创新新时期电子档案利用路径探究

杨蕊池

摘要：随着我国改革开放的步伐不断加大，经济发展日新月异以及科学文化的愈加繁荣，档案工作也随之发生了很大的变化。电子档案的出现，让档案开放利用的历史诉求以及寻找档案利用的新设想有了技术上实现的可能性。

关键词：电子档案;利用工作;开展;创新

随着我国改革开放的步伐不断加大，经济发展日新月异以及科学文化的愈加繁荣，档案工作也随之发生了很大的变化。尤其是电子档案的出现，让档案开放利用的历史诉求以及寻找档案利用的新设想有了技术上实现的可能性。这在今天我们已经进入到互联网的信息化时代，为档案的开放利用打下了一个有被社会广泛接受的坚实的思想基础。

一、电子档案管理的重要意义

（一）有利于满足多样化需求

在社会不断发展的情况下，使用者对档案的多样性的要求也越来越高，既需要看原始的文字资料，还需要看原始图像、视频等相关资料，传统模式显然不能实现这一要求。正是电子档案对信息保存具有较高的多样性，因而能实现使用者各种需求，很好地解决这一问题。

（二）有利于节省人力物力

传统档案管理模式中，因为档案工作是一项较为特殊的工作，尤其是不易保存的档案资料，必须由足够的人力和物力才能保证其完整性，同时也存在被损坏的可能性。伴随着计算机及网络的兴起，这些问题得以妥善解决，一方面有了方便管理和整理档案的助手，另一方面能有效获取信息，减少了立卷归档、查找检索的障碍，工作人员得到解放，工作效率和检索效率提高，归档质量不断提升，大大节省了人财物。

（三）有利于提高服务质量

实物资料的信息化是电子档案的最大特点，在计算机存储介质中，巨大原始档案能得以保存，并经过互联网传播，方便用户在面对海量信息时，准确快速地筛选出自己所需的资料。

二、电子档案的优势

（一）丰富了档案利用途径

电子档案的出现，使档案的利用更加快速、便捷。电子档案利用的首要途径为拷贝，这个与纸质档案的利用类似，但强调拷贝载体提供给利用者时，必须把文件转换为标准文档存储格式。其次是通过通信传输，即利用网络传输电子档案，将档案资料提供给固定的查档单位，档案的通信传输便于实现档案资源的远距离共享和交流。三是系统内设置权限直接利用。利用者登陆档案管理系统平台，通过提前获取的用户名和密码，在平台上实现直接查询。用户直接查询能实现多人对同一电子档案的共享。

（二）提高档案管理的效率

电子档案管理是通过计算机的应用来实现的，电子档案管理系统的建立能帮助人们快速完成立卷、归档、检索、利用等环节，减轻档案工作者的劳动强度，提高其管理效率。

（三）减少了档案的人为损毁

传统的纸质档案要靠人工操作进行归档和储存，存在损毁的风险，容易造成档案的缺失。而电子档案通过计算机整理完成，避免了人工操作的失误，使档案能保存得更加完整、持久。

（四）确保机密档案的安全

纸质档案通过人工完成一整套的环节，容易造成机密档案的泄露，而电子档案通过计算机操作，按照设定的保密程序运行，可以更好地確保机密档案的安全性。

三、电子档案利用的方法和路径

（一）借助新技术开创信息利用新局面

综上我们不难看到，因为电子文件的出现、电子政务的发展、网格新技术的推动，档案利用得到了空前的技术支持，从而使档案利用的学术讨论进入了实际运作的重要历史时期。当前，我们要特别关注档案信息资源利用的新亮点，用科学发展观指导档案信息的开发利用，指导档案公共服务体系的创新。例如，建立档案目录中心，将本地区、本系统保存的档案资料，

通过实体分散、目录集中的方法汇集起来，实现档案资源的共享;改变单纯依靠档案部门进行档案信息开发的做法，走联合开发之路，有重点地开发档案信息资源;此外，还可以进一步改革诚信档案、人事档案、“三农档案”和土地房产档案的利用方式，等等。只要我们把档案工作的一切着眼点放在利用上，就一定能不断找到新的利用途径，开创档案信息利用工作方面新的未来。

（二）充分发挥现代计算机技术的支撑作用

对于档案利用理论上的研讨和探索已进行了若干年，然而效果始终不明显，究其根本原因就是缺乏相应的技术手段。事实证明，技术与理论的创新同样是十分重要的，两者缺一不可。因而，随着电子档案的问世，这一难题开始得到化解。由于电子计算机的普及，我们现行的工作中出现了大量的电子文件，这些文件存入档案就成了电子档案。因为电子文件是由一连串数据组成的计算机语言，其形成和利用均依赖于电子环境与技术的支持，所以它具有互动、易改、不可直读等特性，使其与纸质文件有着根本的区别和不同。同时，纸质文件中的文字、图表与照片通过扫描仪也可以转换为电子文件。

（三）利用现代互联网实现资源共享

如今，随着我国电子政务建设的高速发展，“信息孤岛”已显现出它本身的缺陷。例如，国家政府机构中有多少个职能部门就有可能拥有多少个信息系统，每个信息系统又都有自己的数据库、自己的应用软件，各自为政、互不联通，政府大小各部门之间最终形成了一个个“信息孤岛”，隔断了部门之间业务上的内在联系，致使丰富的信息资源难以得到共享，同时把无法满足广大公众日益丰富、日益多元化的利用需求。在网络环境下产生“信息孤岛”的原因是十分复杂的，似乎一时难以解决，但现在看来，我们可以寄希望于网格新技术。网格有别于网络，究其原理是利用互联网把分散在不同地理位置的电脑组成一个虚拟的超级计算机，其中每一台参与计算机电脑就是一个节点。

（四）实现计算机技术与图书情报档案一体化

随着计算机技术的广泛应用，图书、情报、档案三者的界限日益缩小，因为对于计算机来说，本质上图书、情报、档案都是一种信息，都可以用计算机语言进引存储、检索和利用。所以，从某种意义上来说，是计算机技术促进了图书、情报、档案的一体化。我们应当清醒地看到，在新形势下，由于先进技术手段的采用和客观的社会需求，图书、情报、档案的管理工作及其信息的提供利用都面临着严重的挑战。无论我们是否愿意，随着计算机技术的进一步发展，图书、情报、档案的一体化必将不可避免地向我们走来。此外，在计算机技术不断提高和更加广泛应用的今天，加上现代科学技术的发展使某些科学研究已从单学科研究转向多学科研究，因而，科研人员不仅需要及时掌握本学科的技术动向，同时也需要了解相关学科的最新成果。

结语

现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作的需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

参考文献：

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[3] 王伟.电子信息档案在事业单位中的应用风险与控制[J].才智，2019（14）：214.

（作者单位：吉林省白河林业局）