浅析机关人事档案管理存在的问题及对策

李洪玲

摘 要：现阶段，我国的经济发展的十分的迅速，机关事业单位的发展也有了很大的提高。人事档案管理是人力资源管理工作的重要内容，尤其是对于机关事业单位来讲，人事档案管理的工作尤为重要。随着科学技术的不断发展，我国开始进入信息化的社会以后，机关事业单位原有的人事档案管理中存在的问题就逐渐暴露出来。本文通过简要介绍机关事业单位人事档案管理工作中存在的问题和不足，进而提出了相应的解决策略。

关键词：机关人事档案；管理过程；主要问题；对策措施

人事档案是一个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。

1 加强人事档案管理信息化建设的现实必要性

人力资源是一个单位赖以生存和发展的核心资源，而更是人力资源中的核心。一个单位想要发展的很好，队伍的管理和作为至关重要。而人事档案又是可以相对直观的反映成长过程的核心支撑材料，是做好人事工作的重要载体。随着时代的发展、技术的进步，人事档案管理的信息化建设既是人事管理的基础数据支撑又是高效选人用人的必然需要。通过信息化建设，可以规范各项数据指标、实时查阅相关信息、及时更新个人存档数据，有利于在“以人为本”理念基础上，基于个人不同的特点与能力，进行差异化的岗位设置，并就个人前途发展、职业培训等合理配置，实现岗位设置目标与个人发展相结合，相互促进、实现双赢，最大限度发挥人事信息管理的价值。同时，人事档案信息化建设也是人事档案自身发展的客观要求，将档案信息按照需要进行项目管理、绩效评价、薪酬管理、职称评价，实现信息资源的整合，更好地适应大数据时代与改革创新发展的现实环境。

2 机关人事档案管理过程中的主要问题

2.1 人事档案信息的真实性、关键性、规范性存在问题

一是“涂改造假”。指用不正当的方式涂改檔案内容，或将虚假材料装入个人档案，具有明确的目的性和针对性。涂改造假的人事信息，会使人事部门从档案中获得不真实的信息，对人事工作产生误导，很可能造成工作被动甚至重大失误，应严肃处理、坚决制止。二是“缺少关键材料”。缺少最新版的履历表、学历学位材料、年度考核材料、二个月以上的培训材料、中级以上的职称材料、入党志愿书、任免审批材料、工资套改材料等关键材料。三是“材料制作不规范”。档案材料必须规范整理，做到分类准确、排列有序、加工合理、目录清楚、装订整齐。

2.2 传统档案管理思维的束缚

人事档案管理工作的革新与发展必须以传统的档案管理模式为基础，所有的档案管理工作都有其管理系统作为革新和发展的基础。我国的档案管理工作已经发展了很长的时间，形成了一套固有的档案管理理论、管理方法和管理经验，形成了具有特色的档案管理工作体系。这些传统的档案管理模式在信息技术环境下存在一定的局限性，所以机关事业单位要对过去的管理模式进行仔细的研究和总结，在传统人事档案管理模式的基础上寻求革新与发展。

2.3 人事档案管理人员的综合素质不高

人事档案管理是一项内容复杂且操作度较高的工作，其不仅需要管理人员将档案材料的内容进行细致且充分的掌握，同时还要严格按照管理制度来对档案材料信息的内容进行增添。然而，纵观我国当前绝大多数机关事业单位的人事档案管理现状来看，不仅没有对内部的人事档案管理人员展开相关的培训工作，同时在管理制度内容的制定上也表现得过于随意。在这种状态下，机关事业单位的人事档案管理人员表现出了整体素质水平不高且工作状态懒散的情况，严重制约了人事档案管理价值的正常发挥。

3 机关人事档案管理过程中的主要问题的对策措施

3.1 加快人事档案管理方法的创新速度

为了与新的信息时代背景相适应，我国众多机关事业单位正在积极的推行改革，促使人事档案管理工作从分散式管理逐渐向社会集中化管理的方向发展。这样的改革措施可以在一定程度上促进人事档案信息资源的优化整合。所以，机关事业单位应该对自身内部各个管理部门的档案管理作出科学化的调整，最大程度的满足社会市场经济体制对机关事业单位的人事档案管理的要求。并且机关事业单位还要引进具有先进管理水平的档案管理人员和先进的人事档案管理的理念，防止在人事档案管理的过程中出现较大的管理漏洞和风险。

3.2 高度重视人事档案的安全工作

（1）中心制定了严格的制度：所有人员一律不准在档案室吸烟、喝水、吃东西。（2）积极提升档案室的硬件设施：将地面重新铺设防水层，将木地板改成防滑砖，每间屋子新购功能更强的除湿机、不定期更换干燥剂，将原来面向背面的换气扇重新安装在走廊一侧，在换气扇的出风口安装了牢固的防鼠网，最大的档案室安装了一台大3P的空调。坚持每天上班就开通换气扇和除湿机，确保空气的流通、干燥。（3）请宜宾的档案除虫专业人员对档案室进行了一场封闭的、彻底的除虫大战，将可能出现的情况扼杀在萌芽状态，避免了虫害事件的发生。（4）中心还购买了一套全新的用二维码管理的档案管理系统，安排专人花了一年多的时间将档案室的所有档案重新录入新系统，彻底解决了以往档案系统导入中出现的错误信息和由于管理不当出现的误漏、漏登等造成的查找档案情况。（5）严格规范了档案管理人员的平时工作制度，对转递档案、借阅、机要档案实行了严格的登记管理和电脑系统管理，有效杜绝了档案去向不明现象的发生。为应对纸张老化等问题，预计不久将启动把所有档案拍照成电子档案存放于电脑中管理。

3.3 提高人事档案管理人员的综合素质

在机关事业单位的人事档案管理工作中，档案管理人员起到了非常重要的作用。通过上文中的介绍可知，在绝大多数机关事业单位中均存在着档案管理人员的素质水平低下的情况，从而严重影响到了人事档案管理工作的顺利开展。基于此，为了能够有效促进机关事业单位人事档案管理工作效率的发挥，单位领导需要从如下三个方面来进行改善：首先，单位领导要经常性地开展内部培训活动，并且要根据大多数档案管理人员的意见与建议来对当前的档案管理制度展开及时的调整和优化，确保档案管理人员的综合素质能够达到应有标准；其次，单位领导要积极鼓励档案管理人员去参加技术培训与学习活动，并且要给予工作表现良好且专业技术水平较高的档案管理人员以适当的精神和物质奖励；最后，单位管理者要通过榜样的力量来带动起其他员工的工作积极性，通过经常举办内容丰富的文体活动，让档案管理人员在紧张的工作之余可以得到较好的放松，同时促进机关事业单位形成一个良好的工作氛围。

4 结语

总之，事业单位加强人事档案信息化管理意义重大，能够提升工作效率，更好地发挥出档案资料的作用。对此，事业单位要提起重视，逐步增加资金投入，健全各项管理制度，为人事档案管理信息化建设创造有利条件。而档案管理人员也要主动学习，用好先进信息技术，增强主动服务意识，为事业单位的发展创造良好条件。

参考文献

[1]陈莉.浅析如何做好事业单位人事档案管理工作[J].工作指导，2016（24）.

[2]程力.浅谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].才智，2016（13）.