办公室主任在高校档案管理工作中的角色探讨

程晓丹

摘 要：高校办公室主任，除了负责领导各部门，协调统一各方面工作以外，还要带领全体人员综合各项事务并做好輔助，是所有职位的总管，是出谋划策的责任人，肩负重任。不但如此，办公室主任还要负责高校的档案管理，这是重中之重的一个环节。本文围绕档案的管理的工作中，展开讨论办公室主任在这一环节的重要性。对办公室主任在高校档案管理中所担任的责任进行了剖析，希望能够为高校档案管理工作以及办公室主任责任自我认知的提升产生积极影响。

关键词：办公室主任；高校档案管理；角色；责任

高校档案管理是高校工作中重要的组成部分，将档案管理工作做好，是充分体现高校管理工作水平的标准。在档案管理工作中，办公室主任的普遍性职责是作为一个整体性综合性的管理人，本篇列出了办公室主任在档案管理工作中的角色和责任，展开几点谈论。

一、办公室主任应是团队角色

办公室主任不光是指校高级领导主任，还是一级和二级单位管理部门的统称。无论是一级科室还是二级科室，办公室主任的工作宗旨都是一样的，肩上的担子是一样的，只是科室不同，所效力的方向不同。因此，我们说高校办公室主任是一个孔武有力的队伍，是重要的一环，是因为这支队伍不单单是校最高办公室那个人，还有他属下的分支的二级科室的各个主任。

二、办公室主任是影响领导重视程度的关键角色

谋士是一个军队或者一个国家的主要决策者，关系着兴衰成败。在高校管理工作中，办公室主任一定程度上起了决定性作用，一要根据日常事务的重要性向上级反映，二要向领导献计献策，解决出现的问题。因此，办公室主任不只是领导还是实际操作人，更是策划人和危机处理人。既要谋略，又要实干。一方面负责防微杜渐、未雨绸缪，另一方面还要督查领导的每一个决策。办公室主任是上级领导的直接下属，每一个指令都首个下达，有着非常紧密的联系，每一个决定都是由办公室主任和领导商量而来。所以，办公室主任的思想永远在左右着领导对在职人员的任务分派、培训、管理制度的修正，以及设施活动的建设等等一系列的决策与实施。

三、办公室主任是保障档案材料完整性的特殊角色

通常情况下，因领导工作性质与工作强度的关系，并没有时间大事小事都亲力亲为，一般都是指出方向，做出发展决策，其余都是通过下属执行，而可以直接对接领导的下属就是办公室主任，再由办公室主任去协调，做大总管式的管理，但是同时又要兼顾监督的工作，办公室主任的工作范围涉及的面积广泛，可以称为杂项工作管理者。所以，如此复杂且重要的工作，要想在高效地完成，并且赶出时间进度，就要有办公室主任的合理安排，与下属各级与同事的协作。工作中，如撰写一些总结规划，各种活动的演讲稿等等，看似工作微小，但是这些微小的工作恰恰是档案的基本内容，各个单位能否将档案完整、系统、全面地进行收集并且整理，直接关系着高校的档案工作的开展。在其工作中，办公室主任负责编写与管理这些档案材料，责任也是非常重大的。所以，办公室主任是重要的一和环节，他既作为“总管”管理大小事项，又要管理各类档案，也正因为他们的工作，档案的管理才能顺利进行。

四、办公室主任为领导的决策准确信息服务的重要角色

学校的各类工作任务、活动、上级领导派下的任务传达的各项指令意见、以及单位内重要的决策，大型活动等构成了高校内的业务档案。领导需要具备一定的文化水平，了解当代的科学文化知识，并且要掌握历史文案资料。只有这样才能够做出正确的决策，确保决策的可行性及实用性。要想了解史料以及当代科学知识文献资料，以及一些档案信息就起到了至关重要的作用。此时办公室领导就需要利用档案资料来更好的整理文档信息，这也是办公室主任工作中所担任的中重要角色。

办公室主任必须知法懂法，并且将法铭记于心。普通人可能会以利益为重，将自身利益凌驾于工作之上，但身为办公室主任，一定要将自己的工作与思想提升到法律的层面上。只有这样才能够做出更加准确无误的判断，进而制定精明的决策，保证自己信息的准确性才能令人认可，同时也避免了很多不必要的麻烦。

五、档案管理的制度建设与办公室主任息息相关

管理条规是任何单位都必有的制度，没有管理不成方圆，只有管理到位，各项部门才能井然有序的做好本职工作。科学设计的管理条规，才能对工作起到指导作用，徐徐渐进，按规格办事，让学校各部门协调发展，而管理条规的制定又是办公室主任的分内工作，办公室主任不光负责制定规范条款，还要监督管理相关制定。

就管理制度对档案管理这一工作而言，是必须要实施的，还要根据正规的条例比如相关法律规定，参照高校的发展趋势与空间推进高线发展和制度的再完善，对工作细节，如信息检索，时间线分类，数字编码等等进行完善。

办公室首先要做的就是知道了解并且普及各个相关档案的法律法规，比如《高校档案实体分类法》《高校学校档案工作规范》《中华人民档案法》等等，并且熟知以后，要根据自我学校的具体情况作出指导，给领导指出方向。

六、结语

只有踏实落实工作，将档管理相关规定与条法完善学习，打好基础，眼界放宽，才能做好下级与上级的各项衔接，进而将办公室主任的重点工作做好，不断提升自我工作水平，提高高校管理工作的整体水平。

参考文献

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