大数据时代背景下电子档案与纸质档案共同管理路径研究

摘 要：在大数据时代背景下，档案管理工作由传统纸质档案快速向电子档案的方向发展。然而电子档案相对纸质档案，虽然具有较高的集成性、融载性优势，但其安全性、真实性、原始性以及客观性难以保证。因此，实现电子档案和纸质档案的联合作用，是未来档案管理工作发展的必然趋势。本文首先对大数据时代基本概念进行阐述，分析大数据技术对于档案管理工作的必要性，以及纸质载体对于档案管理工作的必要性，进而提出二者共同管理的有效路径，以期为我国档案管理事业提供有利参考。

关键词：大数据时代；电子档案；纸质档案；共同管理

引言

在现代互联网信息技术飞速发展的促使下大数据时代来临，其影响力也在不断扩大。美国麻省理工大学计算机领域著名教授詹姆斯威尔认为，大数据普遍用于形容某一组织创造出的还想半结构化或者非结构化数据，该类数据在被下传至数据库用来分析，此过程将产生大量的金钱和时间。大数据时代所衍生出的大数据分析，由于大型数据分析需要几十台甚至上千台电脑进行分工合作，因此大数据时常与云计算技术关联。大数据技术的价值不仅局限于可以使应用人员掌握大量的数据类资源，更在于大数据技术可以对这些极具价值的数据展开有效且专业的分析处理。从宏观的角度审视大数据技术，那么可以将大数据比作为一种产业，该产业的效益性，在于提升数据的处理能力，通过不同的处理方式，进而实现数据的全方位价值提升。

一、大数据时代增强电子档案管理和纸质档案管理共同发展的必要性

（一）大数据技术对于档案管理工作的必要性分析

档案在现代人的日常生活中占据重要位置，关乎个人、组织、企业乃至政府机关、国家的重要信息，档案管理工作的发展关乎档案资源的全面开发和有效利用。现阶段，世界正处于信息爆炸性传播、发展的时代，在以人为单位的媒体环境下，大数据为我国档案管理人员工作提供了相当丰富的数据性资源，数字化档案融载量相对纸质档案更加庞大，是突破传统纸质档案服务功能和范围的重要途径，是打破传统档案管理所馆藏限制的重要工具。随档案记载内容需求的不断提升，社会中的文字、图像、声音等均被列入档案统计范围，传统纸质档案难以实现上述内容的有效记录。然而，由于大数据时代的到来，将各种图片、声音、视频转变为数据资源，完美的实现了多种格式内容的记录。由此可见，利用大数据信息技术的档案管理是未来相关工作发展的必然趋势。

（二）纸质载体对于档案管理工作的必要性分析

一方面，纸质档案相对电子档案具有原始性特点，是与其他类型档案区别的关键。确保档案的原始性是档案管理工作的重点，纸质档案以其难以修改的特点完美的符合了这一需求。例如，以纸为载体的档案当中，大部分为原始文稿或底稿，是经过相关人员审批修改后生成文稿的最初形态，其符号和文字记载了相关人员审批查阅时的具体情景，可以充分体现出文件产生时当事人的意图。因此，纸质档案具有真实且唯一的特性，相对于大数据时代背景下的电子档案更加珍贵。此外，在纸质档案完成制作后，原文件中的内容已经成型，原始特征不可随意进行修改，这种真实性特点是电子档案较易修改所不能比拟的。

另一方面，档案资料具有凭证作用的關键在于，档案产生特点和其本身特点的共同作用。纸质档案是将工作内容直接性的转化为文字，其形成的自然特点，决定了纸质档案对历史记录所保持的真实性与客观性。纸质档案可以完好保存相关涉事人员的笔迹，其个性化的签名、签字等可以完美的体现于纸质档案中，这也正式其难以伪造的关键因素。

二、大数据时代背景下电子档案与纸质档案共同管理路径

（一）实现大数据时代的智能化档案管理

在档案管理工作为用户服务的过程中，用户的实际需求，不仅具有因人而异的多样化特点，还呈现出零散化、碎片化的特点，只有精准了解和掌握用户需求，才能为其提供相应的档案服务，实现档案管理工作的价值体现。在大数据时代背景下，数据的深层探析挖掘技术可以完成用户类别的准确划分，是将个性化服务提供给用户的有效方式。随人类生产力的提高，数字化、信息化以及云计算等现代信息技术已和现代人生活生产等方面充分结合，智能化的概念也在不断向现代人的思想中渗透。因此，档案管理作为各种资料资源的收集管理工作，应充分利用大数据分析处理功能，并将电子档案与纸质档案互相配合，为用户提供真实、客观、准确的档案资源。

（二）加强大数据背景下档案管理人员培训力度

传统档案管理方式不仅在劳动方面具有强度大的缺陷，同时具有科技含量低，不易保存等特点。但是，相对于电子档案纸质档案又具有真实性高、反映事物清晰的优势。因此，在大数据时代背景下，应展开针对档案管理人员关于电子档案和纸质档案结合使用的培训力度。大数据时代社会各个领域不断向信息化发展，并将在未来完全实现实体向虚拟的转化。因此，纸质档案极有可能在未来消失，这对相关档案管理人员提出了更高的要求。一方面，为实现电子档案和纸质档案的共同发展，相关档案管理部门应大力引进计算机网络电子设备，以此类设备为基础，对档案管理人员定期进行技术培训，使其掌握计算机、互联网等现代信息化产物的基本应用技能。进而，将信息技术良好发挥于实际档案管理工作中，实现信息化档案管理模式。另一方面，在主力依靠大数据技术强大信息处理能力的前提下，应加强档案管理人员对纸质档案的重视度，使其充分了解纸质档案相对于电子档案的多方面优势。为加强管理人员对纸质档案的应用能力，可定期开展纸质档案查找竞赛，进而提高工作人员找档案、用档案的能力。

（三）以纸质档案为根本，构建电子档案数据库

构建档案管理数据资源中心，利用对档案信息的传输、接受和储存功能实现档案管理系统的多方面文件共享。在实际档案管理的过程中，数据资源库的管理使传统纸质文件向电子文件转化，档案管理人员可以将档案以数据的形式储存与计算机或者互联网云盘中。但大数据时代背景下的数字化档案管理，存在风险性较高。现阶段部分不法分子通过极为高超的技术，对电子档案进行窃取和修改。因此，建立档案数据资源库的过程中，必须以纸质档案为原始资料，将每一份电子档案进行纸质备份，有效防止网络安全问题带来的隐患。此外，应在档案管理部门的电脑中加装防火墙、杀毒软件等设备，提升电子档案的安全性和真实性。

结语

综上所述，一方面，电子档案是集图片、声音、视频于一体的现代化技术集合体，是档案管理工作与现代信息技术充分结合的产物。另一方面，纸质档案具有真实性、客观性、原始性较高的特点，是档案管理工作必不可少的资料记录方式。在大数据时代，电子档案与纸质档案管理方式相互作用、相互重读的背景下，管理人员应充分发挥两种档案的不同优势，并将优势合理应用于实际工作中，为我国社会主义现代化档案管理工作起到良好支撑作用。

参考文献：

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作者简介：

第一作者：孟玉冕（1979年6月—），女，汉族，山东枣庄人，山东省教育学院大学本科，平邑中联水泥有限公司人力主管、助理馆员，研究方向：企业档案科学化管理、人事档案管理改革。

（作者单位：平邑中联水泥有限公司）