保密视角下的档案管理

刘卿

【摘 要】档案含有大量的科技资源和知识信息等内容，做好保密工作至关重要。文章阐述了做好档案保密工作的重要性，就档案保密工作作出初步探索。

【关键词】档案；保密；措施

档案含有大量的信息资源，涉及到关联人和单位重要的机密，因此，应该充分认识档案保密工作的重要性，与时俱进，积极探索加强档案保密工作的有效措施。

1档案保密的重要性

1.1基础性工作 档案中包含着很多重要的资料，甚至有的会涉及到国防军工、一些国家机密，如科研成果、经济数据、背景资料等，这些档案不仅记载着单位的整个发展过程，而且还能够为单位今后的发展指引方向，因此，一旦泄露出去，必将会给单位造成无法挽回的巨大损失，甚至可能会危及国家的安全和利益。所以，各单位必须提高对档案保密工作的重视程度，将其看做一项基础性工作来做，切实保证工作质量与效率。

1.2营造公平、公正的竞争环境

档案真实、客观地记载了单位发展过程中各项活动的具体情况，是了解背景资料的客观凭证。如果档案泄露出去，可能给别有用心之人可乘之机，去篡改信息、资料，从而使这种最直接、最客观的记载资料失去了真实性，这样就会给个人或单位造成无法预计的后果，不利用公平、公正竞争环境的营造。

1.3维护档案安全的重要途径和保证

档案安全是档案管理工作的重中之重，加强档案保密工作是维护档案安全的重要途径和保证。如果档案保密工作存在疏忽，会给档案的安全带来严重威胁。所以说，只有做好档案保密工作，才能维护档案安全，才能为提高档案的安全性奠定坚实的基础。

2档案保密工作的有效措施

2.1提高保密意识

做好档案保密工作的第一步便是需要提高档案涉密人员的保密意识。单位应积极组织档案涉密人员学习档案保密知识，使其充分认识到档案保密工作的重要性，并且在日常工作中能够牢固树立档案保密意识和责任意识，切实负起保密责任，严格执行各项档案保密规章制度，坚决杜绝档案失泄密事件。此外，档案保密人员还应参加保密培训讲座，由保密部门定期聘请上级部门进行保密教育，通过组织保密人员进行保密知识考试、有奖知识问答等活动，提高其参与档案保密工作的积极性。另外，还可以组织他们观看一些案例警示的视频等，让他们真正地意识到档案泄漏的严重危害，从而提高对档案保密共组的重视程度。另外，单位还可以请相关方面的专家来对档案保密的一些法律知识以及先进的档案保密手段进行讲解，以便档案管理人员能够进一步掌握保密知识和防护技能，提高档案保密管理水平，真正按照国家《保密法》和各项规章制度严格要求，保证工作中无失职现象发生。

2.2健全保密制度和措施

单位要想处理好档案保密和利用两者之间的关系，还需建立一套完善的制度并配置以切实有效的措施来作为支撑。首先，单位档案信息中心应当建立其档案阅览制度、外借制度、复印制度、失泄密事件报告制度、文书及科技档案管理制度等，根据实际情况，对不同层次的档案资料确定不同的利用范围及其相关的审批手续，做到档案利用工作有章可循。相关部门还需要按照每个查阅人员的实际状况，确定相应的查阅方式。针对不同的档案管理人员要制定不同的权限，每一位档案管理人员在操作档案时都要有详细记录。与此同时，单位还应当按照中央相关法律法规，对收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，制定相关工作措施。为保证各项制度和各项措施的落实，应当建立由主要领导同志任组长的保密工作委员会，定期监督各项保密工作。

2.3加强纸质与电子档案的保密

随着时代的发展，电子档案的数量越来越多，因此，在日常的档案保密工作中，管理人员应当把握好纸质档案与电子档案之间的管理，采取恰当的保密措施。首先，纸质档案作为传统档案，是做好档案保密与利用工作的基础部分，这个基础必须夯实。作为档案工作者，必须增强自身责任意识，对所保管的档案务必做到不损坏、不丢失、不散乱、不泄密，从而为用档案信息资源的开发利用作出贡献。同时，随着科学技术的发展，电子档案使用范围越来越广，已与纸质档案并驾齐驱。做好电子档案的保密和开发利用工作，应对高科技的挑战，已是当务之急。因此，各单位应当提高档案工作者科学技术水平，特别是计算机网络保密知识，使其能够利用先进的技术与工具来维护档案资料的安全。与此同时，还应当积极构建档案信息系统主体及其与外界关联行为的约束机制。凡涉密档案一定要与互联网实行物理隔离，确保涉密信息不上网。具体的可以做到：凡是存储和处理涉密档案的计算机不联网；已备案的涉密计算机实行专人专机专用；内网上的各类信息资料不转载到外网或其他公共网，也不在涉密与非涉密计算机之间互用；涉密移动盘不上联网计算机，存储有涉密数据的绘图仪、打印机、扫描仪等办公设备进行专门管理等等。

加强档案保密工作具有重要的战略意义，有利于为人才提供公平竞争的环境，维护档案安全的基本保障。为此，各级档案管理部门要顺应档案管理的网络化和智能化的发展趋势，敢于接受档案保密工作面临的各种新挑战，积极转变观念、完善相关制度，不断创新档案保密工作，从而使档案保密工作能够提到一个更高水平。

参考文献：

[1]赖小华.如何做好档案保密工作[J].城建档案，2017，（07）：95-96.

[2]马静.浅谈如何做好档案保密工作[J].赤子（上中旬），2017，（01）：175.

[3]张颖.信息时代档案保密工作的路径解析[J].办公室業务，2016，（14）：89.

（作者单位：山东省单县发展和改革局）