档案管理工作的规范化和标准化探究

邹莹莹

摘要：在现代科技快速发展的背景下使得档案信息资源的数量也呈现出高速增长的趋势，而这也对档案管理工作提出了更多的要求，为了使档案管理工作在开展中可以更好的对档案信息资源的价值进行开发，则需要推动其向着规范化、标准化的方向发展，通过在档案管理工作中贯彻及落实规范化及标准化的内容可以有效的提高其各项业务活动开展的效率，使档案管理工作的质量进一步提升，进而推动档案管理工作良好发展。

关键词：档案管理；规范化；标准化

在现今的档案管理工作中虽然其已经具备了较为成熟的管理体系，但是在现今信息技术推动下使得档案管理工作必须要融合信息技术及现代管理理念来对其各项工作内容进行补充及完善，并采取规范化、标准化的管理体系来对档案管理工作所涉及的各项流程进行全面的规范及控制，使其可以按照规定的标准要求来进行各项管理活动，以此来达到提升档案管理工作整体实行的规范化、标准化水平的目的。

一、档案管理工作规范化和标准化进程中存在的问题

1、缺乏正确的认识

档案管理工作规范化和标准化的进程中，存在一系列障碍因素，存在的首要问题就是认识不足。很多单位从负责人到管理人对档案管理的规范化和标准化重视程度不够，固守传统的管理方法和管理理念不愿改进，导致了管理水平长时间难以提高。

2、缺乏投入的力度

档案管理工作的规范化和标准化意味着档案管理系统包括管理设备、管理技术、管理人才等都需要全面的优化建设，设备要更新，技术要改进，人才要培养，而每一项工作的优化升级都需要投入大量的人力物力才能保证档案管理工作规范化和标准化的实现。但是，从目前的情况来看，档案管理工作的规范化和标准化进展缓慢很大程度上与资金投入量过小、经费支持不足有关，相关机构的供给能力有限，档案管理部门的融资情况不好，导致档案管理工作建设失力。

3、缺乏原则的确立

档案管理工作的规范化和标准化需要确立严格的原则加以维护，否则就会成为某一个单位或部门自愿采取而其他机构不予热心的内容，档案管理工作的规范化和标准化就无法大范围地普及和推广。档案管理工作的规范化和标准化的原则确立，需要相关政策和法律的支持，但是当前我国缺乏对档案管理工作的相关政策规范和法律规定，导致了档案管理工作的规范化和标准化缺乏统一的标准。

二、推动档案管理工作的规范化和标准化的有效措施

1、档案管理工作的规范化和标准化的基础工作

要落实档案管理工作的规范化和标准化是一个循序渐进的过程，不是一朝一夕即可实现完成的，因此有必要在工作中的每一个环节落实规范化和标准化的相关原则，尤其是基础工作要做到位，是档案管理工作实现规范化和标准化的前提。基础工作的工作内容即是对公文的处理，具体环节有三：第一，公文的制发环节。档案在形成之前是以公文的形式存在的，因此公文即是档案的前身，所以公文管理的水平直接影响到档案管理工作的规范化和标准化程度。公文的制发环节往往因缺乏严格的管理和监督而出现纰漏，因此相关部门应在制发公文的同时严格监管程序，确保制发公文高质高效。第二，公文的档案收效管理。公文的收效管理是公文管理环节的重点，涉及到的细节更多，需要进行反复检查与纠正，确保公文的准确无误。特别是要按照国家统一规定的规格和标准来规范公文的尺寸、格式等基本要素。第三，公文的书写。公文的各种文体在书写规范和要求方面都有着严格的标准，包括笔种、墨色及纸张，在书写时要确保字迹的简洁、工整及清晰，有利于存档管理。

2、及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征

保证档案时效性是在档案管理工作中的基础性基本原则之一，只有使档案信息资源具备时效性才能使其实际的利用率得到有效提高，进而更好的开发出档案资源所具备的价值。由于在管理工作中一些档案信息资源的时效性会随时间的推移而消失，因此在管理活动中需要对其时效性进行明确的标注，并根据档案管理的特征及类别进行分类，以此来提高档案资源的管理效率。并且为了达到规范化、标准化的管理需求，在档案案卷的清理中必须要制定完整的档案案卷清理流程，以此来确保清理过程中出现信息泄露及遗失等问题。在档案管理活动中要想提高其管理效率需要，及时清理档案案卷，将失去价值的文件及时销毁，对于永久性保存的档案资料，要做到再次查看，保证其完整性，这样就能有效的保证档案管理的时效性。

3、构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理

在信息化时代下要求档案管理向着规范化和标准化发展，这就需要电子档案数据库的建设。只有建立电子档案数据库，才能使机构或部门的档案以电子的形式保存，这样能够使文件的安全性加强，更能规范化、科学化地管理档案。另外，检索或使用档案在电子档案数据库的辅助下也变得更加快速和便宜。那么，电子档案数据库的质量决定了档案管理的规范化、标准化，在电子计算机、信息科学和网络平台的辅助下，搭建电子档案数据库，创设电子档案数据库的存储盘，如此可以使档案得到科学的检索、整理和保存，并且能够加快档案管理的标准化、规范化进程。

4、注意做好档案管理工作人员的规范管理

从事档案管理的工作者是档案管理工作得以有效展开的直接实践者，档案管理工作者的工作质量提高就会提高档案管理工作的规范化与标准化，对于档案管理工作的科学化与信息化更是具有十分大的促进作用。特别是在档案管理工作者在交接档案文件时，被交接的工作是否规范、标准，直接关系到管理工作的安全性和科学性，更是现代化管理秩序的必然要求。一般情况下，档案管理工作者在等待脱离档案管理岗位的前期，就必须将所管辖的档案资料整理完毕，移交完毕后方可离岗。

结语：

为了应对现今不断增多的档案管理要求，在管理工作中采取规范化标准化的管理体系是保证档案工作可以良好发展的重要条件之一，规范化与标准化的档案管理工作符合现代化的管理理念及管理要求。以上对档案管理工作中所需面对的问题及要求进行了深入分析，并立足于此提出了在实际中可以采取的规范化、标准化档案管理策略，以此来实现提升档案管理工作水平的要求，同时对于档案管理工作的规范化、标准化发展还需确保其所采用的措施契合实际的檔案管理条件，以此来保证相关策略实行的有效性。

参考文献：

[1]郝丽春.浅谈如何使档案管理工作更规范化、标准化[J].决策与信息旬刊，2016（6）：260-260；

[2]陈芳.关于推进机关事业单位档案管理工作的规范化与标准化探究[J].办公室业务，2017（5）：92-92.