档案信息化建设与档案管理的几点思考

任根才

摘 要：随着信息科技的发展，档案的信息化已经成为了现代档案管理的主要形式，可以预见，在未来的一段时间内，信息化档案管理都是档案管理的主流。这种方式不仅仅有利于档案的管理保存，还能够实现档案信息的共享与融合，因此进行档案信息化建设的研究有着重要的意义。目前我国的档案信息化建设与档案的管理仍然存在一些问题，所以，对档案信息化建设与管理中存在的问题进行分析并提出改进措施有着重要意义。

关键字：信息化；档案管理；建设

对档案进行信息化管理就是把档案当中的内容进行保存方式的转变，从实体保存转变为信息保存，这样能够达到保存的信息多，而且保存的信息长久等目的，方便查阅与共享，也提高了档案管理的能力。目前我国的很多机关与企业已经实现了档案的信息化管理，但是目前如何进行科学的档案信息化建设仍然处在摸索的阶段，障碍重重。如果不对这些问题进行分析研究，归类整理，并提出改进措施，会降低档案管理的效率与质量，所以应当重点分析与思考。

1 影响档案的信息化建设与管理的原因

1.1 缺乏对档案信息化的正确认识

档案的信息化革新了人们对于档案保存与管理的认识，改变了传统的档案保存方式，因此具备符合时代发展的先进性。但是一些工作人员对于档案的信息化缺乏正确的认识，没有认识到信息技术的发展对于档案管理产生的积极影响，而且由于年龄等问题，一些还在岗的工作人员缺乏对计算机的学习，能力不足以胜任信息化管理档案的需求，管理能力相对较差，无法对信息化建设的资源合理利用，造成资源的浪费。信息技术对于档案管理的积极影响主要体现在以下几个方面。第一、利用信息技术的能力能够大大地提高档案管理部门的效率，增加档案的存储量。第二、档案管理如果实现了信息化的建设能够便于档案的查阅与管理，这样能够大大提高工作部门的个人工作管理效率，真正为需要的人民提供方便。第三、信息化管理与建设档案方便实现资源的共享，提高档案的组织管理效率。目前，一些档案管理人员并没有认识到信息化档案建设带来的优势，甚至有一些人阻碍档案的信息化建设，放慢了档案的信息化建设速度，也对档案管理的效率造成了一定的影响。所以，影响档案信息化的一个重要因素就是缺乏对档案信息化的正确认识。

1.2 对档案信息资源的运用存在一定的错误认知

影响档案的信息化建设与档案管理的其中一个原因是对档案的信息资源运用存在一定的错误认知，这个因素的存在阻碍了工作中档案管理水平的提高。传统的档案管理理念一般认为，档案管理就是把档案存放在档案馆中，做好目录，能够找到就可以了，而且还能够较为长久地进行保存。但是现代信息化档案的管理目的却是实现资源的共享，把管理的核心从长久保存、能够找到转向档案资源的共享上来，以便于更好地利用档案资源为大众服务，提高档案资源的利用率，充分发挥档案管理的价值与作用。然而部分管理人员的观念偏向于传统管理，还是比较注重档案的管理与保存，并不注重档案的共享与合理利用，所以使得档案的管理效率降低，管理水平低下。

2 加强档案信息化与档案管理的建议

2.1 加强电子文件的管理

随着信息化的发展，越来越多的信息被传到网上，所以电子文件的档案管理非常重要。加强电子文件管理需要建立专业的电子信息与档案资源维护的技术部门，保证电子文件的归档并做好相关的处理工作，定期复制以免档案丢失。另外还需要购买必要的设备，保证网络档案的信息交换、共享。另外还要建立健全的管理制度，改进传统的管理制度，以适应当前新时代背景下的信息管理，达到提高信息化管理手段的目的。

2.2 提高信息化檔案管理人员的素质

档案管理人员的从业素质直接决定着档案管理的质量与效率，所以提升档案管理人员的素质与技术水平非常重要，提升档案管理人员的业务素质能力主要有以下几点：第一是需要选择具备专业技术能力的档案管理人员，这些人员的工作内容不仅仅是存放档案与查找档案还需要能够对网络上对档案的存储与接收工作烂熟于心，能够做好，还能够完成对档案格式以及一些内容的修改工作。因此工作人员应当提升自己的计算机使用技能，不断提升自己的业务素质与能力。第二是要对人员定期进行培训，因为信息化技术在不断发展，因此从业人员的能力也需要不断提高，以满足档案管理工作对于工作人员能力的要求，定期进行组织培训能够提高从业人员的知识储备，促使从业人员提升自己的业务技能与素质，做到与时俱进。第三是要建立竞争机制，发挥管理人员的主动性，设置合理的岗位，保证能够发挥每一个人才的作用，激发每一个档案管理人员的积极性。

3 结语

信息化档案的建设与档案管理是很重要的工作，信息化能够转变传统的档案管理方式，提高档案管理的能力，使资源得到充分利用。想要做好这个工作需要对工作中存在的问题进行研究与剖析。本文研究了信息化与档案管理中存在的问题，提高了信息化建设与档案管理的能力，提出了合理化建议，具有一定的价值。

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