学校档案管理中信息技术的应用分析

张晶

摘要：在我国大力发展信息化技术的背景下，学校档案管理实现信息化也逐渐成为社会发展大趋势，同时也是学校发展档案管理的必然要求。学校在档案管理方面应用信息化技术，一方面可以提升服务质量，使监督工作更加有效，也能有效减低档案管理所受到的人为干扰。本文主要介绍学校传统档案管理中存在的不足之处，分析在学校档案管理中应用信息化技术的主要特征，并探究学校档案管理中应用信息技术的具体措施。

关键词：学校；档案管理；信息技术

在科学技术发展中，社會中的各项工作都开始迈向信息化发展，而学校在管理档案方面也积极应用信息化技术。如今，计算机在慢慢代替人工方式的档案管理，档案管理不再需要进行繁琐而大量的重复性工作，大大解放了档案管理的劳动力，同时档案管理也更加明了化和简洁化，学校档案的质量也可以得到保证。所以，要在学校的档案管理中积极应用信息化技术，将学校档案的作用充分发挥出来，推动学校的良好发展。

1.学校传统档案管理的不足

在教育单位中学校的档案管理系统是一个重要组成，其内容对学校管理人员和决策人员都极为重要。因此，学校的档案管理系统要方便用户查询，并及时提供给用户所需信息[1]。学校管理档案的传统方式是人工管理以纸质文件形式保存的档案，存在一些不足之处。（1）工作效率比较低。以人工方式来管理学校的文件档案，因信息量较大，检索档案比较麻烦，对档案管理效率造成严重影响。（2）保密性比较差。人工方式对文件档案进行管理时，会有较多主题接触到档案，严重威胁到档案保密性。（3）查找、维护和更新档案有一定的难度。管理档案的传统模式中，一旦长时间积累档案，就会有大量数据需要整理，增加了查找、维护和更新档案的难度。

2.信息技术管理学校档案的特点

在科学技术发展迅猛的当下，信息化技术在各个行业都得到广泛应用，全世界都朝信息化方向发展。计算机普及大大促进了经济与社会的发展，而各种高科技正在对社会生活和工作的各个方面产生重要影响。在普及自动化办公的背景下，学校档案管理更多应用网络技术达到现代化管理。对于学校管理档案传统方式中的不足，需要积极构建应用信息技术的档案管理方式，达到档案管理的自动化与信息化。在学校档案管理中应用信息技术的特征是：（1）应用信息技术的现代化档案管理系统方便查阅档案信息，有较大的存储量，且处理速度比较快。管理档案的现代化系统可以使用处理电脑文字的软件，通过图像、表格的灵活应用将档案分成不同类别，并构建管理学校档案的系统，方便对档案进行阅读、查询、交流、修改与重复应用[2]。（2）应用信息技术的现代化管理学校档案的工作要由高素质、高技能的专职人员来担任。学校管理档案的工作人员需要对档案工作抱有热忱之心，了解学校档案的主要内容，从而将管理学校档案的工作做好。（3）人力资源得到节省。不同于学校管理档案的传统方式，信息化档案管理只要两三名具有专业水平，且较高综合素质的工作人员就能完成管理工作，人力资源能够得到节省，学校管理档案的成本得到降低。（4）工作效率比较高。应用信息技术对学校的档案信息加以整合，在必要时可以很方便地进行查阅和调用，短时间就可以查阅到需要的信息，档案使用率和调阅档案工作的工作效率都得到提升。

如今学校管理档案人员的普遍情况是知识结构不够合理、知识出现老化等问题。二十一世纪属于信息化时代，必须紧跟社会发展，及时将学校档案管理发展中出现的不足解决掉，重视提升档案管理队伍管理水平的整体提升，对档案管理人员的知识结构与专业结构进行调整。如今，学校档案管理的一个必要工作就是提升档案管理人员的整体水平，以满足档案事业的发展。

应用信息技术的现代档案管理是一个新生事物，依然存在一些需要改进的地方。其一，在档案管理中应用信息技术，会出现很多电子文件，而大部分档案载体是磁介材料、其他载体等，记录信息的方式从传统的图形或文字变为机器才可以识别出的数码，出现了新型化的档案载体，而归档与保管新型化的档案载体成为一个新问题。其二，我国如今还未出台归档电子文件、管理电子档案的有关规范和标准，法律上面也未给出明确的规定。其三，电子文件具有完整性、真实性、拷贝性、易修改性等特点，且归档管理和档案信息的载体具有原始性，档案管理学的理论基础需要加深研究并指导学校的档案管理工作。

3.学校档案管理应用信息化技术的措施

学校为了更好地适应时代发展，必须尽快构建应用信息技术的现代化档案管理体系，实现档案管理的信息化，充分发挥档案管理的价值，推动学校在新时期的发展。

3.1档案信息收录和管理更加规范化和标准化

如今，应用信息技术管理学校档案存在规范化与标准化不足，应用软件使用较多且比较混乱等情况，对档案管理系统的有效应用产生不良影响[3]。信息化的档案管理要将学校管理档案信息的工作变成可持续化、整体化的自动过程。优先整理保存和归档比较重要的纸质化档案，之后在网上全面拟定、检查、核对和传阅档案，形成最终归档，以确保收录的档案信息完整。要建立完善、全面的校园信息化网络，借助校内网络把学校各个部门整理好的标准化、规范化档案信息传送到学校专门收录和管理档案的部门，以提升收录与整理档案信息的质量与效率。

3.2有关人员要加强认识信息技术

学校档案管理的领导和有关部门的工作人员必须深入认识到信息技术在档案管理中应用的重要价值，这是将信息技术应用到学校档案管理的必要步骤。在一所学校诞生之后，学校档案就开始全面记录学校在各个阶段的发展信息，在学校的一些重要工作中发挥了较大的作用，比如教务活动的完善、科学研究和教学改革等。所以，有关人员要加强认识学校档案管理的信息化，推进学校档案管理的信息化进程。具体来说，就是结合学校档案管理中对信息化技术的应用与校内管理日程、日常会议，学校在年度考核中应该纳入高效、高质的档案管理，并将档案管理的信息化当做档案管理者的责任。

3.3校内的办公系统实现自动化和信息化

学校管理档案的工作不但属于档案管理部门正常的工作范围，校内其他部门在档案信息的提供上也担负一定的责任[4]。校内的办公系统实现自动化和信息化，可以大大提升各个部门信息记录的完整性。具体来说就是各个部门把档案传送到校园网中，而专门管理档案的部门进行收录与整理，这样档案信息的收录就会更加全面，与此同时，校内各个部门间交流信息的效率也得到提升，学校办公整体效率大大提高，改变各个部门以往各自为政只关注部门内部的工作方式。此外，信息化档案在包括有纸质档案文字信息的同时，也包含有图片、影像和声音等多媒体的数据信息。借助校园网可以通过多样化方式来展示校内的档案信息，真正达到档案管理的信息化服务。

3.4加强建设学校的档案数据库和办公自动化

当前时期，从总体上来说档案信息的自动化系统已经从文件处理逐渐过渡到了信息化管理阶段，为实现这一目标的关键步骤就是建设数据库。数据库是借助先进化信息技术科学化管理和方便应用资料的系统、为了实现学校档案管理的信息化，必须建设档案数据库。

另外，需要加强建设自动化办公设备，以提升管理档案的质量和效率。在信息化时代，档案管理实现信息化的主要标志就是应用微机和网络化管理。借助微机管理文书档案的主要优点是：其一，立卷方式是将“件”作为单位，方便文书档案进行接收、立卷和鉴定，方便将没有保存意义的文件及时剔除出去。比如在将某份文件剔除时，就不用进行拆卷这样的麻烦工作。此外，借助计算机对档案管理进行辅助，在保管档案的期限内加以调整，借助计算机调整和删改检索工具，工作时效性能得到大大提升。其二，微机管理一方面能及时对遗漏的文件进行增缺补漏，另一方面能确保文件原貌。此外，利用信息化技术来管理档案资料，比较方便检索，且有较高的准确率，能对档案目录进行随时修改，从而将遗漏问题及时解决掉，达到有效管理文书档案的目的，实现服务质量的提升。其三，微机管理能提高文档保密性。微机管理可以将档案资料修改成单份的文件加以利用，而使用者就不会接触到与其需要没有关系的文件，达到文档的保密要求。

3.5加强培训信息技术

学校管理档案的实践活动中，为提升档案管理者的创新意识与参与意识，需要对档案管理者的计算机能力、创新能力和思维能力加以培养，档案管理者在掌握一些信息技术之后，就可以自由选择青睐的信息化技术来管理档案，从而更加积极地投入到学校档案管理的工作中。在培训中，可以采取多样化的工作模式，比如体验式、创作式、互动式和研讨式等，能够达到较好的培养效果[5]。不过，在管理学校档案的现代化工作方式中，很难找到具有普适性的最佳档案和万能方案。在管理学校档案的时候，需要优化组合教学方法，并在实践中综合应用。

尽管学校的档案管理比較重视探究性学习，重视学习新方式与新技术，并理解重要概念，从而借助管理档案的实践过程，让档案管理者加深对信息化技术的理解和应用。在培训学校档案管理工作人员的时候，一方面要重视理论教学，提高档案管理者的信息技术知识储备，从而加强对信息技术的掌握，以实现高效管理目标；另一方面也要重视实践教学，使档案管理者的视野得到拓展，实践过程中升华档案管理者的情感与认知，体验过程中培养搜集信息的能力与创新能力，通过交流提升合作能力。

3.6在学校档案的基础管理中应用计算机技术

学校管理档案的任务繁重，学生流动性较大，所以档案管理要经常更新、细化和分类，而人工方式的工作效率比较低，所以，可以借助计算机进行档案检索的编制工作。在对档案进行整编时，可以通过著录项目建立档案机对目录数据库进行读取，之后，借助已有数据自动化分类目录并编制专题，从而依据不同要求对档案进行分类管理。针对校内本身存在的纸质管理文件，可以依据信息管理要求将信息录入到信息化系统中。通过采取这种方式，确保数据可靠性并提高归档准确性。

另外，借助计算机来检索档案。计算机检索的特点是针对性和高效性，在登记与统计大量数据中能依照所输人名、时间或专业方向等检索档案库。利用关键词不但能检索到使用者所需的档案原件，也能对系统、数据是否足够准确进行检查。

4.结语

学校档案管理为了更加方便利用档案数据，减轻档案管理者的工作量，并提高档案管理的质量，要积极应用信息化技术。为此，档案信息收录和管理要更加规范化和标准化，校内的办公系统实现自动化和信息化，加强培训信息技术，提高信息技术在学校档案管理中的应用。

参考文献：

[1]彭艳.学校档案管理中信息技术的有效性分析[J].人力资源管理，2014（7）：281-281.

[2]于霞.刍议学校档案管理中信息技术的应用[J].新校园旬刊，2014（8）：233-233.

[3]郑玉环.浅析信息技术在学校档案管理中的应用[J].中国信息技术教育，2014（6）：84-85.

[4]杨东燕.信息技术在学校档案管理中的应用[J].人力资源管理，2016（7）：304-305.

[5]韩玲.信息技术在学校档案管理中的有效应用研究[J].商，2015（19）：74-74.