浅析当前煤矿企业档案管理工作存在的问题及对策

摘 要：企业档案是企业在其经营管理活动中形成的原始记录，是不可再生的无形资产和知识资产，在企业生产与经营管理及项目建设当中，档案资源的重要性日渐突出，档案资源管理归档机制在一定程度上决定着企业档案管理水平。近来，笔者参加重庆能源集团下属部分去产能煤矿企业的档案检查时发现，部分煤矿企业在硬件设施建设、档案归档管理、责任主体落实、规章制度建立等方面还存在不少问题，笔者结合检查中存在的问题提出对策，供大家参考。

关键词：档案管理；设施建设；档案资源

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）20-0003-02

1 煤矿企业档案管理人员现状

笔者在某矿业公司检查档案工作时发现，某公司下属21个子分公司，有在岗职工近8000人，从事档案管理在1～2年有10人，3～5年有7人，5年以上有5人，8年的有1人；有4人未参加过档案工作培训，没有持证上岗。有7人参加过2次培训；有1人有档案专业职称，有5人为政工员职称，有1人为助理政工师职称；有2人为专职，其余19人全部为兼职。

2 煤矿企业档案管理存在的主要问题

（1）对档案管理重要性认识不足。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，它不仅为单位提供档案资料以供存史查考，而且还是维护历史真实面貌的重要工具，管好、用好档案及资源管理，是检验一个单位在各项工作管理中，是否协调、有序、高效运行的重要因素。检查时发现，个别单位的领导对档案工作重视程度不够，没有意识到搞好档案管理工作是其它各项管理工作的基础，片面的认为档案管理工作与其他业务工作相比，无关紧要，可有可无。认为档案工作不是本单位的主要工作，档案管理工作只有投入没有产出，不像搞安全、生产、经营那样能给单位直接创造经济效益，认为“档案工作是一项附属性工作”，“档案管理就是守摊看点、仓库保管员”，认为档案工作可有可无，没有把档案管理工作纳入本单位的议事日程。

（2）档案管理硬件设施不够完善。近年来，原南桐公司17个单位中只有4个单位对档案柜进行了全部更新，其他单位进行了部分更换。但随着企业经济形势不好，企业严重亏损，这些更新与投入远远跟不上后来档案的更新与保管工作说要达到的要求，受历史和客观条件的限制，个别单位的办公楼条件有限，没有按要求配备专门的档案室，有的单位档案室狭窄、潮湿非常严重，通风不好，没有按“八防”要求配套相关设备，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。

（3）档案人员业务素质比较薄弱。主要表现为：①档案管理人员工作变动频繁，一岗兼多职的现象比较突出。当前，由于企业效益不好，受单位机构撤并、人员精简的影响，大部分单位的档案人员都是一岗兼多职，无法一门心思搞好档案管理工作，他们除了搞档案管理外，其主要职责更多的是忙于单位的其他日常事务，这就会导致他们疲于应付日常事务，没有時间和精力从事档案管理工作，同时，由于近年来受30.50人员退休、单位定员定岗等因素影响，各单位人员的岗位调整、人员变化比较频繁，从而导致档案管理人员业务不熟，档案管理滑坡严重。②档案专业人员业务素质不高。

（4）档案安全管理的长效机制不够完善。主要表现在：①单位档案管理的主体责任落实有待加强。部分单位的档案工作没有明确是主要领导负责抓还是分管领导负责主抓，致使档案管理出现真空，检查时问到有的单位，档案管理是哪位领导主抓？回答不出来，这说明档案管理的主体责任还不明确；②部门的主体责任落实有待加强，各部门对自己负责的这块档案没有认真履职，个别部门对档案管理完全没有重视，对档案资料不归档、不整理、不妥善保管，导致档案丢失的现象时有发生；③档案管理工作的相关制度有待进一步完善。主要表现在部分单位的档案归档制度、档案借查阅制度、档案保管制度、档案销毁制度等有待完善和修改，有的单位还没有建立档案管理相关制度，有的单位建立了但没有上墙，是保存在电脑上的，有的单位的制度是用一张张A4纸打印的、所以，档案管理的规章制度建立还不规范。

（5）执行制度打折扣，档案管理存在安全隐患。近日，某公司对档案库房的消防设施、电气线路、防盗设施以及档案使用、管理等方面开展档案安全专项排查时，发现各单位均存在不同程度的安全隐患：①档案安全设施硬件上存在安全隐患。主要表现在部分单位线路老化严重，线路裸露且接头多，档案室无电源控制总闸，档案库房内使用电热水器，有的单位没有配备灭火器，或灭火器数量配置不够，存放的位置不合理；有的单位存放职工档案的房间潮湿到墙壁都在流水，档案已经发霉；有的单位把人事干部档案存放在办公室内，与办公区域混为一体，对档案柜又没有上锁；个别单位档案室东西堆放乱，杂物多，有的档案室内还存放有除虫剂、自制的泡酒等易燃物品。②档案管理上存在安全隐患。

（6）档案管理工作弱化，督促检查考核没有逗硬。近年来，由于档案工作基本上没有与企业其他同安排、同布置、同检查、同考核，公司办公室重点是对办公室直管的这块档案进行了检查和指导，对干部人事档案、人力资源档案只是作了抽查或对基层单位提了相关工作要求，对搞得较差的单位没有严格逗硬考核，在一定程度上弱化了档案管理。

3 建议及对策

3.1 提高对档案工作重要性的认识

领导重视是关键，各级领导要要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。领导的重视是做好档案工作的重要保证。解放思想，与时俱进，加强对档案工作的领导，进一步加强和改进企业档案工作，完善相关档案管理制度，完善相关基础设施建设，配备好人力物力，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备、管理体制科学、健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化企业档案管理体系。

3.2 加强领导，进一步明确责任，建立齐抓共管的责任体系

（1）进一步明确档案安全管理的主体责任，严格档案安全管理责任制的落实，对档案管理要实行一把手负总责（或明确哪个分管领导主抓）、一级抓一级、层层抓落实的齐抓共管责任机制，做到责任到位、无缝衔接，真正使档案工作有具体领导抓、工作有人干，形成一套自上而下的档案管理工作网络体系。公司对档案工作实行三级管理方式，一级管理是指公司办公室对档案的统筹管理（业务工作由档案室负责），公司办公室或档案室不定期对各单位的档案管理情况进行抽查或集中检查，公司档案室负责接收公司机关各部门的档案资料移交及归档工作；二级管理是指各部门的档案资料收集及管理工作。各单位的部门要明确一名具体负责档案工作的人员，具体负责把本部门每年度的档案资料进行收集、整理，然后负责移交到各单位的档案室进行统一归档管理。对档案保管条件有限的单位，可以对本单位的干部人事档案、人力资源档案、财务档案由各专业业务部门自行负责存档管理，但各单位的办公室要负责检查、督促其档案归档情况。三级管理是指各子分公司的档案管理工作。各单位的办公室负责本单位所有档案的管理工作，包括干部人事档案、人力资源档案、科技档案资料的收集、整理及归档监督、检查和指导工作。特别是关闭退出单位的干部人事档案、人力资源档案、科技档案要加强管理，不得出现因人员分流而导致档案丢失现象。

（2）进一步完善各项档案规章制度，规范档案管理机制。各单位要对照这次档案专项安全检查组提出的要求，进一步完善相关档案管理制度，要建立档案责任追查制度，对档案要做到科学整理、严格保管，要做到文有登记，文件材料组卷合理，划分保管期限准确，案卷题名规范，案卷封面书写工整，案卷排列规范有序，档号编制完整规范。入库档案资料保管齐全完整，借阅有制度，不能出现丢失、损毁、涂改、伪造、出卖档案等违规利用档案的现象和行为发生。

（3）嚴格考核奖惩，确保档案管理制度化、标准化、规范化。各单位要把档案工作纳入本单位的议事日程，做到工作同布置、同检查、同总结、同考核评比，公司档案室要严格执行档案管理的标准，做到高标准严要求，公司办公室每年要对各单位的档案工作进行一次专项检查检查，对档案资料发生遗失或档案管理工作较差的单位要通报批评，严格考核。

3.3 加强业务指导和培训，强化责任意识，提高档案人员的综合素质

档案管理工作专业性很强，档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。因此：①各级要注意加强档案工作队伍建设，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，要选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作。②档案工作人员要提高自身的专业技能和业务素质。随着现代档案管理技术的不断提高，对我们档案人员的要求也会越来越高。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案管理的必然方向。

3.4 推进档案信息化建设，提高全公司档案管理水平

信息化是当今社会发展的一大趋势，档案管理数字化、信息化是今后档案管理工作的必然方向。档案的信息化、现代化建设不是简单地认为只是用计算机代替手工操作，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，运用当代科技新成果和管理新手段，来提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。因此，建议公司在制定信息化建设规划时要把档案工作纳入其中，做到档案管理信息化建设与煤矿“四化”建设同频共振，做到同布置、同安排、同规划、同时组织实施，努力使公司档案管理工作迈上一个新台阶。

收稿日期：2018-6-3

作者简介：方恒伦（1969-），男，政工师，大学，主要从事企业政工党建工作。