新时期档案管理工作存在的问题及对策

鹿吉全

摘 要：随着近年来电子信息技术的快速发展并在社会各领域的广泛应用，以及新的历史时期对档案管理工作提出的新的更高的要求，使得大量的高新技术作为辅助工具应用于档案管理工作当中，并在其中发挥了重要作用。虽然说当前的档案管理工作已经逐渐向规范化迈进，但不可否认的是，在实现规范化的过程中，由于受到传统观念、新技术更新频繁及新旧管理方法冲突的影响，以及相关人员专业素质的不足，使得当前档案管理的规范化进程并不顺利，总会出现这样或那样的问题。笔者在本文中通过对当前档案管理工作中所出现问题的分析，从而探讨新时期档案管理工作的发展对策，希望能为当前的档案管理工作提供参考。

关键词：新时期；档案管理；对策

1 前言

众所周知，伴随着互联网等电子信息技术的飞速发展，近年来大量的虚假数据信息充斥着人们的生活空间。那么对于人们来说，能够为其提供最为真实客观的档案信息则显得弥足珍贵，也使得档案管理工作引发了社会的广泛关注，其重要性日益显现。

2 强化档案管理的意义

不可否认，现代科技的飞速发展，使得大量数据信息的管理实现了无纸化操作，操作起来更加方便快捷，极大的方便了人们的工作生活。但科技的进步，无纸化的推广普及并不能完全取替档案管理工作的作用，因为即使是在网络安全日益发展的今天，也有黑科技及系统漏洞的存在，计算机互联网等随时可能受到攻击，有些数据信息会遭到严重破坏，而且有些损失是不可弥补的，进而给人们的工作生活带来无穷无尽的困扰，因此说，新时期下加强档案工作管理具有重大现实意义。

3 档案管理过程中出现的问题

1）观念有待转变，错误的认知仍然存在。从当前的档案管理工作的情况来看，有些单位的管理人员，甚至于档案管理的从业者都将此项工作定义为办公室的一般事务，无非是登记和存档，在有人需要查阅时能够及时找到即是此项工作的全部内容，其实这是将档案管理和文件收发的混淆，而且从当前的情况来看，这种混淆并不是个别现象的存在，而是普遍存在的。那么，基于认知上存在的误区，导致当前的档案管理工作的规范化进程缓慢，无法与新时期社会发展对档案管理工作的要求相适应。

2）档案管理人员专业素质匮乏。基于此项工作长期被忽视，导致档案管理专业方面的人才寥寥。前几年，更是出现了某所大学档案管理专业由于生源不足而被迫停止招生的传闻，无论其真假，都在一定程度上反映了当时该专业的招生不容乐观的现实情况。而且，据笔者调研，大量的档案管理专业毕业生，几乎无人问津，大都从事着与本专业毫无关联的工作，因为受到传统的对该工作认识的误区，导致很少有企事业单位专门去招聘专业的档案管理人员。所以，当前在企事业单位的档案管理岗位上的人员大都没有任何档案管理方面的专业教育经历，甚至连短期培训的经历也没有，而且其本人也认为从事这种工作根本无所谓专业对口与否。在笔者调研中还发现，有的单位根本没有设置专门的档案管理人员，该工作通常由办公室的员工来兼任，那么对于这些身兼多职的员工而言，其工作重心肯定会向其主业方面倾斜，而不会对档案管理工作投入足够的时间和精力去进行分析探讨。同时，由于部分兼职人员的专业水平或工作態度的缺乏，使得档案数据信息的记录错误成为常态，长此以往，势必会对单位的可持续发展带来影响。

3）档案的保管设施急需更新换代。据笔者调研，有许多单位的档案管理设施已经使用了十几年，甚至于几十年，几乎没有单位能够做到对其定期按时更换，也因此加大了档案管理工作的难度，在很大程度上制约了档案管理工作的发展，导致一些单位的档案由于保管不善而腐烂缺失，还有的大量档案堆积成山，使及时调阅成为一种奢望。

4 新时期档案管理工作策略

1）认清档案管理的重要性，结合自身实际，制定并完善档案管理制度。笔者认为，强化新时期的档案管理工作，必须先从转变档案管理从业人员和单位管理人员对此项工作的认知方面入手，其地位绝不仅仅局限于综合办公室的事务性工作，而是一项保证单位正常运行的基础性工作，因此，只有结合自身实际，建立完善与本单位相匹配的管理制度，才能确保本单位的档案管理实现规范化，进而符合新时期社会发展的要求。

2）重视档案管理人员专业能力的提升，积极引入专业人才。事实上，档案管理人员素质的高低与否，在很大程度上决定了本单位的档案管理水平。所以，笔者认为，配备专职的档案管理人员是新时期对每个企事业单位的档案管理工作的最基本要求，同时加强对本单位档案管理人员的专业教育培训，并积极支持鼓励其再教育再培训，以便及时学习先进的档案管理经验和技能；同时，基于加速本单位档案管理规范化进程及适应新时期社会发展的迫切需求，笔者建议，有关领导要重视此方面人才的引入，适当引入档案管理专业的人才，不断提升本单位的档案管理水平。

3）树立对档案管理设施定期更新换代的意识。对于每个单位来说，其档案信息资料都会呈现逐年增长的态势，如果不能及时对保管设施更新，那么势必会影响到档案管理工作的正常开展。因此，对于档案管理人员来讲，应该及时填报更新换代档案管理配套设施的情况说明，并拿出切实可行的更新方案，并向领导说明更新的意义和价值，尽量说服领导将定期对档案管理设施进行更换作为一项日常工作进行。诚然，作为档案管理人员，也要端正工作态度，正确认识该工作的重要性，定期对保存的档案进行整理，发展问题及时采取措施，以推动本单位的档案管理工作进程不断深入。

4）重视信息化管理对档案管理水平的促进作用。毋庸置疑，在档案管理工作中引入信息化管理模式是新时期的必然要求。由于各单位的档案管理工作人员的各方面素质都不尽相同，那么在信息化管理引入的同时，首先要对其进行必要的基础技术培训，以便从容应对引入信息化管理的初期所带来的天量的信息录入工作；同时，对于档案管理人员，务必要确保所录入信息的准确性，避免因信息录入有误而造成的档案无法查阅等情况的发生。

5 结语

综上可知，新时期对档案管理工作提出了更高的要求。因此，笔者认为，在彻底转变对此项工作认知的前提下，不断提高从业人员的专业素质，并根据自身实际，适当引入专业人才，不断发现并及时解决档案管理工作中所出现的问题，从而使档案管理工作质量再上新台阶。

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