论如何加强建设工程档案收集工作确保归档质量

尹蓉江

摘 要：档案收集是城建档案的重要工作之一，只有在保证档案完整、准确、真实的情况下，各项业务才能顺利开展。但在实际情况中，不管是施工单位还是建设单位，其都没有重视到工程档案收集管理的重要性，不仅收集起来相对困难，最终的归档质量也较低，比如有关于地下管线、通信和电力等方面的工程档案收集工作严重滞后，必须采取有效的应对策略来予以改善。因此，本文对档案收集中存在的问题进行分析，并对加强建设工程档案收集工作的策略进行探讨。

关键词：加强；建设工程；档案收集工作；档案质量

随着我国城镇的不断建设和发展，各类建设工程也接踵而来，而工程档案的收集工作能够直接关乎到它的利用价值，并能对城市化建设起到重要作用。所以，档案的收集工作需要进一步加强，并通过相关行政和法律措施，确保城建档案的统一性，以提高归档质量。

1 建设工程档案收集工作中存在的问题

1.1 建设工程竣工档案质量问题

目前，大部分建设工程都包括了多种分项目，且综合工程规模庞大，其档案可能产生在各个不同的部门，所涉及的内容也相对复杂，增加了档案收集的难度。同时，很多建设单位一向重视工程的建设，对于档案的整理比较忽视，并没有在该方面安排专人进行相互的沟通和协调，导致出现各种质量问题，比如档案零散、记录的内容与实际有出入、签证手续不完整等，后期的整理和归档更是迟迟无法完成。不仅如此，在工程的建设工程中，没有城建档案部门对其进行全程的监督和指导，其也是导致后期竣工档案缺乏系统化和完整化的关键因素，整个建设管理的过程也无法通过技术档案如实的反映出来。

1.2 未能及时向城建档案部门提交档案

目前，建设工程档案的收集并没有被建设单位划为项目建设管理内容之一，其将导致在实际工程中，城建管理部门不能对其进行动态、实时的监控和管理，更无法对其进行相应的指导。同时，很多建设单位未能在工程竣工之前向城建档案管理部门提出相关请示，比如提请对方进行专项项目档案的预验收，导致在后期移交档案时，档案的质量问题被充分暴露出来，其中最常见的包括几种情况，第一是原件遗失；第二是工程档案缺项严重；第三是未能完善签章等，无法满足档案移交报送的基本要求。这样一来，建设单位不得不再次完善、收集、补齐各种项目手续，让整个工程档案的移交周期延长。另外，在很多重点工程项目建设中，其都属于政府注资项目，相关的决算审计也需要在工程竣工后才能进行，而整个审计报告也有很长的过程，如果移交工程档案之前还要花费大量时间在审计报告的完善上，档案的移交周期又将无限拖延。

2 加强建设工程档案收集工作的策略

2.1 提高服务指导效率

随着城镇建设工程的不断增多，如果城建档案工作不能与时俱进，及时作出有效的改善和调整，而是完全由建设单位按照自己的时间和程序将工程档案移交，整个城建档案工作势必处于被动局面。而为了改善这一问题，确保档案的及时性和质量，城建档案管理部门必须在意识上做出改变，特别是收集档案中所存在的复杂心理需要克服，提高建设工程的主动服务意识，比如多沟通、多动脑、多跑腿，以主动积极的形态投入到工作中，并和建设单位随时保持沟通，特别是建设工程的第一手档案资料要及时掌握，以确保接下来整理档案和归档工作的顺利进行。《责任书》是建设单位必须要签订的内容，并同时完整记录项目的相关信息，将项目档案的管理落实到专门的业务人员手中，而根据项目的实施进度，业务人员需要定期到建设现场进行档案的指导工作，提高主动服务意识。而在整个服务指导过程中，除了到施工现场进行督促和指导以外，还需要对施工单位、建设和监理单位的档案收集进度进行检查，确保其有专人负责，以保证档案收集资料的准确性和完整性，比如一些建设工程中重要的结构质量安全报告、建材检测资料、设计施工变更和相关隐蔽工程的资料等，必须做到与实际的一致性。比如某市建设的经济保障房，由于其属于连片的大型住宅小区，工程档案资料的产生也包括了市政部门和房屋建筑部门等，其中参与建设的单位高达6家。而为了在这种复杂的情况下保证档案收集的完整，必须在工程档案进馆以前解决相关问题，比如及时向资料员讲解工程档案资料管理的基本内容，包括案卷编目、组卷的方法和遵循的原则等，以免因为资料员整理水平不足，导致资料收集不齐全、不规范，以及盖章签字不完整的情况，利于在竣工验收后，城建档案部门能够及时接收到建设单位的建设工程档案，并保证归档的质量。

2.2 严格落实档案移交管理制度

随着城市化建设的发展，建设工程档案收集工作的重要性也愈加凸显，其能直接影响到城市的规划和发展。所以，在实践过程中，应采取的措施是：首先，可以在建设工程备案制管理程序中纳入项目档案移交的内容，并对建设单位作出明确规定，要求其必须在建设工程竣工后6到8个月内，将完整的建设工程档案进行及时报送。其次，在审查档案并确保合格以后，城建档案部门需要及时将建设档案验收认可文件出具。在工程竣工驗收办理备案时，建设行政主管部门需要核实工程档案验收认可文件的真实性和有效性，如有异常则应拒绝办理备案手续。最后，当建设项目涉及了政府投资的，而决算审计报告还未落实以前，只要建设工程相关档案已经满足进馆要求和标准的情况下，城建档案管理部门可以先给建设单位把移交手续办理，并规定一定的期限，让建设单位在相应时间内补齐审计报告，其一般不超过60个工作日，以免因为拖延时间而影响建设工程档案的完整性。

2.3 提高单位资料员的业务培训

建设工程档案收集工作要提高效率，保证归档的质量，资料员的专业水平是其中最为关键的因素，而城建档案管理部门可以对其进行集中的培训，比如面向所有建设单位、监理单位和施工单位的资料员，以及相关管理档案人员，对其进行岗位针对性的专业培训，比如城建档案的必要性，城建档案的规章制度和法律法规，以及城建档案的业务操作制度等，让每个资料员都能真正意识到工作的重要性，以通过个人能力的不断提高，保证档案收集工作的顺利完成。而为了确保每个参与培训的资料员都能满足岗位要求，可以针对培训内容设置相关的考试内容，以“宽进严出”的原则保证整体工作质量，并为培训考试过关的人员颁发相关合格证书。同时，在对建设工程进行日常检查的过程中，一定要核查档案管理人员有无严格按照要求持证上岗，并对其工作的范围、进度和具体情况等进行有效的指导，以确保工程档案的准确性和真实性，保证后期移交报送的及时性，且提高归档质量。

3 结束语

总而言之，城建档案管理工作需要在当前的新形势下，摒弃以往被动的工作局面，主动投入到建设工程的施工第一现场，为工程资料的收集和管理作出相应的指导，提高主动服务和指导意识，为后期的归档质量打下坚实基础。同时，建设单位和施工单位都应当重视到工程档案的重要性，并安排专门的资料员进行资料收集，以确保档案收集的完整性和真实性。

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