疾控中心档案管理工作中存在的问题及解决对策

于海

摘要：疾控中心的档案管理工作承担着管理疫情的重要作用。疾控中心的各项工作都离不开档案管理工作的有效支持。在进行防控措施制定、疫情监测以及疾病信息管理的过程中，都需要档案管理工作提供有效的信息支持，只有这样才能实现对相关疫情的有效管理。同时疾控中心的档案管理工作还可以为我国的卫生事业提供一定的信息支持，为我国卫生事业起到一定促进作用。但是实际管理工作中可以发现，还存在很多因素制约疾控中心档案管理工作的管理水平，致使其自身的管理职能无法有效发挥，对疾控中心的日常工作带来一定影响。

关键词：疾控中心；电子档案；规范管理

疾控中心档案管理工作，除了针对疫情信息以及防治措施进行有效管理之外，还可以为社会公众提供疾病预防的相关知识，进而提升群众的自我防护能力，降低疾病的感染几率，保证我国卫生事业的健康发展。鉴于档案管理工作在疾控中心中所发挥的重要作用，我们有必要加强对档案管理工作的深入研究。对于以往档案管理工作中存在的问题进行分析之后，探讨相应的解决对策，使得档案管理工作的自身职能得到有效发挥。

一、加强对档案管理重要性的认识

为了保证疾控中心档案管理工作的有效开展，在进行实际管理工作时，需要落实责任机制，将具体的管理责任分发到小组或者个人，实现责任制管理。这对管理人员的自身责任和管理职能的发挥具有积极作用，可以有效提升档案管理工作的效率和质量；近些年，信息技术的快速发展，使得疾控中心档案管理工作也实现了信息化管理。信息化技术在档案管理工作中的有效应用不仅提升了档案管理的效率，还对档案的利用率起到积极作用。但是实际管理工作中可以发现，档案管理的安全问题成为制约档案管理信息化发展的关键因素，为此，需要加大对档案管理工作的投入，提升档案管理工作的信息技术水平，进而保障档案管理工作的安全高效开展。

二、疾控中心档案管理工作中存在的问题

1、电子档案缺乏规范化管理

我国在进入大数据发展时代之后，档案管理工作就面临着严峻的挑战，大量的数据信息和管理内容为相应的档案管理人员带来较大的管理压力。要想保证档案管理工作的有效开展，就必须投入大量的人力与财力，这种发展模式下，必定会对企业的经济效益带来严重影响。鉴于以上问题，需要引进先进的管理技术来提升档案管理的工作效率和管理水平，信息技术因具备较强的数据分析能力被成功应用到档案管理工作中，将纸质档案全面转换为电子档案，这样不仅提升了档案管理的效率，还能有效避免由于人工操作失误所带来的档案信息管理不善问题。

但是由于技术水平限制，档案管理工作还没有实现规范化管理，致使在管理的过程中存在很多问题，对档案管理工作的效率带来严重影响。其中表现最为突出的就是没有建立统一的档案管理系统，没有实现自动归档功能，各个部门在进行信息收入的过程中，还需要采取手工录入的方式。这对档案管理工作的效率将带来不同程度的影响。除此之外，还没有形成良好的档案管理制度，在录入档案信息之后没有做好相应的备份工作，这对档案管理的安全性将带来一定影响。

2、电子档案开发利用程度较低

档案管理的最终目的是为了实现档案的利用，为了实现更广范围内的资源共享。疾控中心档案室藏丰富档案信息资源，具有极高的参考价值和社会价值。但现阶段疾控中心档案室仍停留在“上门查档”的被动查档阶段，提供较为简单的档案复制、查阅等档案服务。而对于电子档案的检索服务，也仅限于以文件题名、形成者、年代、案卷号等为关键词的档案目录检索。另外，档案的编研水平也较低，仅有少量的编研成果。因此，疾控中心日常工作中形成的大量业务档案在一定程度上并未实现其所具有的价值。

三、对疾控中心档案管理问题的对策建议

1、加强对电子档案的规范化管理

随着疾控中心数字化建设水平的不断提升，电子档案的日益增多，实现对电子档案的规范化管理势在必行。疾控中心在应用电子档案管理系统的基础上，要不断实现与疾控中心各科室业务管理系统的有效衔接，实现从“源头上”对业务数据的有效管理，而且各业务系统产生的电子档案要可实现自动归档，以减少人工录入成本以及信息错误。同时，疾控中心档案室也应按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》进一步规范电子文件的归档流程、数据标准，实现中心电子档案的统一归档，实现各科室业务系统的有效对接。而对于“存量”部分的纸质档案，疾控中心还应不断实施数字化建设。对于纸质档案的数字化，其中重要的一点就是要不断加强硬件设备的建设，配齐扫描设备、存储设备、计算机设备等。其次，档案室人员要熟练应用档案信息化的加工设备，提高数字化加工水平。另外，在此基础上也可选择“外包”的形式，选择第三方责任公司进行中心档案的数字化加工。

对于疾控中心电子档案备份程度低的问题，疾控中心要建立电子文件安全保障体系。首先，在本地备份的基础上，实现异地备份，以避免突出事件所引起的不可挽回的损失。其次，实现对电子档案的分级管理，设置不同的管理权限，以实现资源的利用安全。再次，要加强对电子档案的安全加密，防止黑客入侵；另外，对于上网的电子档案信息要进行严格的审核，以防止重要信息外泄。

2、提升电子档案的开发利用水平

疾控中心档案室针对电子档案开发利用程度较低的问题，一方面要以中心资源为依托，以历年疾病预防控制数据为分析对象，从业务档案入手，开展编研工作。对此，中心档案工作人员不仅要掌握一定的档案编研专业知识，还要全面了解中心的各项业务工作，积极争取与各业务部门合作，共同完成对中心各项年度业务知识的汇编；另一方面，要选择多样化的电子档案利用方式，对内以中心局域网为依托，在电子档案目录检索的基础上实现更高程度上的全文检索，以及对电子档案全文的下载、打印、传输、共享；对外可选择以网站的形式，面向公众提供一定的疾病预防知识。

四、提高档案的利用率

疾控中心档案包括丰富的资料，为维护和研究疫情、流行病学、公共卫生安全等提供重要的依据，具有重要的社会价值以及教学和科研价值。疾控档案管理部门应当注重对疾控档案资料的开发利用，例如联系宣传部门将疾控档案作为公共卫生宣传资料；联合学校为学校卫生教育提供教学资料等。疾控中心档案的利用率提高，会提升档案的地位和工作重要性，为今后档案的进一步发展打下基础。

结语：

疾控中心档案不仅是预测疫情、制定防控策略、实施公共卫生监测、研究预防医学的重要参考，同时也是我国公共卫生事业发展的重要资源。随着疾控中心档案数字化建设的不断提升，电子檔案管理问题不断显现。针对疾控中心电子档案管理存在的规范化问题、开发利用问题，疾控中心档案室应当不断加强对电子档案的规范化管理以及提高电子档案的开发利用水平。

参考文献：

[1]张乌兰格日勒.疾控中心档案信息化管理存在的问题与对策[J].财经界（学术版），2017（2）；

[2]陈芳.疾控中心档案信息化管理存在的问题与对策研究[J].时代报告，2016（24）.