浅谈如何完善高校党群行政类档案实体分类

景宏敏

摘 要：高校的档案建设工作是一项重要的工作内容，《高等学校档案实体分类法》是国家教委针对高校档案分类工作颁布的行政法规，为我国高校档案建设提供了重要的依据。通过实践的工作表明，根据《高等学校档案实体分类法》实行的分类法则，对于指导高校党群行政类档案的分类工作存在一定的局限性，本文就如何完善高校党群行政类档案实体分类做了相关的阐述。

关键词：完善；高校；党群行政类档案；实体分类

国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》是我国高校档案建设工作的基础保障，《高等学校档案实体分类法》把反映高校档案的形成规律、特点以及内容的同一类档案的管理性材料和业务性材料集中到一起作为分类的思想，档案分类的方法通常采用问题分类法。在高校档案分类的实践工作中，发现《高等学校档案实体分类法》在指导高校党群行政类档案实体分类工作中存在一定的局限性，还需要进一步的完善，本文就如何完善高校党群行政类档案实体分类工作提出了几点建议策略。

一、高校管理类文件应该归入党群行政类

根据《高等学校档案实体分类法》中制定的档案分类方法，要将高校各门类档案中的管理性材料和业务性材料集中到一起。但是，通过高校档案分类的实践工作发现，这种档案分类的方法存在一定的局限性，将同一门类档案的管理性材料和业务性材料集中到一起，首先，使档案文件之间无法保持有机的联系，其次，这种档案分类的方法无法有效的利用和保管档案文件。

（一）从管理性文件材料的来源上讲

管理性的材料通常都是来源于党群行政类档案，而且管理性材料一般都是文件的形式。教务处、科研处和财务处等部门都属于行政部门，这些部门所发的文件属于一个有机的整体，文件之间都存在着紧密的联系，如果将这些文件材料和业务性的材料集中到一起，无法全方位的体现高校行政管理工作的成效。

（二）从管理性文件材料的属性上讲

管理性的文件材料从属性上来讲，其文件的实体规格与党群行政类档案的实体规格是一样的，和业务类文件材料的实体规格是有所区别的。比如说，业务类文件材料的形式多种多样，高校基建类的业务文件材料通常是图纸，财务类的业务文件材料有报表、账簿和凭证等，高校的成绩单也存在独立的形式，所以业务类文件材料的整理方法和管理类文件材料的整理方法也会有所区别，将两种材料集中到一起，从管理角度讲非常的不方便。而各门类档案的管理性文件材料如果归入党群行政类档案，将会十分的便于管理，因为其文件的实体规格和党群行政类文件是一样的。

（三）从管理性文件材料的利用群体上讲

管理性文件材料的利用群体和业务性文件材料的利用群体是不同的，但是和党群新政类档案的利用群体是一样的。比如，管理性文件和党群行政类档案的利用群体一般都是行政人员，业务类文件材料的利用群体则十分的广泛，教学业务类文件材料的利用群体是学生，科研类业务文件材料的利用群体是科研人员。

根据以上的分析表明，管理性文件材料还是应该归入党群行政类档案，这样做更加有利于管理和使用。

二、党群行政类档案分类应使用“年度—问题—保管期限”进行三级分类

（一）“年度—问题—保管期限”三级分类法

目前，高校的党群行政类档案分类通常使用的是“年度—问题—保管期限”三级分类法，年度分类就是将文件材料按照其形成的年度进行分类，在实际的分类工作中，如果遇到形成年度无法确认的文件材料，就可以将其归档的年度确定为形成的年度，然后在附加项进行备注的说明。问题分类就是将文件材料按照其形成或反映的问题进行分类，在实际的分类工作中，应该按照文件材料的具体内容所反映的问题进行归档文件的分类。保管期限分类就是将文件材料按照其划定的保管期限进行分类，通过实践证明，“年度—问题—保管期限”三级分类法是目前最适合高校党群行政类档案实体分类的分类方法。

（二）“年度—问题—保管期限”三级分类法的优点

“年度—问题—保管期限”三级分类法是按照高校内部文件材料的年度、反映问题以及保管期限进行档案的分类的，“年度—问题—保管期限”三級分类法更加有利于档案的管理和查阅，所以，高校的党群行政类档案的分类更加适合使用“年度—问题—保管期限”三级分类法。

首先来说，“年度—问题—保管期限”三级分类法更加的科学合理，不同年度、不同问题以及不同保管期限的文件分类归档，提高了档案文件的条理性，避免了档案文件材料出现混乱的情况，更加有利于档案文件的后期维护和管理的工作。第二，“年度—问题—保管期限”三级分类法具有客观性的特点，在档案分类工作中降低了人为的主观成分，提高了档案分类工作的规范性。第三，“年度—问题—保管期限”三级分类法更加有利于档案文件的利用，因为人们在查阅档案信息的时候会更加的方便快捷，大大的提升了查阅档案信息的效率，另外，实行三级分类法还可以保持档案文件之间的有机联系，促进档案建设工作的整体进程。

三、结束语

综上所述，完善高校党群行政类档案实体分类的工作是具有重要的意义的，不但能够提高档案建设的质量，还可以有助于日常的档案管理工作，在实际的档案分类工作中，需要结合高校档案分类工作的实际情况来不断的完善党群行政类档案实体分类的工作。

参考文献

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