提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

李娟

摘 要：随着国家的发展，社会的进步，更多的事业单位也在不断的发展，随着而来的是对于档案的需求和数量越来越大，而如何通过目前正高速发展信息化技术对这些越来越多的档案进行合理的管理，已经成为目前我国事业单位中的重要问题。因此，本文提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略进行探讨，以期能够为我国事业单位的档案管理工作起到一定的帮助。

关键词：提升：事业单位；档案管理；信息化建设；方法策略

在目前我国的发展局势下，各种事业单位在稳步的提升，为我国的各方面事业发展起到了积极促进的作用。但是，在这样的发展局势下，出现问题也是难以避免的，就目前事业单位而言，由于发展的需要，各种档案的数量也在不断的增加，从而使得在档案的管理工作中存在一定的难度，而在事业单位中，档案与单位的发展息息相关，不仅关系到领导者的决策问题，而且还直接影响到事业单位内部的人才培养计划的既定考核。因此，在事业单位中，如何对档案进行有效管理是非常重要的工作。而随着近些年我国网络信息化的不断发展，信息技术已经不断的被应用于各行各业中，为我国的发展带来了极大的便利。而对于事业单位来说，将信息化技术应用于档案管理工作中也是十分必要的任务，通过档案管理信息化建设，可以使得档案的管理工作更加便捷和安全，从而提高事业单位的发展。

1 我国事业单位档案管理信息化建设现状研究

档案管理是事业单位中的重要工作任务之一，通过对档案的合理管理，可以使得事业单位内领导在作出某些决策时具备最详尽的参考标准，从而使得其作出的决策对单位的发展起到积极的作用。另外，通过对档案的合理有效管理，可以使得在单位内部确定人才培养计划的时候更具有准确性和价值性，可以使得在人才的挑选中对其综合素质和工作能力都有十分详细的了解。而对于事业单位档案的管理工作，在以前一直是由固定的管理人员进行分类管理，其档案的表现形式也几乎是纸质档案，以至于在档案的管理工作中存在很大的问题，例如：工作量大、易潮湿、易缺失以及易损坏等。而在近些年，由于信息网络技术的高速發展和普及，一些事业已经提前进行了档案信息化管理，通过对档案信息化记录进计算机中，可以在档案管理的安全性和方便性上得到极大的提升。但是，就目前而言，虽然很多事业单位已经在进行档案管理信息化建设，但由于受到重视程度不够、信息化设备落后等一些原因的影响，以至于我国在事业单位档案管理信息化建设上并没有取得很好的进展。

2 档案管理中存在的问题

2.1 单位领导不重视

在目前我国事业单位档案管理工作中，由于单位领导对于档案管理工作不重视，是影响到我国档案管理工作的重要原因之一。目前我国的事业单位中，普遍存在一种现象，即单位领导拥有很好的大局观和领导才能，但对于一些看似不起眼，却具有重要地位的工作内容不重视，在档案的管理工作，一直都是事业单位中较为严重的问题之一，很多单位领导都懂得招引人才，而时常忽略员工与档案之间的紧密联系，以至于领导将人才招引进来后，就让其各司其职，而不对他们的档案情况进行详细的了解，使得在后续的工作中就会出现一些不必要的问题，这些问题在形成利益或其他行为之前，也在一定程度上阻碍了单位的发展，甚至是国家的进步。

2.2 信息化相对落后

虽然在目前的事业单位中，都已经开始实行档案管理信息化建设工作，但是，由于一些客观因素的存在，在很多事业单位中，档案管理并没有完全实现全面的信息化，在很多重要档案的管理上，依然是采用传统的纸质档案，而这种纸质档案在管理过程中会产生极大的问题。一方面，纸质档案容易受到天气原因和认为因素的影响，在潮湿的天气下，纸质档案很容易受到损坏，而且这种顺坏是不可逆的，难以恢复的，并且，纸质档案会因为管理人员的疏忽而出现丢失、破坏、失窃等，而无论是上述哪一种情况，都会导致档案中的重要信息丢失，从而为单位的发展带来阻碍。另一方面，由于档案的越来越多，而信息化又不普及，就会导致在档案的寻找上上存在一定的困难，例如在某些时候急切需要谋一份档案的时候，管理人员并不能在第一时间将档案找出，从而就会影响到工作质量，为单位带来一定的损失。

2.3 缺少专业的档案管理人员

在目前的事业单位中，缺少相应的档案管理人员也是影响到档案管理的因素之一。虽然目前很多事业都在进行档案管理信息化建设的工作，但是由于领导不重视其专业档案管理的挑选和培养，将档案工作一直交付于在单位中工作长久的老人，他们有丰富的阅历和责任心。但是，这样的员工一般咋年龄上偏大，对于信息化技术的了解程度并不高，甚至有部分还不会使用计算机以及其他信息设备进行档案管理工作，以至于目前事业单位档案管理工作进展极其艰难。

3 提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

3.1 提高档案管理信息化建设的重视程度

要使得事业单位档案管理信息化建设得以有效的提升，那么提高对档案管理信息化建设的重视程度是必要可行的，只有通过提高对档案管理信息化建设的重视程度，才能使得各种管理档案的信息化手段落到实处。需要单位高层领导将档案的管理工作提上议程，使员工意识到档案管理的重要性，让员工明白，档案的管理与每个人的利益息息相关，只有使得大家共同主动积极的参与到档案的管理工作中，才能够使得档案的管理更加方便和安全。而且，由于档案管理信息化建设需要将档案信息输入计算机中进行保存，因此需要每个员工进行积极的配合，对于档案中不准确的信息要进行及时的核实和更改，以确保档案信息的真实性和有效性，从而使得在需要档案进行参考或是进行相应的决策时具有最有效的参照标准，进而促进档案管理信息化建设的发展。

3.2 加强对档案管理人员的挑选和培训

在事业单位档案管理工作中，加强对档案管理人员的挑选和培训是至关重要的，只有使得档案管理人员具有更好的管理能力，才能使得档案管理信息化建设更加合理有效。一方面，单位要在挑选档案管理人员之时加强力度，不仅需要挑选的管理人员有一定的档案管理经验或是相近的管理经验，而且还必须要对信息化计算有一定的了解，能够熟练地操作各种相关软件。另一方面，单位要加强对既有管理工作人员的培养，在单位内部实行定期考核制度，在掌握管理人员能力的同时也能促使管理人员不断地学习各种管理经验和管理手段，另外，还可以通过邀请专业的信息化档案管理人员对单位档案管理人员进行知识传授，从而提高档案管理人员的管理能力，促进档案管理信息化建设的进程。

3.3 增加对档案管理信息化建设的资金投入

要提升事业单位档案管理信息化建设就需要增加对档案管理信息建设的资金投入，只有充足的资金，才能购置和引用一些先进的信息化技术和信息化设备，从而加强对档案的管理工作。例如，在事业单位档案管理信息化建设中，需要不断的引入新的信息化处理技术，对计算机、打印机、扫描仪等设备要进行及时的更新，与此同时，管理人员应该对这些设备中原有的档案信息进行及时的整理和编辑，以避免档案信息的损失。另外，在档案管理信息化中，还应该建立专门的网络安全防护系统，从而使得档案信息的安全性和完整性能够得以保证。

4 结语

总而言之，随着社会的发展，信息化技术的进步，提升事业单位档案管理信息化建设是促进事业单位长远发展的重要任务之一，并且，通过全面提高档案管理信息化建设，也是为档案管理工作降低难度，提高管理效率的重要手段。

参考文献

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