高校资产档案管理存在问题与对策

梁梅

摘 要：高校资产档案包含资产取得来源、使用情况、处置的文字、图像等材料的总称，资产档案管理既体现了学校实力的变化，也是廉政建设的佐证，本文提出了资产档案管理中出现的问题和对策分析，旨在更好地对资产进行优化配置。

关键词：资产档案；问题；对策

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：2096-5079（2018）08-0-01

一、前言

自1999年高校扩招以来，高校规模越来越大，资产购置越来越频繁，资产优化配置显得尤其重要，档案管理包括资产的产权管理、配置管理、使用管理、处置管理的全过程，既是学校发展的历史凭证，也是提高资产利用效率的有效依据，因此资产档案管理中的问题剖析显得特别重要。

二、当前高校资产档案管理中的主要问题

（一）人员素质不高，对资产认识模糊

目前高校资产档案管理人员多为其他行政人员兼任，专业素质不高，缺乏对资产管理全过程的认识，如采购管理包括哪些采购形式，每种形式在资料归集上有什么差异，使用管理中忽视人员调离后的管理空白，资产处置没有审批、评估和处置相关资料。对资产认识模糊，往往认为有实物的称为资产，忽视专有技术、专利、版权、知识产权等无形资产的认识和管理，对资产存在形态更是缺乏了解，如在用、闲置、对外投資、捐赠等。对资产划分标准含糊不清。

（二）缺乏系统的资产管理档案管理制度

缺乏系统的归档制度，没有资产二级管理体系，许多学院资产档案管理就是档案室几个工作人员，管理幅度过大，资产难以定位到人，落实到位，甚至许多项目未将档案管理纳入管理范围内，导致资料流失，无人负责。质量标准不统一，不同部门相同项目归档内容不一致，载体不规范，严重影响信息的收集、传递、汇总和利用。

（三）资产档案管理信息化程度低

目前许多高校档案管理信息化程度低，记录、保存、传递、查阅等均以纸质为主，且没有信息化检索和全文下载，许多档案需要人为查询，手续繁琐且花费时间多，难以提高使用效率，特别是档案的立卷归档方面更是手工操作的多，工作成绩多体现在档案柜的逐年增加上。

（四）资产档案利用效能较低

资产档案利用效能较低，使用人数少，对使用者需求调研不足，没有完善的档案利用效能评估体系，评估时没有全员参与，没有评估访谈，没有量化考核标准，档案数据分析与利用纳入考核指标中，能通过一些数据分析找出有利于决定和提高管理效率的有效依据。美国14岁以上公民均可借阅各大学网上数字档案，而我们各大学会计专业、营销专业很少借阅相关档案进行研究。

三、加强档案管理工作的对策

（一）加强人员素质教育，提高对资产的认识

一是科学制订培训计划，加强对资产管理和档案管理的培训，让其充分认识到资产管理的重要性，明白资产并非就是买设备，而是涵盖资产产权管理、购置管理、使用管理、处置管理的全过程，同时加强档案知识的培训，如立卷、归档、借阅、利用知识的宣教；二是外送培训，培训资产管理和档案管理的相关知识，学习同行学校资产档案管理中的先进经验和失败教训；三是提高对资产的认识，了解固定资产、无形资产、流动资产、对外投资等多种形式，了解资产购置流程，同时更好地了解资产处置的规范流程；四是作好宣教工作，充分了解资产档案的利用可提高管理效率和效益。

（二）设置科学合理的资产档案管理制度

资产管理档案管理制度设置应科学合理，防止因管理幅度过大导致管理失控，应设置各部门资产管理员为档案管理员，将报送资料模板化、明晰化，如资产立项管理中因包含的内容，存档的房产证、土地证等，采购工作中应纳入管理范围内的立项审批、需求论证、标书制作、合同签订、履约验收等资料，资产管理中的资产调剂、资产使用效率等因归档的资料，资产处置中的立项审批、报废论证、价值评估、报废竞价等资料。还应明确立卷归档具体办法，还应将电子档案管理办法进行明晰。

（三）加强资产档案管理的信息化水平

信息化已经成为这个时代的标志，强化信息化管理水平，特别是目前采购多使用电子评标，有的采购项目上百家供应商，若用传统归档办法是无法想象的，但用电子档案还快解决此问题，正确树立档案电子化和信息化的意识，让各种电子档案充分运用在管理过程中，需求者可自由下载，同时还可利用现有档案信息进行分析和统计，充分发挥资产的使用效率。

（四）强化资产档案的利用效能

一是进行资产档案展示，将资产归档的各流程进行逐一展示，体现学校发展历程，同时也是廉政教育的一次体现；二是作为营销专业、会计专业的实训基地，将各种资产档案运用于实践教学中，形成严格按制度办事、按程序办事的良好习惯；三是多用信息化手段，扩大资产档案的影响力，让更多的需求者能检索目录、下载文档；五是供学校决策需要，提供大量数据反映过去学校的资产管理效率和质量，从过去数据中发现决策依据；四是反映学校资产优化配置水平，是否有闲置资产，是否有重复采购，是否处置不按程序办。

资产决定了一个学校的核心竞争力，加强资产档案管理有利于学校提高办学质量和水平，既反映了学校的办学历程，又反映了学校决策的依据和科学判断，良好的资产管理水平保障学校资产管理无遗漏、无死角。

参考文献：

[1]刘春霞.高校资产档案管理体系初探[J].办公室业务，2013（11）.

[2]周玉霞.高校资产档案管理的困境及路径选择[J].安康学院学报，2011.01.

[3]曾晓萍.浅谈高校资产档案的作用和管理[J].兰台世界，2009.02.