基于“互联网”思维的职称文书档案管理策略研究

曹永恒

摘 要：随着社会生产生活方式的变革以及数字化技术不断渗透到各行各业当中，加之日益频繁的人才流动和职称晋升，职称文书档案管理成为人力资源和社会保障局职业能力建设工作中的重要环节。分析现阶段职业能力建设职称档案管理存在的困境，在国家法律政策框架下提出改良对策和优化职称文书档案管理结构，对于职称档案管理实现数字化和信息化具有很重要的意义，是职业能力建设可持续发展的坚实基础。本文主要立足于“互联网”这一生态视域，以职称文书档案管理为研究切入点，以期能够为全市职称文化档案管理工作提供助益。

关键词：互联网；困境；职称文书档案；信息化

一、职称文书档案管理信息化概述

基于“互联网”思维的职称文书档案管理就是依托于互联网平台和计算机等信息化技术，以全市职称文书档案为基点，实现职称文书档案管理和利用的现代化、数字化和信息化，进而提升全市职称文书档案管理的工作效益。职称文书档案管理作为档案管理大范畴中的一员，其既具有档案管理的共性，也有其自身特性所在[3]。第一，集成化和信息化。档案工作人员在对职称文书档案进行管理时，将职称文书档案内包括业绩成果、学术研究证明、个人申报信息以及职称资格证等文书档案通过计算机、高速扫描仪等信息化设备进行数字化录入，进而对这些信息进行集成化的检索、管理和利用。第二，标准化和规范化。由于职称文书档案涉及的信息材料范围广、内容杂。因此，档案工作人员需要通过计算机对其格式和内容进行统一化管理，使各项信息更加标准化、规范化。第三，高效化和现代化。职称文书档案信息较多，如果不进行高效化处理，不仅会出现管理纰漏，还会影响到单位其他工作的进程。通过对其进行信息化管理，能够大大减少工作人员的管理时间，节省单位的人力、物力和财力[2]。

全市运用“互联网”等信息化技术对职称文书档案进行管理有以下效用。第一，各单位用人机制需要职称档案管理的高效化。单位为了吸纳人才、培养人才、激励和评价人才，需要对某个工作人员的各项职称信息进行查阅，进而保障单位科研水平的稳步提升，形成一种充满活力和生机的动态用人机制。第二，工作人员切身利益需要职称档案管理的信息化。职称文書档案管理是与单位内部工作人员息息相关的事项，是内部工作人员合理流动的“身份证”。职称文书档案进行信息化处理后，能够增加文书档案的储存“寿命”，为工作人员合理流动提供信息支撑。

二、职称文书档案管理信息化存在的困境

（一）信息化建设资金匮乏

基于“互联网”思维的职称文书档案管理主要依托于计算机技术以及互联网技术，而计算机系统的更新换代较快，网络技术也在不断前进的过程当中，这就决定了单位对职称文书档案进行信息化管理时需要投入大量的资金确保信息化管理进程[3]。同时，在硬件软件等基础设施上，单位需要投入较大的资金以保证硬件软件的兼容，使职称文书档案管理能够更加高效化、集成化。与此对应的是我国财政并没有设置专项的资金来保障职称文书档案的信息化建设，部分单位往往不愿意投入较大资金在这一项目中，而愿意投入更多的资金到那些见效较快的项目当中，无形中阻碍了职称文书档案管理信息化进程。

（二）档案安全遭受威胁

基于“互联网”思维的职称文书档案管理的出发点是“互联网”平台。互联网平台上充斥着大量的黑客和木马等病毒，一些不法分子利用这些病毒对职称文书档案中的内容进行相应的篡改，不仅会影响职称文书档案中的真实性和原始性，而且可能毁坏职称文书档案。部分单位由于缺乏安全管理意识，导致很多职称文书档案信息被窃取或攻击，严重威胁了职称文书档案的管理安全性环境。

三、职称文书档案管理信息化的突破路径

（一）加大资金投入

首先，人力资源和社会保障局信息管理中心要完善资金投入保障体系，加强技术支撑，确保各项信息化处理设备能够跟上互联网技术的发展步伐，使信息化管理机制处于平稳运行的状态，更好地服务于支撑文书档案管理信息化建设。例如，职业能力建设科要投入资金及时更新打印设施、扫描设备以及计算机网络硬盘和固态硬盘，使各项档案管理系统运行更为顺畅便捷，提升数字化处理速率。其次，还要探索引入社会力量合作机制，通过与社会档案管理机构进行合作，实现技术共享，减少不必要的资金投入，达到“低投入、高产出”的效果。最后，笔者建议我国要建立档案信息化管理专项资金，创新职称文书档案管理投入机制，逐级给予经费支持，进而缓解单位的资金压力，使单位管理层更加关注职称文书档案信息化进程，有能力投入更多资金进行信息化建设。

（二）重视职称文书档案安全管理

一方面，单位要加强硬件设施安全建设，在网络设备和物理设备上要选择性能强、抗风险能力较强的软硬件设施，确保职称文书档案信息在遭受损坏时可以通过信息化技术进行还原，保障以最快速度恢复相关信息，解决档案工作人员的后顾之忧。另一方面，单位要配备高效的杀毒软件，及时检查职称文书档案管理系统，有效地防止和清除木马和黑客等病毒，全方位、多层次的对职称文书档案进行保护。同时，单位要加强对职称文书档案进行备份，将职称文书档案上传到云端数据库等第三方管理平台，并对这些云端数据库进行加密处理，防止因自然灾害以及不可抗力导致的档案管理信息毁损，在职称文书档案信息遭受破坏后也能进行有效弥补。

四、结语

职称文书档案作为人力资源和社会保障局职业能力建设发展过程中积淀的重要精神财富，记录了全市职称档案的历史发展进程。因此，这就需要档案管理工作人员运用信息化技术对其不断挖掘，才能将其转化为一种物质财富，并为单位拟定决策和其他工作的开展提供材料依据。同时，职称文书档案管理在单位人事建设中扮演着排头兵的角色，职称文书档案管理成效的好坏将直接影响到职业能力建设各项工作的进程。职称文书档案记录了本单位各个工作人员业务能力、学术水平以及工作业绩，是各单位人事工作开展的重要依据。因此，有必要加强全市职称文书档案建设，充分发挥职称文书档案对全市人事人才建设的重要作用。

参考文献

[1]吕允龙.职称档案管理及评审网络化发展探讨[J].办公室业务，2017（14）：94.

[2]伍志红，邓静.加快职称评审网络化进程 建立职称档案管理新机制[J].档案时空，2016（04）：35-37.

[3]史国兴.简述职称档案的信息化管理建设[J].民营科技，2014（06）：113.

（作者单位：高密市社会保险事业管理中心）