实现档案管理现代化提高档案服务水平

杨晓杰

摘要：促使档案管理工作实现信息化与最优化的目标就是档案管理现代化的实质。管理思想手段现代化、管理方法、管理人员以及社会环境现代化等都在档案管理现代化的涵盖范围之内，也就是说在实际针对档案管理档案进行管理工作的过程当中我们必须充分考虑上述因素。在档案管理实现现代化目标的基础之上其服务功能可得到最大限度的发挥，同时这也是提升其服务水平的重要手段。本文主要针对档案管理工作现代化以及档案服务水平的提升进行探究，这可帮助档案管理工作实现进一步发展总目标。

关键词：档案管理；现代化；档案服务水平

在信息技术不断发展与应用的过程当中档案载体、记录方法、管理方法等都发生一定程度的变化，这对档案管理工作提出全新的要求与挑战，现阶段档案管理部门面对的主要工作就是如何借助必要的手段促使档案管理工作实现信息化以及最优化的目标。规范化、科学化、法制化以及高效化是档案管理工作未来发展的主要趋势与方向。为在真正意义上促使档案管理工作现代化服务水平得以提升我们必须提高对该项工作的重视程度，并借助必要的措施与手段对其进行不断完善与优化。

一、更新观念，强化档案管理思想的现代化

改变传统观念是信息时代做好档案管理工作的基础与前提，主要是在树立现代化意识的基础之上将科学精神作为主要依据促，使档案工作实现向现代化方向迈进。综合性较强是档案管理工作的明显特征，从本质上来说该项工作是一项社会科学，其自身理论以及发展规律都带有一定的特殊性。

档案管理人员在工作过程当中必须针对自身的观念进行不断更新，并在充分认识档案管理工作重要性的基础之上促使其作用与价值得到最大限度的发挥。在管理过程中我们也要不断树立质量以及创新意识，尤其是在实际操作过程中对质严格抓好质量管理工作与各个环节。促使其职能从管理型逐步转变为服务型，并将服务观点作为主要依据帮助服务工作得到不断的改进。

二、组织机构的现代化

档案管理可作为主要工具促使其机构管理功能得到发挥，并完成一系列的管理目标。在衡量档案管理机构是否合理的过程当中我们可将机构发挥作为主要依据，人力、物力、财力的最优化是档案组织机构实现高效化的重要基础，人员以及财务流通过程必须实现对畅通性的保障，并在建立健全信息系统的基础之上及时准确传递各类信息。

三、加大资金投入，充分利用现代化管理设备及技术，实现管理手段现代化

随着档案管理现代化的不断深入和发展，各级档案部门要在档案管理软件和硬件建设上舍得下本钱，充分使用现代化的管理手段进行档案收集、整理、保存和利用，不断提高档案管理工作的科学化、自动化水平。

广泛采用电脑、光盘、缩微照相等手段辅助管理和开发，逐步实现文件形成电子化、文件传递网络化、文件储存数字化、文件管理动态化的管理方式，提高档案信息收集、开发、传递的速度和质量。利用计算机管理软件，解决档案卷内目录，案卷目录和全引目录的自动检索问题。随着电子档案数量的增多，要加强档案信息数据库的建设和完善，建立一个开放、多元、多角度的档案服务网络，以实现资源共享，满足用户的不同需求。

档案人员可以通过网络进行信息采集与核对。各单位可随时将本单位形成的重要电子文件通过网络发送到档案部门，或直接将数据信息向档案部门数据库录入。档案部门也可以定期到各单位、各部门的专门文件夹中采集归档资料，工作起来既方便又省力。

档案管理现代化的体现，主要是运用现代化的管理方法进行管理。俗话说：“没有规矩，不成方圆”，具体到档案工作也是如此，建立健全规章制度，是档案管理方法现代化的一个重要部分。

四、管理人员的现代化

在档案管理现代化进程中，档案人员的素质格外重要。档案人员的素质状况，决定着服务水平和档案利用者的满意程度，影响着质量和效率。档案工作人员要积极主动地服务于社会各项工作的需要，努力提高档案专业水平，适应档案现代化管理的需要，调整优化自身知识结构，培养完善的现代化知识结构体系。

计算机技术、网络技术在档案工作中的应用，要求档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识，而且要加强外语以及计算机为代表的现代化设备综合应用能力的学习，掌握档案管理现代化技术。

如计算机操作，数据录入，网络管理等基本技能，不仅要有档案管理的意识，而且更要具备开发档案信息资源，使档案转化为社会物质和精神财富，服务于现代化建设的能力。因此，要提高档案工作人员的素质，实现档案管理工作的计算机化、网络化，必须加快掌握现代化信息技术人才的培养。

五、现代化档案管理者应具备的基本素质

1.坚定的政治素质

档案人员必须有明确的政治信念和政治方向，要热爱祖国，热爱社会主义，坚持四项基本原则。立場坚定，旗帜鲜明，必须有为档案事业忠诚献身的精神，有强烈的事业心和责任感。甘愿将个人的毕生精力献给档案事业。

2.优良的思想品质

要干一行爱一行，能全身心地投入到本职工作中。能忠于职守，严守秘密，无私无畏地维护党和国家的历史真实。

3.扎实的工作作风

工作中要做到积极主动，热情周到，把能为利用者解决问题看成是工作中的最大乐趣。

4.广博的科学知识

作为一个称职的档案人员，既要学习本专业知识，又要学习有关的科学文化知识，有较为广泛的知识涉猎和较高的文化水平。

5.过硬的技术本领

面对知识经济的挑战，档案人员必须很好地学习掌握档案业务知识，不断提高业务能力和技术水平，成为业务精通的行家里手。、

其实，“前端控制”并非电子文件时代的产物，在纸质档案环境中就已经出现了。如，“纸质文件的规格标准”就是在文件未产生之前去控制文件载体的大小规格。而在电子文件环境中采用“前端控制”，对电子文件的管理具有至关重要的指导意义和新的内涵。

从系统论的观点出发，对电子文件的管理进行统筹规划，使之在运行中高度有序化、规范化，是电子文件管理的最佳途径。这一网络时代的“前瞻策略”使得系统设计阶段成为电子文件整个生命周期的三个阶段中（系统设计、电子文件形成、电子文件保存）最为重要的环节。在这一环节中，文件工作和档案工作的要求一同被嵌入到系统软件中去。

今后只要电子文件一形成，电子文件的保管、归档、保护、检索等一系列工作自动完成。整个电子文件的周期自始自终处于高度有效调控中。这是电子文件管理高级阶段，是电子政务系统设计者、电子文件的生成者和利用者、电子文件的管理者和档案工作者共同盼望的目标。

结语：

面对信息时代的冲击，我们必须积极进取，努力应用现代化技术，使档案管理工作现代化，以适应社会发展的需求，更大范围地为社会提供利用，更好地为公众服务。由于新技术的应用，使档案载体形态、记录方法、管理方法及开发利用等方面发生了很大变化，这就对档案信息的管理和手段提出了更高的要求，因此，档案管理现代化问题必须提上档案部门的议事日程。

参考文献：

[1]宋丽.试论实现学校档案现代化管理的意义及途径[J].科协论坛（下半月），2012（3）：179-180.

[2]章晓镭.利用大数据提升电力企业档案资源管理和服务能力[J].科技创新与应用，2016（13）：172-172.