城建档案管理的问题和对策

李珊

城建档案是城市建设总体规划和具体规划的基础，随着城市化进程的加快和城市现代水平的提高，城建档案将显得越来越重要。

本文简要分析了城建档案的特点、问题，并对如何做好城建档案管理，提出了几点建议。

第一方面 城建档案管理的问题

1、材料收集困难。笔者从事城建档案管理20年，感觉到收集城建资料困难，有部分资料不齐，影响了档案资料完整性。城建档案资料不仅是城市工程资料，同时还包括诸如邮电、通讯、水电、交通、燃气等基础性市政工程资料。工程竣工后，有些相关资料没有及时送交城建部门归档、整理、形成完整的文件，致使有的工程资料，特别是地域结构网络系统的情况不明，为日后建设埋下隐患。

2、工作量大，人员不足。一个县的城建档案几十万份，年均2万份以上，安排档案管理工作的只有2人，录入一份城建档案要经过看、等工作流程，难以把城建档案形成规范化管理。加上城建档案的编研内容局限于大事记、工作或室藏指南、资料汇编等，对深入城建档案的编研工作很少，远远不能满足城市建设和经济发展的需要。

3、领导认识偏差。城建档案虽然不能产生直接的经济效益，导致部分领导对城建档案管理认识偏差，认为可有可无的工作。而城建档案所具有的服务功能，可通过科学管理，使其在城市建设的某个部门如地下管网、维修养护等，避免重复建设和人力、物力、财力的浪费，从而产生间接的经济效益跟不上，城建档案的服务保障功能未能充分发挥，因而在城市建设中经常看到诸如一条城市道路重复开挖，刚铺好的路面又挖开重埋等现象发生，造成不必要的浪费。

第二方面 城建档案管理的现实成效

本人在从事城建档案工作中，利用城建档案为民解决了许多问题，有单位的也有个人的，如1. 在单位用房遗失规划和施工证方面。2.完善人事管理系统方面。3.在办理不动产证方面。4.在安置用地手续遗失方面。5.在公租房和廉租方面。6. 在离婚案件方面，等等。由于城建档案为他们解决了急需解决又不能解决的问题，这些受益的单位和居民无不称赞城建档案的作用和好处，认为城建档案室是真正为民服务、解决问题的实体单位。

第三方面 解决城建档案管理问题的对策

（一）积极争取领导重视，认识城建档案的作用

城建档案是城市建设总体规划和具体规划的基础，是城市规划、建设、管理维护等活的重要凭证和依据，更是城市自然面貌、地质状况、建筑物和地上、地下管线的真实记录。依据这些真实记录，可以综合考虑城市的各种自然条件、历史条件、社会条件等基本因素进行城市建设规划，要争取领导对城建档案管理作用有如下的认识。

1、城建档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段。城市建设活动的成果主要有两个方面：一是建筑产品；二是城建档案。城建档案是城建生产活动的成果的直接记录和实际反映，他真实的记述了城建生产活动的过程和成果，记载了人们的城建思想、城建技术、城建经验。城建档案作为城建成果的直接载体成为积累、储备城建技术、城建经验的工具和手段。

2、城建档案是进行城市规划工作的基础。城市规划就是对城市或城市中的各种要素，根据城市现状条件的基础、特点、各方面的动态变化因素，进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想。通过论证，编制规划方案，付诸实施，假若没有城建档案作为依据，城市规划将无从下手。

3、城建档案是城市建设和管理工作的重要依据。随着城市现代化进程的加快，必然带来交通事故频繁、城市功能麻痹、环境污染严重、居住条件恶化、能源紧张、水资源匮乏、绿地不足等弊端。为了解决诸多矛盾，只靠人脑记忆、靠所谓的“活档案”是行不通的。只有以城建档案为依据，才能进行科学的城市规划、建设和管理，克服盲目性，避免浪费和损失。

4、城建档案是城市一切建筑物维修、改建、扩建的依据，是提高城市建设经济效益的最佳途径。没有城建档案，城市建设就会造成混乱，维护、改建、扩建就难以进行。有人形象地把规划比作“龙头”，那么城建档案就是龙头的“眼睛”。如果忽视城建档案的作用，就会给工程建设留下隐患，造成重大损失。因此，城建档案管理是城市管理、维护、改建、扩建的基础工作和重要依据，城建档案管理水平的提高是城市建设科学管理的标志之一。

5、城建档案是城市防灾、抗灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据。如：1976年唐山大地震使该市遭到毁灭性的的破坏，全市的各种建筑物几乎全部倒塌，交通、给水、排水、供电等全部中断。在这万分危急的关头，城建档案发挥了重要的作用。

6、城建檔案是征用土地、房地产产权、产籍确认的法律性依据。城市的建设过程，都会形成土地征用、工程各种审批文件、建筑执照、产权所有证等档案，它是城市房地产管理的历史凭证，是解决产权纠纷的法律依据。随着房屋的商品化，这部分城建档案，在开发和流通领域的法律依据作用，将越来越充分的显示出来。

7、城建档案馆（室）是城市科学研究的重要资源。城建档案是重要的城市科技信息资源，它的作用不仅仅限于城市建设方面，在政治、历史、城市科学研究方面也都发挥着重要的作用。随着城市化进程的加快和城市现代水平的提高，城建档案将显得越来越重要。

8、城建档案是“数字城市”的海量数据源。信息资源是支撑数字城市的重要基础，城建档案作为关部门提供了全市详细的地形图、管网图，使抢修工作得以顺利进行。

如果领导具备了以上八点认识，加大对城建档案室的投入，城建档案管理工作就能创新发展，全面实现信息化、科学化管理。

（二）加强档案室的建设

要做好城建档案管理工作，必须改变库存档案内容单一，结构不合理，质量不高的状况，因为室藏建设是基础，质量是保证。

1、根据档案，科学规范管理要求，制定好各项业务规划，并在工作规划的指导下，按时保质保量地完成既定目标。

2、加强城建档案的收集、整理、鉴定等业务基础工作。档案收集工作是整个档案工作的重要环节，只有做到及时归档，将档案收集齐全完整，才能有丰富的室藏结构。档案的整理工作是不可或缺少的环节，是档案管理中最具决定性意义的工作，它决定着档案的存与毁，同时也是难度最大的工作，因为城建档案的鉴定受专业特点、时间、地理环境、城市规模、性质等诸多因素的影响，而且鉴定工作又是一个复杂的过程，它存在于收集、整理、立卷和保管的所有环节中。鉴定工作是优化室藏结构，提高案卷质量的重要保证。所以，要想提升城建档案质量，必须加强室藏建设。

3、人才保障是做好城建档案的关键。一切城市建设活动，不论其过程多么复杂，最终只能留下两个成果，一个是建筑实体本身，另一个就是城建档案。当前，城建档案管理工作依然不受各单位的重视，因此，既要充实城建档案管理的人员，又要注意城建档案管理人员的培训，不断提高档案管理业务水平。

（三）转变观念，提高服务水平

要把服务作为立室之本。一是城建档案工作要主动为城市规划、建设和管理提供依据、咨询和决策信息。二是紧紧围绕城市规划建设的业务主动介入，将室藏声像档案进行数字化的基础性工作，积极为单位和个人提供有偿城建档案服务，不断提高城建档案管理服务功能和良好形象。