从几则利用实例谈谈对加强民生档案建设的思考

覃宁

摘 要：服务民生是新时期档案利用工作的热点和焦点，民生所想，就是档案工作之所向；民生所需，就是档案工作之所趋。本文所举几则档案利用实例引发了笔者对加强民生档案建设，服务社会百姓的思考。

关键词：利用实例；民生档案；建设

随着社会法治化进程的不断推进，全社会的档案意识明显增强，档案利用工作呈现出新的特点：一是档案利用范围日益扩大，不仅局限于单位中的工作查考，还涉及信访、工龄认证、解决各种个人待遇等方面；二是档案利用者身份的改变，档案利用者不仅有来自于机关、企事业单位、社会团体的工作人员和法律工作者，还有很多是来自于社会各阶层的普通百姓；三是个人利用档案多于机关单位利用档案，个人查阅主要涉及本人利益的档案，通过查阅档案用以印证个人经历、办理养老保险、退休、享受待遇等。以下为笔者工作中的几则利用实例：

实例一：为职工找回缺失的工龄。2015年，笔者单位根据中共中央组织部开展干部档案审核工作的要求，组织对科级以上干部人事档案进行了审核。在审核中发现，黄某、肖某、劳某等3人刚进入本单位时聘用为临时工，于1994年11月招收为正式合同制工人。但是人事档案中没有聘用其为临时工的档案材料。根据有关政策，在本单位聘用为临时工的时间可合并计算工龄，现黄某等3人均存在临时工期间工龄无法合并计算的情况，3人提出异议。笔者查找了大量档案，最后查找到了当时南宁市劳动局福利科审核确定的《关于黄某等三同志做临时工期间计龄的报告》及南宁市劳动保险事业管理所确认的黄某等3人《南宁市职工缴纳养老保险增减情况报告单》，其中明确记载了3人在本单位开始做临时工的時间分别为1991年5月和1992年10月，计龄至1994年11月。黄某等3人找回了缺失的工龄。

实例二：为职工分配住房服务。笔者单位于2014年启动某路段单位宿舍区危旧房改住房改造项目，除还建户外，另有剩余住房可进行分配，但仍远远无法满足无房户的住房需求。为了保证能够公平、公正、公开的进行剩余住房的分配，决定采用计分制的办法，按参加工作时间、本单位工作时间、职称、职级高低、个人荣誉等的总计得分高低顺序分配。笔者对单位近300名无房户提交的申请资料依据个人人事档案、单位文书档案进行了逐一查核，协助单位房改部门准确计算出每个人的得分并进行了公示。公示的结果得到了群众的认可，单位房改部门将剩余住房进行了公平合理的分配。

实例三：配合离职员工办理养老保险。席某原是笔者单位的员工，1999年12月调离到广东省工作。2018年4月，席某通过原同事找到笔者，说明其现所在单位从2018年开始进行养老并轨工作，但由于当年调离时年代久远，且经历了较多单位，其人事档案中已无法找到当年的调动材料，无法计算其社保“视同缴费年限”（笔者单位为事业单位，席某原有的工作年限视同社保缴费年限），希望能够从单位的档案资料中找到相关的调离或停发工资记录。经过笔者的努力，最后找到了当时为其办理减去编制的编制记录本，以及1999年12月向上级主管部门写的一份请示，其中就包含了席某的商调函，为其顺利办理养老保险并轨提供了重要凭据。

以上三则档案利用实例使笔者深切感受到：民生档案在老百姓“幼有所育，学有所教，劳有所得，病有所医，老有所养，住有所居，弱有所扶”中发挥着积极的作用。档案工作者应自觉以做好民生档案为任，以服务民生福祉为傲，以解决群众困难为荣，在本职工作中敬业奉献，不断开拓创新，促进档案工作的持续稳定发展。

做好民生档案，笔者提出以下几点思考和建议。

1 提高对民生档案的认识和支持

民生档案的价值在于能够服务普通群众，能够被老百姓利用。“以利用为纲”成为了档案收集、整理、保管、利用的重要指导思想。不论是档案的管理者，还是档案的利用者都积极倡导实施“档案关怀”，强调档案“亲民”思想，希望打破传统的档案工作体制，推动档案管理和利用从半封闭状态走向积极地开放和利用，不断扩大档案服务的范围和广度，把百姓的需要作为档案工作的方向。2007 年 12 月，国家档案局印发了《关于加强民生档案工作的意见》，提出了实现“两个转变”，建立“两个体系”——即“坚持以人为本，转变重事轻人，重物轻人，重典型轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系……建立方便人民群众的档案利用体系”的档案工作思路，这也为新时期民生档案工作的进一步发展指明了方向。

因此，我们希望，全社会都来关心和支持民生档案工作。一方面各级各单位主要领导都要关心、支持档案工作，切实参与研究解决档案部门面临的实际困难和问题，在机构设置中合理布局档案机构和职能，在人员的配置上给予足够的编制。从加强档案人员队伍建设着手，在资金、场所上等方面予以充足的支持。另一方面，档案部门积极开展档案宣传工作，提高全民档案利用的意识，让老百姓学会利用档案维护自己的权益。第三个方面，引导全社会都尊崇档案工作者的劳动价值，激发档案工作者的价值实现，不断增强工作的主动性和创造性，使档案工作更好地服务民生百姓。当人民群众利用需求与档案部门服务水平提高相结合时，民生档案工作才会出现质的飞跃。

2 民生档案建设的途径和措施

民生档案建设需要包括档案材料的形成部门、文件的办理部门、档案工作者以认真细致、勇克困难的精神进行通力合作，是一项长期的系统工程。做好民生档案工作可以通过以下途径和措施推进：

2.1 加强民生档案形成流程的控制管理

民生档案形成流程控制管理包括：前端控制管理，即从文件（包括纸质和电子形式）形成之时甚至形成之前就对整个过程给予通盘规划。流程指导：档案工作人员对业务部门中形成的公民利用需求率高的文件资料如何进行规范化制作、收集、整理、归档及保管等进行专业指导。过程监控：对文件资料形成过程进行重点检查、控制，及时解决具体工作中产生的问题，帮助业务部门建立民生档案的检索工具等。通过档案形成全流程的控制管理，来保证民生档案的质量。

2.2 科学划定民生档案收集范围

一是加强具有行政、人事、财务、监察、审计等管理职能部门民生档案的收集。这些具有管理职能的部门负责与单位干部职工息息相关的职能活动，档案业务部门应主动加强对这些部门的业务研究和指导，从源头上做到民生档案收集齐全、整理规范、管理科学，为民生档案建设奠定良好基础。二是根据实际业务工作情况和干部职工的需求细化档案的收集范围，扩大民生档案收集的广度和深度，比如涉及干部职工就业、社会保障、住房、培训、奖惩、困难救助等与民生息息相关的文件。档案部门如能随着社会政治经济生活的变化，及时调整并科学划定民生档案收集范围，齐全、完整地收集这些与民生密切相关的档案资源，对于民生档案工作的推进将起到事半功倍、源头保证的效果。

2.3 加强民生档案移交工作力度

民生档案具有分布广、管理分散的特点，在移交工作中存在不少问题：有些部门为了方便自身利用或担心涉民档案公开会使自身工作陷入被动而不肯移交档案，有因管理不善造成应归档材料遗失，种种因素使得民生档案收集不够齐全、完整，严重影响老百姓对民生档案的利用。因此，笔者认为，应从管理上，加强民生档案移交工作力度，做到应交尽交，应归档尽归档，对于违规不交的情况，应严格按照《档案法》予以相应的处罚。但从根本上，档案业务部门要做好积极、细致地指导工作，促进民生档案移交工作顺利、有效。

2.4 努力实现民生档案资源共享

档案业务部门从公民权益出发，积极考虑和推进民生档案实现资源共享。比如，采用计算机联网系统查询，以迅速获取所需信息，避免群众因無法确定所需档案或保存地而到处奔波的现象；采用科学的编目和编制检索工具，快速、准确地进行检索，最大限度地方便群众对民生档案的利用，让民生档案为群众及时高效地服务创造良好条件等。

档案来源于民众，服务于民生；档案存在的前提在于民，档案的价值实现在于民。民生所想，就是档案工作之所向；民生所需，就是档案工作之所趋。档案只有被公众利用，才真正实现其价值。“不积跬步，无以至千里”，民生档案的建设，需要档案工作者以坚定、坚实的工作不断向前推进。

参考文献

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