办公自动化在文书档案中的应用研究

危丹妮

【摘 要】办公自动化作为一种新型的办公方式，集合了网络通信技术、计算机技术和新型办公设备等最新技术发展成果。在文书档案领域，办公自动化已经广泛普及，其给文书档案管理带来的不仅仅是存储方式的变革，更多的是管理手段、管理理念和管理方式上的冲击。

【关键词】办公自动化在；文书档案；应用要点

引言

文书档案管理是档案管理工作中的主要因素，它能有效地表达出管理人员的思想。随着国家不断地发展与进步，文书档案管理也随之不断地发展与完善。办公自动化在文书档案管理的应用中主要是依靠网络办公技术和设备对文书档案的内容进行整理，以此来提高文书档案管理质量。不过办公自动化在文书档案管理的应用中也会出现一系列的问题，因此要加强对文书档案管理的相关技术设备进行完善，加强文件的保密性，提高文书档案管理工作的效率。

1文书档案管理工作中存在的突出问题

1.1对于文书档案管理工作不够重视

一直以来，文书档案管理工作都没有得到足够的重视，有些文书档案管理人员认为档案管理工作可有可无，并不是单位发展过程中的核心工作，因此在工作中出现散漫的状态，不认真对待档案工作的现象也是屡见不鲜。另外，相关单位的领导也存在不重视文书档案管理工作的现象，甚至一些单位都没有配备专门从事文书档案管理工作的人员，而仅仅是一些人兼职，这些人在管理工作中缺乏专业知识，无法进行有效管理。可以说，对于文书档案管理工作不重视是影响档案管理办公自动化应用的重要因素。

1.2档案管理观念陈旧，办公自动化应用程度较低

信息技术的快速发展给许多行业领域带来了全新的发展契机，文书档案管理工作也是如此，目前，文书档案管理自动化已经成为发展的必然趋势，也是文书档案管理工作急需解决的重要问题。但是从当前的文书档案管理工作来看，并不是所有单位都应用了办公自动化，有些单位还一直沿用传统的文书档案管理方式，管理效率较低，并且耗费了大量的人工成本和时间成本，而且在文书档案管理提档升级的过程中也无法适应时代发展的趋势，造成了文书档案管理水平处于相对滞后的状态，影响了文书档案管理的整体工作效率，这是当前文书档案管理过程中面临的又一主要问题。

1.3缺乏完善的文书档案管理办公自动化机制

在文书档案管理工作中，由于管理观念传统，并且对于档案工作的重视程度不够，因此有部分单位尚未制定完善的文书档案管理工作制度，没有科学标准的档案管理工作流程，实际工作中处于较为随意的状态。有些单位即使制定了相关管理制度，但是其中绝大部分都是照搬其他单位的条文，没有结合单位自身的实际特点，缺乏针对性和可操作性，没有实际指导意义，缺乏完善的文书档案管理机制，也没有进行办公自动化的应用。

2提高文书档案管理办公自动化的有效措施

2.1加强对系统自动化外网和内网的合理布局

在办公自动化网络安全保护的过程中，内外网有效隔离是最直接、最有效的手段。内外网隔离的具体措施如下：第一，通过路由器过滤掉被屏蔽的IP地址和服务网址，选择那些可以进入到文档办公自动化网络之中的地址予以放行；第二，引入防火墙隔离防护措施，网络防火墙自带的认证机制能够起到过滤进出网数据、控制进出网络的访问行为、记录防火墙信息活动、检测和预警网络攻击行为的重要作用，这样可以保证文档信息的安全，提升网络文件的保密性，使得档案管理更具时效。

2.2促使档案管理人员实现现代化与专业化的有机结合

档案管理办公自动化的实现需要档案管理人员现代化作为坚实的保障。长期以来，传统档案管理模式的存在已经固化了档案管理人员的工作思维和工作方式，导致他们现代化技术水平普遍偏低，甚至出现技术文盲的现象。这些因素使得一些现代化档案管理设备不能得到充分和完全的利用，文档信息的办公自动化更成为天方夜谭。因此，档案管理人员在科学技术快速发展的时代背景下需要提升自身与时俱进的意识，增强忧患意识，意识到档案管理工作的时代要求，通过自主学习和接受培训的形式来提升对当那管理原则、方法、技术和计算机技术、通讯技术的掌握能力，将档案管理工作和现代化和自动化的办公环境结合在一起。

2.3技术处理电子档案

将办公自动化技术应用到文书档案中，建立电子档案，使得档案数据内容更加准确，实现高效地工作，对电子档案进行技术处理，当前办公自动化技术的应用逐渐深入，档案管理中会出现很多新的资料，实现电子档案管理是极为必要的，这就需要档案管理人员科学地研究文件资源。对电子档案进行技术性的处理，就需要做好接收、处理、储存等工作，保证文档内容的真实性，技术处理后，将电子文档转变为只读文件，不能进行修改，使得文件的原始性得以保证，使得电子文档更加安全、可靠。将电子档案储存在计算机中，能够避免档案信息丢失，对档案信息进行备份，加密处理。防止档案资料丢失或被不法人员盗取。

2.4加强电子档案存储设备及网络的安全性

档案管理单位应该注重对计算机软硬件进行定期的检查、更新、升级以及维修，并科学检测与维护相关设施。在这个方面，可设立监督专员对存档文件进行定期更新与备份，提高身份验证和数字签名等技术的安全性。另外，可对办公自动化系统的內外网进行隔离。一方面，可在内部网络与外部网络设置物理隔离措施，即采用路由器隔离防护措施，对IP地址进行屏蔽，有选择性地允许一些地址访问网络。另一方面，对内外网络采取防火墙隔离防护措施，对进出网络的相关数据进行过滤，并管理相关访问行为，封堵被禁止的业务，并且记录通过防火墙进行活动的信息内容，最后检测网络攻击，并进行告警。

2.5积极进行硬件建设，促使硬件环境的改善

文书档案管理的办公自动化需要互联网、计算机和其他数字化设备的支持，这些硬件设备对办公自动化运行效果有着直接的影响。因此企事业单位需要积极地进行档案管理硬件设备的升级，不断地进行管理硬件环境的改善，为工作人员学习现代化信息技术和应用相关软硬件设施进行档案管理提供良好的内部环境，最终实现档案管理技术和管理设备的电子化，在整体上提升档案管理水平。

2.6健全文书档案管理的制度

当前社会不断发展，文书档案管理工作也呈现出新的特点，要结合文书档案管理的实际情况，不断提高文书档案管理的效率和质量，健全文书档案管理的制度，使得文书档案管理工作有科学的制度作保障，实现文书档案的规范化、标准化管理。由于受到传统管理理念以及模式的影响，当前的一些文书档案管理还是分部门管理，不利于文书档案的整体效果实现，而且部门间缺乏交流合作，文书档案管理的专业化、统一化也会受到一定的影响，因此必须进一步完善文书档案管理制度，实现文书档案的统一管理，使得文书档案管理满足现代化的发展需要。

结束语

综上所述，文书档案在企业中是必不可少核对资源，所以企业中做好管理文书档案非常重要，可以进行参考以及利用。由于可以作为历史凭证，给工作提供参考，对此为了确保资料更为完整更为真实，就需要加强管理工作。可以在管理中，积极地运用自动化办公技术，不仅提升了工作效率，而且整个服务更为周到，实现了安全传输资料的目的。

参考文献：

[1]胡艳玲.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].江西电力，2013（10）.

[2]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011（2）.

[3]路艳.浅析应用办公自动化进行文书档案管理[J].新经济，2013（12）.

（作者单位：广西壮族自治区亚热带作物研究所）