档案计算机管理的发展趋势和应对策略探讨

朱昀昀

摘 要：随着计算机技术的发展和完善，其被广泛应用于档案管理，并带来较大的改变和影响。档案计算机管理推进了档案管理现代化进程，提升其工作质量和效率，具有重要意义。本文基于当前档案计算机管理的发展趋势，分析应用过程存在的问题，并提出可行性应对策略。希望本文的研究能够为读者提供有益参考。

关键词：档案管理 计算机技术 网络安全 档案信息

前 言

科技的发展促进了计算机在档案管理中的应用，这种新型的管理方式，突破了传统档案管理模式的工作限制，能够以更快的速度、更高的质量完成相关工作，使其更好地服务大众，满足国家建设的需要。

一、档案计算机管理发展趋势以及面临的问题

在档案管理中应用计算机，经历了最初阶段的不适应后，随着管理机制和技术的完善，这种档案管理模式有效提升了档案工作的效率和质量。但是这种新型的档案管理模式，在实际应用中仍存在着一些问题，主要集中在以下几个方面：

第一，网络安全问题，计算机网络其开放性、公开性，在应用到档案管理中，方便各档案部门共享信息资源，提升其工作效率。但是网络安全问题，也时刻威胁着档案数据的安全。针对档案的信息安全，国家也出台了相应的法律法规，针对档案部门的某些网络行为进行制约和规范。第二，档案格式存储标准不一的问题，由于缺乏统一的档案计算机管理标准，对于档案文件的存储数字格式，以及信息排版格式上没有明确的要求，因此在跨档案部门合作时存在数据不兼容的情况，造成信息存取和交换的不便。针对此问题，相关部门正努力构建一套更加完整、覆盖面广的档案计算机管理体系，但是这一过程需要大量的时间。第三，缺乏计算机专业人才，大部分的档案管理部门工作人员还不够熟悉计算机操作环境，对于某些软件还不懂得如何使用[1]。

二、档案计算机管理发展趋势的应对策略

（一）档案计算机管理的基本准备

创立完善的档案信息数据库，通过其特定的数据结构和分类标准进行存储。这一数据库具有一定的“电子仓库”的功能，其主要承担着存放档案文件的作用，同时对某项档案有具体需求时又能够快速地调取。档案计算机管理工作的核心就是如何开发和维护档案数据库，通过为其添加相应的配套程度、工具和功能，使得在档案管理工作的检索、修改、管理和共享操作，实现系统化、规范化。

采用计算机管理档案文件，主要借助于计算机网络，它在档案共享和传输方面具有非常大的应用优势，但是过于开放的特点，使其面临着较大的网络安全风险。黑客攻击、计算机病毒感染，易造成档案信息丢失或损坏。针对此问题应建立起完善的安全管理制度，首先为档案文件进行保密分级，根据重要性采取相应的文件加密保护措施。根据档案用户，设定相应的访问权限，同时为其设置身份认证权限。定期升级计算机的杀毒软件补丁，避免黑客攻击或计算机病毒感染。实行“内外网”两套档案管理制度，对于保密等级高的档案信息，应将其置于内部计算机网络中存储，不与互联网连接，同时存储的计算机禁止连接外部计算机，禁止涉密档案信息在非涉密计算机中存儲、传输。

由于档案计算机管理的执行主体是人，在日常管理过程中，由于个体在工作态度、技能水平等方面存在差异，使得档案管理工作出现错漏，甚至出现档案泄密的情况。为了避免此问题，规范档案部门的管理工作，通过制度明确各岗位的职责，提高档案管理的安全机制。通过引进先进的科技，在扩大档案数据库的同时，弥补档案管理存在的漏洞[2]。

（二）档案部门的管理策略

1.更新升级档案管理硬件设备，处理好纸质档案管理工作

档案计算机管理的工作质量和效率，主要依赖于硬件设备的性能，特别是随着档案管理系统添加了新的程序和工具后，老旧的硬件设备并不一定支持或兼容新的程序和应用。鉴于此，需要投入充足的经费，用于购置性能更加优异的硬件设备，以此满足更高的信息化档案管理需求。在采购环节，基于大的数据存储容量进行考虑，同时基于经济性和实用性选购合适的硬件设备。

我国当前的档案管理模式，还未完全摆脱传统纸质档案，呈现数字、纸质档案并存的现象，鉴于此两者在归档以及整理存在的问题，需要采取相应的措施协调好两者在管理上的矛盾。利用计算机技术建立与传统档案的纽带，提高档案双套制管理，促进档案信息化建设。

2.规范、健全档案管理工作制度

由于计算机技术不断发展，应用在档案管理中的工作形式也因此发生一定的变化，所以要不断更新和完善相应工作制度，使其与新技术有效结合，规范化管理。对于档案管理工作中的归档、保管环节，制定档案保管期限。在收集档案信息时，针对其信息完整性、时效性，通过制度明确其检验方法，确保档案信息的查准率。档案信息需要定时更新和补充，同时为了避免这一过程出现的信息泄密问题，通过制度为其提供安全保障。

3.提升档案管理工作人员安全意识

在档案计算机管理的过程中，需要配置一定的安全软件，如杀毒软件、防火墙、数据备份软件、数据加密软件等。通过这些软件的应用，进一步提升档案信息在录入、归档、使用以及传输环节的安全性。利用计算机技术区分加密数据库数据，处理好涉密档案与非涉密档案的管理关系。

在这些安全软件应用，可以从以下几个方面入手：1、利用杀毒软件针对新接收、归档的文件进行扫描和漏洞检测；2、利用防火墙实时监控档案数据库的安全状态，在发现异常后自动处理其错漏；3、建立严格的内网、外网隔离区域，通过端口以及服务层面的限制，加强抵御网络安全风险的强度。

结 论

综合上述，计算机技术的发展，完善和促进了档案计算机管理，使其工作效率和质量得到有效提升。本文提出的技术、管理层面的策略，提升档案信息的安全性和实用性，实现更加丰富的档案管理功能，进一步完善档案计算机管理系统。

参考文献：

[1] 黄惠玲.档案计算机管理的发展趋势和应对策略探析[J].科技经济市场，2015（08）：98.

[2] 赵增社.计算机技术在档案管理中的优越性及发展趋势探讨[J].城建档案，2014（08）：66-67.