新时期行政事业档案的数字化管理研究

尹娅

摘 要：随着社会信息技术的快速发展，计算机被广泛地应用于各个领域，我国也逐渐向以互联网为主要工具的信息时代过渡。尤其在行政事业单位档案管理方面发挥了巨大的作用。档案管理是行政事业单位的重要内容，因此在信息化背景下如何提高行政事业单位档案管理工作的质量和水平是当前探究的重点。

关键词：行政事业单位 档案数字化 质量控制

采用科学的方案管理行政事业单位的档案，能够为档案的真实性提供保障，基于这一情况，伴随计算机信息时代的到来，行政事业单位的档案开展信息化、科学化管理具有十分重要的作用。信息化背景下，我国行政事业单位档案管理工作中的问题逐渐暴露出来，由此，本文针对目前行政事业单位档案管理工作中存在的问题进行分析，其后，针对数字化背景下行政事业单位档案管理科学化工作的开展予以了探讨。

一、在行政事业单位进行档案管理工作的原则

由于行政事业单位的档案管理工作的服务对象是面向社会的，拥有社会公共服务性与保密性，因此在进行档案管理工作时，应该遵循一定的原则，保证工作的顺利展开。

第一，在进行档案管理工作时，管理工作者必须要坚持原则性、规范性、灵活性互相统一的原则。在具体的工作实践中，要严格遵守国家对行政事业单位档案管理工作相关的规章制定的内容，进行档案管理工作的各项工作的展开，同时还要采取灵活多变的方式根据实际中不同行政事业单位的特点与需求，使符合本单位的档案管理规章制定逐步建立并完善。

第二，在进行档案管理工作时，管理工作者必须要坚持制定与执行并重的原则。进行行政事业单位档案管理相关规章制定的定制时，必须要严谨，在遵循国家法律法规的相关内容的同时，也要使其适用于本单位的实际特点，另外，在进行具体的执行过程中，对各项制度的执行与落实的情况要加以关注，使行政事业单位档案管理制度的规范化、标准化与合理化得到实现。

第三，在进行档案管理工作时，管理工作者必须要坚持职责兼顾权益的原则。行政事业单位的档案管理工作人员要明确自己的职责，根据本单位的实际情况与发展需求，将科学、合理、可行性高的档案管理工作计划与目标进行定制。此外，还应该对档案管理工作计划的执行情况加强监管力度，同时还要保护好工作人员的合法权益，使其不受到侵害。

二、行政事业单位的档案管理工作存在哪些问题

（一）对档案管理人员的调动比较频繁

聘用专业的档案管理人员是做好行政事业单位的档案管理工作的重要保证，但是一些行政事业单位对此并没有得到关注，还存在着岗位的轮换制度，造成人员调动频繁的情况发生，造成理事物交接不充分与“死档”问题的出现，严重阻碍了管理工作持续有效的进行。

（二）档案管理人员对专业技术的缺乏

档案管理人员是进行行政事业单位档案管理工作的关键因素，但是在我国的行政事业单位对档案管理工作还不够重视，进行人员录用时没有严格要求档案管理人员的专业水平，甚至有很多录用的档案管理人员不是行政档案管理专业的工作人员，导致这些工作人员缺乏档案管理的专业技术与经验，所以在进行档案管理工作的过程中他们经常会有力不从心的情况发生。

（三）档案管理流程的不规范

在进行行政档案管理工作中，保证工作的严密性与规范性能够有效的确保行政事业单位档案管理工作的顺利展开，但是一些行政事业单位对档案管理工作并不重视，所以在进行档案管理工作时经常会存在一些疏漏问题，因为档案管理工作的繁杂性，所以往往在工作中出现一些细微的疏漏也可能会导致在工作过程中产生比较大的损失。由于档案管理工作在企业领导中得不到重视，导致管理人员在进行档案管理工作啊会产生散漫、随意等不严谨的工作态度，使档案管理工作流程存在了不规范的问题。

三、行政事业单位档案管理完善措施

（一）创新档案管理制度，强化单位档案管理能力

从目前来看，我国大多数行政事业单位的档案管理模式以及相应的管理方法都比较落后，严重缺乏创新意识。为了能够顺应时代的发展，需要对档案管理的方式进行一定的完善，从而对档案管理的整体水平进行进一步的加强。除此之外，还应在现有的管理基础上对其进行不断地创新，并与数字化、智能化、科技化的手段相结合，不断完善管理技术，不断加强档案管理能力，才能全面提高行政事业单位档案管理的质量。

（二）提升档案管理的信息化水平

当今社会处于信息化高度发展的时代，因此行政事业单位在进行档案管理工作的过程当中应当抓住这一契机，实现档案管理工作的现代化发展，将档案管理工作的信息化水平提高到一个全新的高度。在行政事业单位进行档案管理工作的过程当中有效地借助当代的发达信息技术，不断的引入新的信息管理平台，并且应當确保信息管理平台的易操作性，保障每一位从事档案管理工作的人员能够轻松上手，从而有效地提升档案管理工作的效率。行政事业单位的档案信息资源量大，利用计算机网络平台实现对非保密档案的资源共享，能够确保最大量的最大化利用，从而提高社会服务水平，这也是提高行政事业单位档案管理水平的关键一步。

（三）综合提高档案管理工作人员素质

管理档案的工作人员应该熟练掌握档案的收集、整理、分析、分类、归档、统计、计算机操作等能力，还要能够熟练操作档案管理信息化平台。但如今人社局档案管理人员呈现高龄化趋势，对他们进行再次培训困难较大，将高龄工作人员辞退再补充更加不现实，但我们可以首先完善团队人员结构，高层管理人员中不仅要有工作经验丰富的人，还要有懂得专业知识的人，两方互补，共同管理。同时在日常工作时，可以慢慢培训工作人员的档案管理能力，并且分工合作，每位工作人员负责自己较擅长的，高层管理人员则最好能够熟练掌握多种能力。为了保证档案的安全性，每年档案管理人员都应该进行相当数量的安全演习，确保工作人员能够在最短时间内进行档案移交与安全保护。最后。每年都应该进行一次内部资格考核，考核不合格者除了会影响内部评定，还要再次重点培训，并再次考核，仍不合格就会被考虑辞退。这样，不仅能够保证管理团队的专业性，还能够调动工作人员工作积极性。

总结：

总之，在信息化时代的大背景之下，加强行政事业单位档案管理工作的质量，需要行政事业单位做到上下一心，对每一个工作的环节做到仔细考量，有效弥补管理工作当中存在的不足，确保管理工作得到有效展开。并且需要管理部门具备“现实性”，也就是应当对本单位的实际情况展开深入研究，在此基础之上开拓工作思维，探索符合自身单位当管理发展之路。

参考文献：

[1] 强飚，曹兴华，唐明，王颖.基于用户需求的高校档案资源建设研究[J].兰台世界，2013（17）

[2] 任相苏.浅论行政事业单位档案管理创新思路[J].中国科技财富，2010（18）：171.