浅谈移民避险搬迁安置项目档案管理环节

何英

自从2006年国务院出台了《关于完善大中型水库移民后期扶持政策的意见》（国发[2006]17号），随后又先后出台了2008年7月31日湖南省第十一届人民代表常务委员会第三次会议修正的《湖南省大中型水库移民条例》，以及国家发展和改革委员会办公厅，发改办能源[2008]109号《关于湖南东江水库移民避险搬迁安置项目有关问题的通知》和国家发展和改革委员会办公厅，发改办能源[2008]2055号《关于印发湖南省东江水库移民避险搬迁安置工作协调会议纪要的通知》、《关于东江水库移民避险搬迁安置有关问题的会议纪要》。这既是一项直接惠及东江水库移民以及资兴经济社会发展的“民生工程”，对于促进资兴市经济社会的全面、协调、可持续发展具有十分重要的意义；又是一项继2006年“7.15”特大洪灾后，经过了温家宝总理、李克强副总理两位国家领导人亲笔批示的“总理工程”，这充分体现了党中央、国务院对东江水库移民的亲切关怀。落实好总理的批示，是市、镇两级党委、政府的神圣职责，也是我们每一位移民工作者必须肩负的责任。所以，为了不辜负党中央、国务院的重托，以妥善解决东江库区移民的居住安全问题，现在避险搬迁工作已经结束，我们首当其冲是要抓好移民避险搬迁工程资料归档工作。下面我就移民避险搬迁工程档案管理环节谈几点粗浅的认识：

1 东江水库移民避险搬迁安置概况及意义。

资兴市东江水电站水库移民避险搬迁安置工作主要建设内容为避险搬迁安置15110人，地质灾害点工程治理54处，专项设施恢复工程包括维修四级公路15km、汽车道20km、机耕道30km、维修桥梁26座、新建桥梁5座，维修码头15处，修复渠道124.5km，修复拦水坝2326立方米。项目总投资40229.6万元。这个项目的实施，有利于原水库移民安置区生态环境的建设和改善，有利于提高水库移民安置区抵御自然灾害的能力，促进水库移民安置区经济可持续发展。为此，加强文件、资料归档与档案管理工作，对做好移民工作具有十分重要的意义。

2 避险搬迁安置项目资料的形成过程力求同步。

东江水库移民避险搬迁安置工作已经结束，那么做好工程项目档案资料工作的一个重要环节就是资料收集工作。按照1997年8月19日国家档案局、国家计委《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字[1997]15号）的要求，及时登记并主动与上级主管部门联系，寻求业务指导，接受监督，做到三个同步进行。即：一是项目建设从立项的提出与建立档案工作同步进行；二是项目建设过程中各阶段的进度检查与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；三是工程竣工验收时与提交合格的竣工档案同步进行，为了保证资料的齐全、完整，根据2001年6月29日建设部第44次常委会议审议通过，中华人民共和国建设部第90号令《城市建设档案管理规定》：建设单位在组织竣工验收前，应当提请档案管理机构对工程档案进行预验收，预验收合格后，由档案管理机构出具工程档案认可文件。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件，建设单位在取得认可文件后，方可组织竣工验收。同时，工程在申请立项时，就要开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，以保证前期文件材料齐全。在招标和签订合同时，要严格把好合同签订关，在编制招标文件和签订合同时，必须把提交竣工资料的要求明确写入招标文件和合同。在项目执行过程中，应及时制定工程项目资料归档工作制度。为保证档案资料的齐全、完整，在各大小项目结算时，资料管理人员要参与合同付款审批的会签，做到没有资料人员对收到其合格资料的确认签字，其参建单位不能就工程款进行结算。

3 项目资料管理人员业务务必娴熟。

在工程项目建设过程中，为确保竣工资料的归档质量，应该配备一名政治素质高、责任心强、精通业务、知识面广的同志负责资料管理，并适当对其进行业务培训，使其具备相应的专业知识，不断提高业务能力。资料管理人员在收集项目资料的同时，还得注重完善各项签字手续。一般工程完工后（即撤离现场开始），如果资料管理人员不及时对工程资料接收审查，针对存在的问题及时提出以及督促整改完善，那么一旦施工单位撤离，再请施工单位的相关部门技术人员、技术负责人整改或签字盖章就很困难了。因此，为了做到项目资料齐全、完整、准确的归档，必须从项目档案的源头抓起，与项目建设同步管理，并将资料管理工作贯穿于整个工程项目建设的始终。

4 避险搬迁安置项目资料的归类力求准确。

东江水库移民避险搬迁安置资料涉及面广，涉及的范围有：基础配套、水毁专项、工程治理、集中安置点附属工程、住房建设、项目评定、生产项目、渔业项目、调地、实物搬迁、合同、集中安置点的设计图集、地质灾害点危险性评估等等。根据东江库区管理局的职能特点，以及东江水库移民避险搬迁安置工作所涉及的内容，资料归档分类时，共分为五大类：工程治理、水毁专项、基础配套、生产项目、综合。

1）工程治理包括：挡土墙、道路硬化、码头、排水渠、护坡等工程治理；

2）水毁专项包括：公路、桥梁、码头、生产生活用水、低压线路、护坡等工程的维修、改造、恢复、硬化；

3）基础配套包括：移民安置点的绿化、道路硬化、给排水、供电、公房、篮球场、监测评估、项目审计等工程建设；

4）生产项目包括：果园水利、果园机耕道、果园水池、稻田、山塘等项目的恢复；

5）综合类包括：实物搬迁、审批表、合同、住房建设、文件汇编等。

按照以上这五大类作为专门档案进行组卷归档，并建立详细的电子台帐，提高避险搬迁安置纸质档案与电子档案同步管理的水平，实现档案管理的现代化。

5 避险搬迁安置项目资料立卷归档力争规范化。

根据湖南省移民开发局湘移发[2015]15号，关于印发《湖南省大中型水库移民安置档案管理办法》的通知，移民安置档案管理工作实行“统一领导、分级管理、县为基础、水库建设项目法人参与”的原则。按照“一个项目一个档案”、“一户一档”的要求，建立健全资料的归档制度，保证归档文件资料的完整性。项目资料分以下三个部分：

渔业项目：由项目申报表（项目建议书、可行性研究报告、初步设计文件）、项目批复文件、工程项目竣工验收鉴定书、项目竣工验收表、项目资金拨付申请审批单、项目审计报告单等内容组成。

生产项目：由项目立项申请表、项目申请报告、项目建议书、项目经费文件、苗木采购合同、苗木发放花名册、项目验收申请表、项目竣工验收鉴定书、项目竣工验收结算表、项目实施情况总结、项目竣工验收管理移交表、项目内部审计定案表、项目资金拨付审批表等内容组成。

基础设施项目：由项目立项报告、项目立项会议记录、项目立项申请表、项目建议书、项目工程设计及预算文件、批复文件、工程邀投标公告、施工委托书及资质等报名资质、施工企业资质审查表、邀请招票决标会议记录单、工程中标候选人公示、工程造价审核单、合同签订会议签到表、施工合同、工程设计资料签收单、工程开工报告、工程预备费报告、项目设计变更审批表、隐蔽工程检查记录、工程鉴证单、工程图纸、项目初验表、验收申请表、项目竣工验收结算表、项目验收鉴定书、项目实施情况总结、项目移交管理卡、项目内部审计定案表、项目资金拨付申请审批表等内容组成。

以上三个项目的封面统一设立项目名称、项目类别、资金类别、计划文号、档案编号等子目录，同时建立电子台帐。并在规定的期限内向项目法人档案部门移交。

总之，只有将移民避险搬迁安置项目建设前期工作、实施工作和验收工作中形成具有保存價值的归档材料收集齐全，才能确保避险搬迁安置工程项目档案的完整统一，为以后的档案管理、利用创造更加快捷、高效的有利条件，不留后患。