档案信息化管理面临的问题及研究对策

于悠慧 刘坤明

摘要：随着时代发展，信息化进程加快，企业的快速发展导致档案数量急剧上升，而传统的档案信息管理系统受单机独立运行、查阅功能单一、借阅审批流程纸质化、数字档案收集方式依赖扫描入档等因素制约，已不能满足企业发展要求，如何适应信息时代的变化，如何发展与创新，是新时代下的企业档案面对的重要课题。

关键词：档案；信息化系统；问题；对策

一、档案信息化管理中存在的主要问题

1.1檔案信息化管理理念陈旧，有系统就是信息化管理。

传统认为，档案信息化管理就是有一套管理系统就实现档案信息化管理，对于系统的扩展，平台化管理认识不足，导致档案信息化管理系统扩展性弱，不能满足企业档案发展要求。

1.2档案收集模式单一，且归档工作量大、归档时间集中，信息化准确率无法保证。

传统数字档案的收集，仅依靠扫描设备逐份扫描后，然后导入系统完成档案数字化管理。另外，对企业历史档案的信息化过程中，存在着扫描入档后难以二次处理，尤其是纠偏功能弱化，原件正确率无法得到保证，工作量异常巨大等弊端。信息化过程基本都在实体档案形成之后，存在着延时滞后的弊端，比如会计凭证类档案受其业务性质影响，凭证零、散、小、量大，信息化过程极有可能破坏原凭证的完整性，存在极大的财务管理风险。且随着企业发展规模的扩张，对跨地域的市外、省外乃是海外的权属单位档案管理，很大程度受到了地域、时间的限制。

1.3高度依赖电脑进行档案管理办公

传统管理下，通过找领导进行面审请示或者仅能通过电脑端进行审批的模式，必将制约至档案借阅审批效率的提升。因为仅依靠电脑审批必须在相对固定的地点，即只能在具备接入企业内网的电脑上操作审批，同时时间上不能保证领导可以尽快完成审批，具备空间与时间上的双重制约。

1.4查询功能单一

传统档案管理模式中，只能通过目录进行检索查询，但是目录存在其先天性的限制，范围广泛，信息笼统，信息量较小的缺点。这必将导致查找量巨大，效率低下。对于急用的档案，带来极大制约。

二、解决档案信息化管理问题的措施

2.1建立“平台化”思维概念，增强系统可扩展性

平台化思维的核心是“垂直价值链条”转向“多边平台网络”。也就是把过去的一种直线型链条式的方式转变成一种网状的方式。对于档案系统来说，应当主动与企业各种自动化业务系统相连接，通过接口的开发，逐步实现档案平台化管理。

通过平台化管理，档案信息化系统可以自动收集各项业务系统产生的电子档案，解决传统人工收集再扫描的收集方式，同时实现实时归档，降低档案工作人员工作量，提高档案收集效率以及信息的准确率。

2.2开发移动办公模式

档案信息化管理离不开电脑，数字化，资源的导入等一系列的操作均离不开电脑。但是在移动互联网时代下，移动端办公逐渐成为一种新型主流的办公模式。对于档案来说，我们也应该主动适应移动办公模式，实现档案移动端借阅审批，提高档案管理效率。

2.3通过建立全文模糊检索方式，提高借阅查询效率

相比较传统档案信息化系统，在目录检索的基础上，建立全文模糊检索方式。将需要检索的问题信息，深入到原文中进行比对检索，彻底改变过去只能由档案工作人员以人工翻找目录或者搜索电子目录的查询方式，而且借阅人最能了解自己需要的档案信息，实现“己查”方式，既准确又迅速。

结束语：

档案信息化管理是未来发展趋势，它是与时俱进的，不是一成不变的。档案管理过程中存在的问题我们要不断思索改进，积极利用科学技术，在保证企业档案安全的条件下，逐渐进行管理与技术的双重创新，为企业发展提供更好的服务。

参考文献：

刘伏.试论档案信息化建设的问题与对策[J].黑龙江科技信息.2014（1）

耿怀明.档案信息化管理工作的问题与对策探析[J].中文信息.2016（6）