浅析档案信息化、数字化、网络化及三者的关系

张微

摘 要：针对档案信息化、数字化、网络化相关内容，做了简单的论述，并且分析了三者的关系。信息化、数字化、网络化是档案发展的主要标志，也是必然趋势。其中，信息化是档案数字化和网络化的整合应用、档案数字化是信息化的根本前提、档案网络化为数字化档案存储和管理提供了更为广阔的空间。

关键词：档案信息化；档案数字化；档案网络化

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）20-0002-02

2016年，我国档案信息化建设全面提速，数字档案馆也开始建设，4家全国示范数字档案馆系统测试工作稳步实施，机关数字档案室和企业数字档案馆（室）建设指导文件相继出台，档案数字化进程不断加快，电子档案管理工作稳步推进。此外，档案网络化的不断发展，为档案信息化和数字化利用，提供了保障，推动着档案事业的进一步发展。

1 档案信息化

目前，档案信息化已经成为现代化档案工作的主要特点。在数字化档案信息以及网络化管理环节，利用信息化手段，比如计算机系统，进行档案信息加工和传输，能够提高档案信息资源利用率，促使档案资源共享。具体涉及以下内容：①网络化以及数字化相关的档案信息。②一体化管理模式。③档案信息资源共享。④数字化信息存储形式。目前，全国档案工作正着力提升档案信息化应用层次，从档案资源入手，主抓关键点，精准发力，逐渐解决档案数字化率偏低以及信息共享度差等问题，实现档案资源跨时空整合。档案信息化的实现，打破了档案信息孤岛，逐渐丰富了档案信息化内涵。

2 档案数字化

数字化是信息经过模拟化成为数字化的过程，档案数字化主要是采取数字化管理方式，将实体档案内容，转变为数字代码，存储到计算机内。目前，档案数字化主要涉及以下内容：

2.1 档案数字化输入

数字化输入操作，是以数字信号的方式，将传统实体档案，全部输入到计算机内。利用计算机系统，实现对档案的信息化管理，具体包括档案编研成果数字化和档案目录数字化。档案编研成果数字化，是将成果全部存储到计算机系统内，或者利用计算机进行编研，在编研的过程中，实现实时存储。将成果数字化，除了能够起到保护原始档案文件的作用外，还能提高档案利用率，便于档案使用和查阅，实现档案用户实时查询档案信息，增强用户体验感。而档案目录数字化的实现，是通过在计算机系统内，构建目录中心，集成全部的档案资源，依托计算机，实现快速精准查阅。

2.2 档案数字化转换

数字化转化的开展，是将纸质档案或者图像资料、音频资料等，进行数字化转换，并输入到计算机系统内。在实际操作中，借助相机设备或者摄影装备等，通过扫描拍照的方式，将纸质档案全部存储到计算机内。

2.3 数字化档案接收

随着现代化办公软件的不断发展，软件的功能逐渐强大，现已能够实现对数字档案的高质量接收。接收数字档案，要做好以下要点的把控：①保证电子文件的质量；②利用工作软件，对电子文件，进行归档处理；③对各类电子文件，进行分类管理；④完成档案接收后，根据统一的标准，对信息进行转化，存储到档案数据库内。档案存储数字化和利用网络化，是近年来档案数字化工作开展的重点内容。在具体工作中，若以外包的形式进行处理，需严格按照保密协议，认真落实相关规章制度，强化对进入档案加工现场人员的管理，增强保密纪律，确保档案实体以及相关信息的安全，同时还要保证工作质量和进度。在进行数字化处理时，要做好传统模式下档案管理问题的把控，按照相关要求，做好档案整理。对于电子卷宗，要保证扫描的清晰度，确保没有遗漏，保证其和纸质档案相互对应。录入档案时，要做好安全性的保护，防火防水防丢失[1]。

3 档案网络化

档案利用网络化，是依托互联网平台，搭建档案信息系统，将档案数字信息，集中在相应的数据库内，便于档案信息查询和检索以及利用，确保资源共享。开展档案网络化建设，主要工作内容如下：①局域网。通过构建局域网，实现覆盖范围内的档案信息检索以及查询，比如档案馆。②城域网。在各个单位之间，构建计算机网络，搭建档案信息资源共享平台。城域网的建设时间花费较大，成本比较小。③广域网。对可开放的档案信息进行整合，放入到相关网站，供相关用户查询，实现档案信息资源公开，但广域网档案信息的安全性较差[2]。

4 档案信息化、数字化、网络化的关系

4.1 档案信息化是综合体

档案信息化包含了档案数字化和档案网络化，但不是档案数字化和网络化的简单相加。随着现代化信息技术水平不断提升，档案管理以及服务水平不断提高，为档案事业的发展，提供了更多的动力。从发展的角度来说，档案信息化是档案事业发展的趋势。无论是知识经济时代，还是信息经济时代，都必须重视档案管理以及服务，其在经济建设以及推动社会发展方面，发挥着重要的作用。基于互联网技术，使得档案资源利用，突破了时间和空间的限制，同时也提高了信息的收集效率。传统的档案管理模式，服务水平低，难以达到时代发展的要求。采取纸质档案媒介，档案信息利用率低下，且使用者需前往相应的档案馆，影响档案利用效率。而信息技术的应用，通过打造信息服务中心，利用网络的力量，能够为用戶提供更为优质的档案服务，比如在线检索和调阅等。档案的发展中，档案信息化是总纲，也是综合体，集成了档案数字化以及网络化[3]。

4.2 档案数字化是基础和前提

开展档案信息化建设，需要档案数字化技术的支撑。从档案信息化的物质基础来看，数字化的档案信息资源是档案信息化的物质对象，离开了它，档案信息化就失去了存在的必要和研究的价值。网络设施和设备，同样也是档案信息化不可缺少的，它们承载了人们的信息获取、传输、处理和利用。以计算机、数据通信技术和网络技术为核心的数字化、网络化技术构成了信息化的技术基础。比如，利用数字技术，能够实现纸质档案材料的转换，使其成为计算机能够识别的数字语言材料。目前，较为常用的技术，具体包括扫描技术和音频录制技术等，经过计算机处理，能够获得质量更好的存储数据，将其放入到数据库系统内，从而构建档案信息库。

无纸化办公已经成为主要趋势，电子系统发挥着重要的作用，不过增加了信息资源收集和整理等的难度。具体来说，因为电子文件信息相对复杂，种类很多，档案管理人员要做好相应的分类工作，选择具有一定价值的档案。同时要做好目录制作的把控，合理分类处理，使得档案信息数字化后，能够脱离纸质载体或者实体，成为数字信息资源，这是档案信息化建设的基本前提[4]。

从档案管理实际来说，档案数字化水平的不断提高，能够有效的提高工作效率。在开展档案信息数字化处理时，相关人员要善于利用计算机和档案数据库，通过结合应用，保证信息查询和检索的便捷性。

4.3 档案网络化实现了档案数字化资源的拓展应用

互联网时代下，信息交流以及传输的速度不断加快。在档案信息化建设的过程中，档案数字化发挥着重要的作用。基于档案数字化，将数据库和互联网或者其他网络相互连接，使得档案信息能够进入网络高速公路，为用户提供相应的服务。利用局域网或者城域网，实现数据传递和共享。需要注意的是，档案网络化中，信息安全是重点，要做好相应的安全防护，同时要发挥网络的优势，强化鉴定以及验收工作，最大程度上保障档案的质量[5]。

5 结束语

文中分别论述了档案信息化、档案数字化、档案网络化，并且分析了三者的关系。从关系角度来说，档案信息化是综合体，档案数字化是基础和前提，档案网络化实现了档案数字化资源的拓展应用。为推动档案事业的发展，需要不断加大信息化和数字化以及网络化建设。

参考文献

[1]赵 丹.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系探究[J].中国科技投资，2017（8）.

[2]赵焱鑫.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系探索[J].信息与电脑：理论版，2016（20）：76～77.

[3]冯锦青.档案信息化、数字化和网络化三者之间的关系[J].办公室业务，2016（13）：44.

[4]李建波.档案信息化、数字化和网络化三者之间的关系[J].赤子，2017（19）.

[5]劉 晔，颜维安.浅谈事业单位档案信息化管理的问题及对策[J].江苏卫生事业管理，2013，24（3）：100.

收稿日期：2018-6-13

作者简介：张 微（1987-），女，研究生，主要从事行政秘书、党务秘书、档案管理等工作。