浅论如何发展我国电子档案的管理和应用

摘 要：随着科学技术的发展，信息技术在企业的生产和管理中得到了广泛的应用。档案管理是企业管理的重要组成部分。传统的档案管理需要大量的时间和人力、低效率和低质量的工作。信息技术在文件管理应用中可以实现文件的输入和管理自动化，减少对时间和人力的投入，提高文件管理的效率起着重要的作用。然而，从我国企业档案电子化管理的现状来看，我国企业电子档案管理仍存在许多问题，需要相关的管理人员加以注意。

关键词：信息技术；档案管理；企业档案

1 当前我国企业档案电子化管理中出现的问题

电子管理影响档案的机密性。档案电子管理的优势在于可以减少档案管理人员的数量，提高档案管理人员的工作速度和效率。电子档案管理，工作人员只需要使用电脑，就必须将数据保存到电脑中，输入电脑一次就能获得永久文件，不会出现质量问题，具有很强的安全性。在电子档案管理中，如果工作人员想要搜索相关的文件或数据，他们只能通过搜索工具栏找到相关信息，工作效率明显提高。然而，在企业档案的电子管理中也存在许多安全风险。其中，电子管理造成的企业档案保密性不足是其中一个重要问题。电子档案管理依靠电子信息技术的支持，随着信息技术的不断普及，越来越多的人掌握了这门艺术，这给了投机者和罪犯一个优势。信息技术与技术的共享对于防范网络犯罪分子来说是企业档案管理系统的重要组成部分，以防重要的文件被窃取，从而保障企业档案的隐私和机密性。在这部分，传统的档案采用手工管理模式，文件和材料的档案管理由人员监督，不容易被外人截获。在这方面，企业档案电子管理的机密性不像传统的档案管理。

1.1 电子管理影响档案的真实性

电子档案管理的运作模式是将传统纸质文件和材料上传到电子文件、电子图形和其他形式，然后保存在计算机硬盘中。与传统的企业档案管理相比，传统的企业档案必须是原始文件或备份文件，人们可以很明显地发现文件的来源是真实的或不真实的，真实性更强。电子文件本身就是利用电子信息技术将纸质文件转化为电子格式，在不能保证真实性和有效性的前提下，人们在没有对比纸质文件和电子文件内容的前提下。随着经济发展形势的变化，越来越多的人希望利用网络信息来吸引消费者和互联网用户。而消费者和互联网用户对企业的理解和支持是基于企业网站发布的各种信息，很容易导致企业为了迎合互联网用户和消费者的需要而制造虚假信息，为人们提供虚假信息。此外，在公司将文件上传至电脑后，一些犯罪分子可能会编辑和修改电子文件以获得更多的利益。这样不仅可能损害企业的声誉，而且直接威胁到企业的經济利益，不利于企业的发展。因此，在电子档案管理的过程中，企业必须密切关注公司档案的信息流，防止信息被篡改或损坏。

1.2 完善电子档案管理，公司档案中的信息技术

管理的应用可以提高企业档案管理的质量和效率，但在提高企业档案管理的质量和效率的同时，也必须加强档案管理。然而，我国企业在传统纸质档案管理模式的影响下，形成了较为稳定的档案管理思想，使企业档案管理人员在短时间内必须改变管理观念，改变管理形式是不现实的。因此，这导致目前中国企业档案管理人员仍在摸索如何改变档案管理理念，促进档案管理模式的转变。由于企业档案管理人员对电子信息技术的应用缺乏了解，在企业档案的电子管理技术中仍存在许多问题。由此可见，改进电子档案管理还需要一定的时间。

1.3 电子档案管理困难

企业档案的电子管理比较困难，主要是因为电子文件管理是电子计算机技术的核心，而计算机是信息载体。工作人员不能直接读取文件，但可以通过提取文件信息获取文件信息。随着科学技术的不断发展，现代信息技术在企业档案管理中的应用越来越广泛，越来越快，技术含量也越来越高。一方面，它可以更好地促进企业档案电子管理的发展，但另一方面，也使电子管理更加困难。管理人员必须更新他们的计算机软件和硬件以跟上技术和时代，以防止电子信息的丢失或损坏。另外，文件的格式越来越多样化，这导致了在电子信息和文件的提取过程中工作人员需要经过多通道转换程序，否则可能导致文件混乱，不能有效地读取信息。

2 企业档案电子管理的解决策略

2.1 提高电子档案管理的真实性和有效性

摘要利用电子信息技术进行企业档案管理的目的是利用高科技手段提高企业档案管理的质量和效率，为企业的发展提供更大的便利。然而，企业档案的电子管理必须建立在保证企业档案的真实性和有效性的前提下。随着社会经济的发展和科技的普及，越来越多的人能够掌握甚至精通计算机信息技术，对企业电子档案管理带来了一定的安全隐患。犯罪分子可以利用计算机技术侵入企业的网络系统，篡改企业的档案信息，严重影响企业档案的真实性和有效性。如何确保电子档案的真实性和有效性在电子档案管理是一个重要的问题，也是企业电子档案管理的难题，做这份工作，你会首先需要企业加强电子档案管理的企业信息技术支持，技术战略加强电子档案的管理，构建完善的电子档案管理机制。其次，还要求政府出台相关政策，加强对电脑的保护，限制网络罪犯的行为。最后，还要求企业实施双轨记录管理，这意味着企业在实施电子档案管理时不能放松对纸质档案的管理。这可以确保企业电子文件及时被篡改或丢失，采取有效措施，以确保电子文件的真实性和有效性。

2.2 加大对企业电子档案管理的投入

企业有必要根据时代要求增加相应的投资。企业档案的电子管理需要从以下几个方面来加强：企业电子档案管理是建立在信息技术的支持，以确保企业电子档案管理工作的质量和效率，防止企业受到网络不法分子电子档案，企业必须加强电子档案管理的投资在科学和技术，通过不断引进先进的科学技术，以确保档案管理工作的质量。例如，企业需要引进国际先进的防火墙技术和安全技术，加强企业电子档案的安全保护。企业还需要及时更新文件管理的硬件和软件，防止技术设备过于落后，给不法分子以可乘之机。增加人才输入。企业档案的电子管理必须要求企业加强电子档案管理人才队伍建设，培养更多的专业技术人才。此外，电子档案管理工作也需要管理部门可以根据电子文件管理的特点，建立合理的位置为档案管理部门和人员，如文章应该包括办公室职员，收件人，输入会员档案，等一到两个员工被安排在每个位置建立一个完美的工作流程和管理流程，这有利于企业电子档案管理的有序发展。

2.3 保管电子档案

电子档案管理的另一个重点是加强档案档案的管理。从理论上讲，一旦存档了电子档案文件，就可以永久保存，具有保存和随时提取的功能，在存储文档方面具有一定的优势。然而，由于电子信息系统受到空气湿度、温度、热量等外部因素的影响，因此，在电子档案保存中，管理者必须采取有效的措施，从外部因素中分离出电子档案和计算机系统的危害。物理隔离方法常用于企业电子档案管理过程中的一种方法，它可以有效地隔离电子档案管理的外部因素，防止网络入侵犯罪。此外，企业需要做好管理工作。电子档案管理工作容易受到许多因素的影响，包括自然环境、人为因素等，这些风险因素的蔓延很可能导致电子文件的意外丢失或损坏。因此，企业档案管理人员在输入电子文件时应备份到档案，进行安全工作。

3 结语

综上所述，在新的形势下，企业仍然存在许多电子记录管理过程中存在的问题，要解决这些问题，提高电子档案管理工作的质量和效率必须要求企业提高电子记录的真实性和有效性管理、电子档案管理企业的投资的增加，并完成电子档案保管工作。

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作者简介

刘雪飞（1973-）、汉、湖南省人、本科、助理馆员、研究方向；企业档案管理