加强住房公积金档案管理探讨

田滨滨

摘 要：住房公积金档案作为记载住房公积金发展历程的原始记录，有着非常重要的参考凭证作用。随着住房建设的改革发展，住房公积金业务档案的基础性地位和服务性功能日显重要，住房公积金档案管理已成为住房公积金事业的重要组成部分，是实现广大市民住房保障的重要手段。近几年来，随着社会保障制度改革的深化，保障范围的越来越广，做好住房公积金业务档案管理工作，已成为住房公积金部门的一项重要任务。

关键词：档案；公积金；现状；发展；设想

住房公积金档案作为记载住房公积金发展历程的原始记录，有着非常重要的参考凭证作用。随着住房建设的改革发展，住房公积金业务档案的基础性地位和服务性功能日显重要，住房公积金档案管理已成为住房公积金事业的重要组成部分，是实现广大市民住房保障的重要手段。近几年来，随着社会保障制度改革的深化，保障范围的越来越广，做好住房公积金业务档案管理工作，已成为住房公积金部门的一项重要任务。笔者就如何做好住房公积金档案工作管理工作谈一些粗浅看法。

一、加强住房公积金业务档案管理的必要性及重要意义

1、加强住房公积金的档案管理是健全完善住房公积金事业发展的必然要求。随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位住房公积金缴纳人员的缴费资料显得尤为重要，比如：住房公积金登记表、缴存基数表、工资发放名册、身份证、复印件、营业执照、机构代码证等重要资料的妥善保管，有利于有效维护住房贷款秩序和个人利益。

2、强化住房公积金业务档案管理，有利于改善民生，提高服务质量。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动、可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好住房公积金工作的前提条件。

二、住房公积金档案的特点

1、住房公积金档案作者形成广泛。住房公积金档案的形成是由住房公积金运营与管理的部门、经办机构、办理住房公积金业务的相关单位以及办理贷款、缴存、提取业务的个人。

2、住房公积金档案门类多、内容丰富。目前，住房公积金档案主要分为归集、提取、贷款三类档案，但是这三类下又具体细分了很多个层次。比如贷款又分为楼盘、贷款以及抵押贷款三类，而贷款下又分为新房、二手房、组合以及以贷还贷档案等等。应住房公积金业务类型的不同，其档案的内容也存有一定差别。

3、住房公积金档案的保存时间有不确定性。住房公积金档案的保存时间都在15年以上，其中贷款档案的保存时间可能更长。借款人的档案从贷前的审查到审批、到的合同的签订、到资金的发放、到还清贷款最长的需要30年，一旦遇到还贷期间贷款变更或是提前结清贷款等现象，档案都随之发生变化。

4、住房公积金档案整理立卷要及时。住房公积金档案的形成是业务办理前台留存下来的业务资料，但是每个住房公积金所涉及的每个业务之中都有着十分密切的关系，但是由于每个业务环节办理的数量有着不确定性，因此，需要随时就形成的档案进行整理、立卷以及复核等等，避免造成档案材料的积压，同时有效避免了给下一步业务的开展造成阻碍。

三、目前住房公积金档案管理的现状

1、住房公积金档案管理有待进一步重视。由于住房公积金档案工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对住房公积金档案的管理缺少相应的软硬件投入，有些部门没有专门的档案室，档案随意保存、丢失的情况比较严重。

2、档案管理水平有待进一步提高。如今大部分住房公积金机构实施了档案的微机化管理，但由于系统软件的缺失和人才队伍的短缺，因而不能发挥数字化档案管理的需要。仍有部分住房公积金机构仍然延用过去手工操作的陈旧管理模式，效率低下，直接影响了工作的进展。

3、档案管理标准有待规范。住房公积金档案管理缺乏国家标准，造成住房公积金档案的各地管理办法不统一。哪些资料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些资料不需要归档，如何销毁，哪些资科需要分类、分级管理；哪些资料需要集中统一管理，如何管理；客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序。主观上也需要建立标准化、规范化的管理制度和管理程序。

四、加強住房公积金档案管理的设想

1、提高住房公积金档案管的认识程度。积极争取各级党委、政府对住房公积金档案工作的重视与支持，加大资金及人力物力投入，切实解决住房公积金档案管理工作中存在的实际困难。如：资金短缺，人员少，库房紧张等现实问题，为建设和完善住房公积金档案工作创造良好氛围和有利条件。

2、尽快制定统一的住房公积金档案管理办法，将住房公积金档案工作纳入规范化管理。管理办法应就住房公积金档案存储的内容及范围、档案室的配套设备、档案室的管理、档案管理人员的职责 档案管理软件的开发与应用等作出较为详实的规定，逐步形成上下管理一致的住房公积金档案管理体系。

3、积极推进住房公积金档案信息化建设，实现档案信息资源共享。将住房公积金档案管理系统纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划之中，统筹安排、整体设计、同步实施，要把电子文件的管理纳人各单位档案管理的范畴，制定电子文件归档和管理办法，电子文件要实行脱机备份；要与纸质文件建立相应的有机联系，确保电子文件的齐全完整和信息安全；要加强对住房公积金档案动态电子信息的管理，确保动态数据齐全、准确和安全；同时，加快社会保障档案数字化和网络化建设，逐步实现住房公积金档案信息资源的科学整合和有效利用。

4、提高住房公积金档案管理人员素质。住房公积金档案工作是一项政策性、业务性很强'的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。为此，住房公积金部门应积极引进档案管理人才，组织住房公积金档案员进行培训开展经验交流，努力造就一支业务精湛的住房公积金档案管理队伍。

（作者单位：潍坊市住房公积金管理中心青州分中心）