增强新时期人事档案管理水平的几点建议

刘鸿雁

摘 要：进入新时期后，人事档案管理制度不断深化改革，在推动人事档案管理工作发展的同时，也对现有的人事档案管理工作带来了挑战。面对挑战，如何提高人事档案管理水平，成为人事档案管理工作研究的重点。本文就新时期下人事档案管理工作所面临的问题进行了分析，并提出了增强人事档案管理工作水平的相关建议。

关键词：新时期；人事档案；档案管理；信息化建设；

人事档案是记录个人信息的材料性文件，人事档案管理是负责收集、整理、分类、保管人事档案的一项工作，属于事业单位人事管理制度的重要组成部分，关系到个人的升迁和任用的重大问题。进入新时期后，为提高人事档案管理工作水平，针对当前人事档案管理工作中存在的问题，开始了人事档案管理工作的改革。在人事管理工作改革进程中，着力于完善当前人事管理制度中的缺陷，提高人事档案管理工作的科学性和合理性，增强人事档案管理工作的有效性，发挥出人事档案管理工作的价值和作用。

1 人事档案管理工作存在的问题

1.1 现代化水平有待提高

现代化水平较低是当前人事档案管理工作最为突出的问题，也是最为普遍的一个问题，各企事业单位或多或少都存在该问题。人事档案管理工作的现代化是指运用现代管理制度和现代科学技术，提升人事档案管理的信息化、数字化水平，着力于构建现代化的人事档案管理制度，达到管理制度科学合理，工作运行规范高效的状态。但是从实际情况来看，人事档案管理工作普遍信息化水平较低，档案信息数字化程度较低，人事档案仍以纸质化为主要保管方式；在工作方式上，人事档案信息查阅、调用手续繁琐，需要花费大量的时间，效率较低；在管理工作上，管理制度不健全，管理体系较为臃肿，不够精简，因此人事档案的现代化管理水平有待提高。

1.2 管理制度有待完善

管理制度不健全是人事档案管理工作存在的主要问题之一，集中体现在人事档案的日常工作中，因管理制度不健全，导致人事档案的各项工作不能够有效进行，严重影响着事业单位人事制度的管理和发展。事业单位的认识档案管理工作应遵循一定的规章制度进行，如材料的收集和整理、档案的查阅和归档等工作，都应严格按照制度的规定开展，但是因管理制度的不健全，导致一些单位在人事档案管理工作上很“任性”，不能够按照《人事档案材料收集归档规定》去落实人事档案的材料收集和归档、入档工作；在人事档案材料的编写、分类和整理等工作上，又不能够按照人事档案材料制作标准进行，导致人事档案材料的用纸、内容编写存在着诸多格式问题，制约了人事档案的规范性发展。

2 增强人事档案管理工作的几点建议

2.1 健全人事档案管理制度

健全人事档案管理制度能够夯实人事档案管理工作的基础，推动人事档案管理工作向规范化、科学化、合理化的方向发展。因此在人事档案管理制度上，重点要做好以下工作：1.依据本单位人事档案工作现状，制定严格的人事档案管理制度。人事档案制度的指定一要符合国家相关法律法规的规定，二要符合本单位的工作实际，一切从实际出发，强调实事求是，才能够制定出合理的人事档案管理制度。在管理制度的内容上，要对人事档案的各项管理工作做严格要求，细化管理职责和工作内容。在工作上落实责任负责制，要求各岗位工作人员严格遵守管理制度的规定，并对所承担的档案管理工作负责。2.规范人事档案材料的收集整理工作。在人事档案材料的收集整理工作上，要明确人事档案材料的收集和整理标准，进一步规定人事档案材料收集的种类，如时间、工作履历、个人信息、获奖状况、违纪记录等信息，对这些信息的收集要作出具体的固定，如工作履历要从大学毕业的时间开始，个人信息则要从有学籍开始记录，以尽可能的收集个人的相关信息。对所收集的信息进行整理时，针对人事档案材料的内容制定统一的标准，如书写、字体大小、照片尺寸、段落布局、纸张大小、字体颜色、印刷等内容作统一的规定，具体标准的制定可参考《人事档案材料收集归档规定》。3.档案保管制度。档案的保管制度关系着人事档案的安全，因此要设置专门的档案室存放人事档案，并做好档案室的防火、防潮、防尘、卫生等方面的管理，规定档案室内的档案要按照类别分门别类的摆放整齐，不得随意挪动档案。为保障档案的安全，要对重要的纸质档案进行备份保管，对调动的人事档案要做好相关记录，并规定每隔半年便审查一次人事档案的调动工作，检查人事档案是否存在缺页、漏印、信息不全等问题。

2.2 推动人事档案的信息化建设

为提高人事档案管理工作的现代化水平，在人事档案管理工作上应用信息化技术是有效的方式。推动人事档案管理的信息化建设，首先事业单位领导层要重视人事檔案管理工作，给予人事档案管理工作以工作上、资金上、行动上的支持，事业单位领导层要带头使用信息化的人事档案系统，发挥领导的示范作用，才能够有效推动人事档案管理工作的信息化建设工作。其次要专款专用，将单位的拨款用于采购人事档案管理工作所需的各项信息化设备，如计算机、网络设备、扫描设备、打印设备、输入设备等；还要购买人事档案管理所需要的软件，软件的功能不必追求强大，而要追求经济实用、安全可靠，以满足人事档案管理工作的实际需要为主。设备购买齐全以后，便在人事档案管理部门的工作场地建立人事档案管理信息化系统，对所建立的人事档案管理信息化系统要进行测试，待测试正常后再投入使用。考虑到一些事业单位有一定的信息化基础，为节省资金，可以购买相关辅助设备，更新现有的信息化设备，以较小的代价建立起人事档案管理信息化系统。最后要依托建立的人事档案管理信息化系统，对人事档案进行数字化处理，使用扫描设备将纸质档案录入到系统之中，对所录入的信息格式要做统一的规定，制定统一的标准，并进行加密处理，存储到专用服务器和存储设备上，保证人事档案信息的安全。在人事档案管理信息化系统的使用上，要突出人性化服务，推出便捷查询服务，便于来访者的查阅。对人事档案的调动，要在专用网络中进行传输，防止档案信息的外泄。

2.3 提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质直接影响着人事档案管理的工作水平，在推动人事档案信息化建设的今天，引进和培养高素质的人事档案管理人才是关键。首先要提高人事档案管理人员的服务意识，让广大管理人员找准工作定位，提供更加人性化的服务，满足不同层次人们对人事档案管理工作的需要。其次要重视对档案管理人员的培训工作，定期开展理论知识、业务素质、操作技能等方面的培训，增强档案管理员的理论与实践能力，提高档案管理员队伍的整体素质。最后，要建立适当的奖惩机制，对于在工作上创新的档案管理员要重奖，以调动广大档案管理员的工作积极性，推动人事档案管理工作的快速发展。

3 结语

在人事档案管理工作上，要着力于推动人事档案管理工作的现代化建设工作，提升人事档案管理工作的信息化水平，大力培养档案管理员的理论与实践能力，建立健全人事档案管理系统，才能够有效的增强新时期人事档案管理工作的水平。

参考文献

[1]陈静.我国事业单位人事档案管理存在问题及对策[J].神州，2013（3）

[2]宋琳.打造精品注重创新认真做好新形势下企业信息工作[J].办公室业务，2012（8）

[3]王艳秋.浅析事业单位人事档案管理创新发展[J].科技致富向导，2012（11）