步形成信息数据库，实现教学档案信息检索功能的快捷化、实用化，通过使用先进的信息技术和网络技术提升教育教学档案管理工作水平，提高档案服务于教学的能力，逐步提升教学档案信息利用率和信息化利用水平。

4.实现教育教学档案电子化

随着技工院校教学内容数量和教学质量的不断提高，产生的教学档案资料数量越来越多，类别越来越多，纸质教学档案资料的电子化工作已势在必行。各院校档案管理部门均已建立或亟待建立教育教学档案信息管理系统。

对于档案管理工作人员来说，必须要掌握计算机、多媒体、网络、信息管理和应用等先进技术，以适应信息时代对档案管理工作的新要求。

同时，各院校应根据各自工作实际，开发相关的档案信息管理系统。实现教育教学档案的信息化管理，提高教育教学档案的管理效率和利用效率。

5.提高档案管理工作人员的职业素养和业务能力

教学档案管理人员的专业素质与业务能力是做好档案管理工作的基础。只有不断提升档案管理人员专业素质与工作能力，才能做好教学档案管理工作。

技工院校应进一步加大对教学档案管理人员的培训力度，通过定期培训、专业业务指导、学习其他院校先进经验做法等方式，提高档案管理工作人员的职业素质和业务能力，用专业的知识和技能促进教学档案管理工作落到实处。同时建立健全工作目标管理和责任考核制度，以制度保障档案管理工作的开展。

除持续提升业务素质与能力外，教學档案管理人员还要掌握更多的信息技术专业知识，树立教学档案管理信息化建设的理念，积极适应信息化发展的要求，融入到教学档案管理的信息化建设中，提高做好教学档案管理工作的本领，提升档案管理工作水平。

6.通过实现教学档案信息化管理的方式降低成本

近年来，随着信息技术、网络技术等技术的快速发展，教学档案的电子化、信息化管理成为发展趋势。从档案归档的角度来说，将纸质档案转换为电子档案进行归档，也是档案管理发展的必然趋势。这样一方面提高了查询和管理效率，另一方面也降低了管理成本。

技工院校教学档案的归集工作也需要不断提高归档效率，各部门、院系应按照教学档案管理规定，整理好待归档教学档案纸质及电子化教学档案材料，在规定时间内存档。对于电子文件材料教学档案的归档，应按信息化技术要求，科学设置电子档案的存储方式、存储位置，便于在空间上实现档案资源共享，提高教学档案的利用率。

四、小结

总之，从经济学角度分析得出：在技工院校的教育教学活动中，教学档案归档工作有着举足轻重的作用。技工院校应充分注重教学档案科学归档与管理工作的重要意义，努力提升教学档案归档工作的科学性和有效性，形成教学档案归档管理的规范制度和模式，完善院校教育教学档案管理工作，促进院校教育教学质量的提高。

（作者单位：淄博市技师学院）