基于本科专业评估工作对日常教学档案管理工作的思考与探索

曾诗敏

摘要：高校教学档案管理工作不仅是高校实现不断发展的一项重要基础工作，还是评估工作的一个必不可少的部分。文章通过阐述教学档案管理的内涵特征，分析本科专业评估对教学档案管理工作的影响及现阶段高校教学档案管理中存在的主要问题，对基于本科专业评估完善高校教学档案管理工作提出做好管理，提高教学档案管理意识；提高教学档案的有效利用率；推进教学档案管理规范化、标准化建设；推进教学档案信息数据库系统开发、建设；加强教学档案管理人员的业务培训等策略，旨在为如何促进高校教学档案管理工作的顺利开展研究适用提供一些思路。

关键词：本科专业评估 教学档案管理

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2018）13-0095-02

高校教学档案管理工作不仅是高校实现不断发展的一项重要基础工作，还是评估工作的一个必不可少的部分。伴随教育信息化的迅猛发展，高校教学档案资源变得越来越庞杂，传统教学档案管理方式方法已然难以满足本科专业评估要求，教学档案信息化管理转变成高校发展的必经之路。由此可见，就本科专业评估工作对日常教学档案管理工作的思考与探索开展研究，有着十分重要的现实意义。

一、教学档案管理概述

教学档案指的是教职人员、学生在日常教学管理、教学活动、教学建设等活动中产生的，具备存储意义的文字、图片、音频、视频等教学文件资料。教学档案是教学活动的原始记录，是呈现教学过程的全面系统的历史资料，是未来开展教学管理工作的基础资料，还是未来研究分析问题的原始证据。所以，加大教学档案管理力度，构建系统完备的教学档案，充分采集教学档案资料，对于提高教学质量、促进教学发展可起到至关重要的作用。教学档案具备来源多、涉及面广等特征。对于教学档案内容而言，主要包括：教育部门传达的有關教学工作的重要文件；高校传达的有关教学工作的重要文件；高校教学部门的教学计划、教学大纲等教学管理文件；教材、教学资料等。[1]

二、本科专业评估对教学档案管理工作的影响

（一）依托本科专业评估，可提高教学管理人员档案管理意识

依托本科专业评估，可提高教学管理人员档案管理意识。现阶段，很大一部分高校教学档案管理工作并不十分顺利，由于教学档案普遍是教学过程中形成资料，不仅收集难度大，教师归档意识不足，还有一些教师认为教学过程形成的资料、成果应当由自身保存以便于今后运用，导致教学档案资料不完整、不规范，进一步使得教学档案质量难以满足评估要求。造成这一局面的主要原因即为高校各部门教学管理人员缺乏对教学档案收集的有效重视，管理意识不足。依托本科专业评估可促进高校教学管理人员在思想层面明确教学档案管理对高校发展的重要性，进而更好地投身于教学档案管理工作，提高自身业务水平。

（二）依托本科专业评估，可提高教学档案管理重要性

依托本科专业评估，可提高教学档案管理重要性。在接受本科专业评估过程中，高校上下有着相同的目标，依据评估指标要求提供材料，每位参与评估的教职人员均可认识到教学档案在评估工作中的重要性，是各项评估工作的有力支撑，是学校自评报告所不可或缺的材料。高校教职人员在评估过程中将教学档案资料提供给教学管理人员，不仅有助于提高自身的教学档案管理水平，还有助于依托完整、规范的教学档案资料促进高校教学秩序的正规化，进一步解决教学档案收集不及时、整理不全面等问题。

（三）依托本科专业评估，可推进教学档案管理趋向于制度化、规范化

依托本科专业评估，可推进教学档案管理趋向于制度化、规范化，进而提高高校教学水平。在本科专业评估过程中，教学档案管理工作可变得越来越规范。结合评估要求，高校应当制定科学配套的教学档案管理办法，增强教学档案管理的专业性、规范性，同样对教学档案管理提出了极高的目标、要求，对高校教学发展可起到至关重要的推动作用。[2]

三、现阶段高校教学档案管理中存在的主要问题

（一）缺乏对教学档案管理的有效重视

伴随近年来教育部对本科教学水平重视度的不断提高，众多高校对本科专业教学水平评估也变得越来越关注，并针对教学档案的管理逐步投入相应量的人力、物力保障。对于当前一些高校教学档案管理建设而言，高校依旧表现出一定的教学档案管理意识不足的问题。长期以来，高校将主要精力投入在提高教学质量、科研水平及办学特色等方面，而对于教学档案管理则缺乏必要的关注。不论是高校管理层还是教职人员均缺乏对教学档案的有效重视，进而形成“关注教学，疏忽管理”的局面。特别是针对教学环节产生的各式各样资料，未能对它们进行有效及时的收集，造成教学档案出现不完整问题，对教学档案管理有序开展造成不利影响。

（二）教学档案管理内容涉及面广泛

一些本科院校是通过专业院校升格而成，因为院校发展迅速，规模逐步扩大，不论是教职工还是学生数量均不断增多，校内设置的专业同样越来越多，进而造就了教学档案资源的极大增加，诸如各式各样日常教学管理文件、教务处的教学资料、上级传达的文件资料等，教学档案管理内容涉及面广泛，加大了教学档案管理的难度。

（三）教学档案管理方式不规范

要想确保教学档案管理的有序开展，务必要配备科学完备的教学档案管理制度，并推行科学合理的管理方法，切实依照科学规范的管理程序。然而，现阶段不少高校却表现出教学档案管理水平不足，未开展规范化管理，大部分通常流于形式，教学档案管理标准化不足的问题。另外，一些院校教学档案呈现出杂乱无章的状态，教学档案被错乱存放于不同部门，未对它们进行有效集中，一些教学档案缺乏统一标准，存在一系列不齐全的问题。一些部门保存有教学档案，一些部门则没有，由此很大程度上削弱了教学档案的真实性。还有一些档案最原始记录为复印件，也反映出教学档案管理中存在的问题，各式各样传统的教学档案管理方式，显然难以满足信息化时代的发展需求。

（四）教学档案管理信息化水平不足

结合现状而言，即便近年来我国高校教学科技水平得到了显著提高，然而在教学档案管理环节上，先进科学技术引入依旧较为稀少，进一步造成高校教学档案管理信息化、自动化水平的不尽如人意。一些高校依旧沿用传统纸质的方式进行教学档案管理，由此必然会对教学档案作用有效发挥造成不利影响。结合发展形势而言，引入先进科学管理手段及高素质的技术人员，研发为高校自身所适用的教学档案管理软件，提高教学档案的计算机管理水平，是现阶段高校教学档案管理的重要趋势。唯有推进教学档案管理与先进计算机技术的有效相融，方可实现检索、采集、开发利用等一系列功能需求。提高高校教学档案管理信息化水平，任重而道远。

（五）教学档案管理人员素质难以满足实际需求

一些高校未设置专门的教学档案管理人员岗位，通常由院系教学秘书兼职，该部分人员由于没有接受过教学档案管理的系统培训，进而难以确保教学档案管理的实际成效，教学档案管理存在一定随意性，进一步造成教学档案管理建设滞后。与此同时，兼职的教学档案管理人员在时间、精力上同样难以切实满足教学档案管理的实际需求。除此之外，还存在一些教职人员对完善、规范提交教学档案存在排斥亲故，缺乏有力的制度保障及监督管理机制，同样对教学档案管理工作有序开展造成一定不利影响。

四、基于本科专业评估完善高校教学档案管理工作的有效策略

新形势下，高校应当紧紧跟随时代前进步伐，不断开展改革创新，强化对国内外成功发展的经验学习，切实促进高校教学档案管理工作的顺利开展。进一步基于本科专业评估完善高校教学档案管理工作可以将下述策略作为切入点：

（一）做好管理，提高教学档案管理意识

在高校本科专业评估中每一位教职人员不仅要明确教学档案的价值，并且学校管理层也应当充分明确教学档案在高校发展中所发挥的重要作用。

首先，高校应当对学校各层级人员在教学档案管理工作中权责予以有效明确，其中，将学校管理层确立为教学档案管理的第一责任人；将其他相关部门、二级院系负责人确立为教学档案管理第二责任人；将学校各个职能部门主任、各院系教学部门确立为教学档案管理的第一执行人；将各个教研室、科室确立为教学档案管理的第二执行人，将现阶段的教学档案管理纳入每个教学部门的目标责任管理中，推动教学档案管理责任的有效落实。

其次，各教学部门管理人员应当将本科专业评估重要性作为着手点，向广大教师、学生开展提高重视的思想工作，使师生可明确教学档案管理工作的重要性，提高他们的教学档案管理意识，进而为教学档案管理提供有力支持，进一步实现学校全员对教学档案管理的有效重视，促进教学档案管理的有序开展。

（二）提高教学档案的有效利用率

针对教学档案的开发利用，还应当开展好下述几方面工作：

（1）保证教学档案查证咨询作用的有效发挥，高校应当紧扣教学管理具体需求，为优化教学管理提供可靠保障；

（2）确保教学档案服务作用的有效发挥，高校应当把握高校本科中心工作，注重对经验教学的总结分析，为教学管理管理提供高水平的服务；

（3）確保教学档案反馈作用的有效发挥，高校应当依托教学档案推进教师与学生相互间的互动交流，促进提高教学质量、效率；

（4）确保教学档案评估作用的有效发挥，高校应当提供准确的教学计划、课程安排、学生成绩、教学情况等教学资料，开展定性定量的研究分析，为相关人员对高校各项工作开展客观评价提供有力依据；

（5）确保教学档案社会经济作用的有效发挥，教学档案在一个国家的社会、文化发展中可起到至关重要的作用，高校应当结合相关法律法规，加强对教学档案的社会化开发利用，推动高校教学档案管理工作逐步走向社会、奉献社会。[3]

为进一步提高教学档案利用的深度、广度，高校教学档案管理人员应当积极参与到教学管理活动中，强化调研研究，推进各式各样教学档案的编研，对教学档案开展全面加工整合，提高教学档案的利用价值。另外，基于管理制度许可范围，高校教学档案应依照规定向全校、社会开放，在合法的前提下，尽可能提高教学档案开发水平，进一步提高教学档案的有效利用率。

（三）推进教学档案管理规范化、标准化建设

高校应当依据我国教育部门相关规定，结合自身实际情况，建立本科教学档案管理工作标准流程，推进教学档案管理规范化、标准化建设。应当构建科学完备的教学档案管理制度，形成一套科学适用的标准、制度、流程。首先，推进高校教学档案信息化管理相关制度的制定、落实。有效确定教学档案格式、数据分析等原则要求，推进教学资料归纳等相关制度与岗位责任制度的有效相融，并纳入为绩效考核的重要标准。其次，开展好对教学档电子信息数据的分类管理工作，诸如课程建设类档案、学籍管理类档案、实验室建设类档案、师资力量建设类档案等。[4]加强对先进信息技术的有效应用，确保教学档案信息的准确性，推动教学档案采集工作不断趋向于规范化、标准化。另外，构建传统纸质文件与电子文件同步运行的教学档案管理制度，真正意义上提高教学档案管理的信息化水平。

（四）推进教学档案信息数据库系统开发、建设

对于本科专业评估工作而言，通常要涉及诸多指标，倘若想配合评估工作，就务必要从长期以来的教学档案、一系列资料着手，找到对应需求的资料，这显然是一项复杂的系统工作，且表现出工作效率偏低的问题。[5]针对该种情况，高校应当构建健全教学档案管理机制，完善教学档案分类标准，并逐一构建配套的教学档案数据库，致力于开发与教学工作需求相符的高校教学数据库系统。其间，高校应当结合自身实际情况，在开发教学档案信息数据库系统时，依据相应要求，将各项教学档案资料传输进数据库中，并引入先进信息技术，对教学档案管理状况予以详细记录，实时掌握教学档案运行状况，保证教学档案的全面性、准确性，为评估人员提供可靠的评估依据。就好比，近年来我国一些高校便相继构建了涵盖全校一系列教学资源、实现各部门信息共享的数据库系统，一方面为教学评估工作创造了极大便利，一方面推动了教学档案管理的信息化发展。[6]除此之外，高校还应当在教学档案信息数据库基础上，开展“文档一体化”管理，进而构建起适用的教学档案共享网络平台。

（五）加强教学档案管理人员的业务培训

高校教学档案管理工作是一项复杂的系统工作，并且各个环节管理要求尤为细致，所以，对于高校教学档案管理应当配备专门的管理人员。对高校日常的教学档案进行及时采集，并对采集的教学档案依据不同的种类予以整理、归档，由此对教学档案管理人员综合素质提出了较为严苛的要求。针对该种情况，高校在设置专门教学档案管理人员的同时，还应当对他们的业务知识开展专业培训，并加大监督管理力度，以提升教学档案管理人员的管理水平，确保教学档案管理队伍与教学档案管理工作的有效适应。除此之外，教学档案管理人员还应当加强自我学习，以不断提升自身的教学档案管理水平，对教学档案各个环节具备从容的应对能力，特别是注重对现代信息技术的学习掌握，依托电子管理系统，确保教学档案管理工作的顺利开展。

五、结语

总而言之，本科专业评估可为高校构建科学完备的教学档案管理体系提供一个可靠的契机，依托本科专业评估，高校教职人员可明确教学档案的重要性，明确教学档案管理对高校教学工作可起到有效的推动作用。因而，高校相关人员务必要不断钻研研究、总结经验，提高对教学档案内涵特征的有效认识，加强对现阶段高校教学档案管理中存在主要问题的深入分析，做好管理，提高教学档案管理意识；提高教学档案的有效利用率；推进教学档案管理规范化、标准化建设；推进教学档案信息数据库系统开发、建设；加强教学档案管理人员的业务培训”等，积极促进高校教学档案管理工作的顺利开展。

参考文献：

[1]高宇静.本科教学工作水平评估对高校教务档案管理的新思考[J].才智，2014，9（28）：184.

[2]韩美兰，梁成云.本科教学工作水平评估对高校教务档案管理的新思考[J].黑龙江科技信息，2009，13（28）：184.

[3]王新星，南瑛，田为真，代红燕，刘晓宇，倪萍.浅谈教育部本科教学评估对高校学院级档案管理工作的促进[J].中国高等医学教育，2007，12（1）：77.

[4]呼俊迪.浅谈大学教务档案管理对本科教学工作水平评估的影响[J].赤子，2017，14（21）：251-252.

[5]張永进.基于本科教学工作审核评估的教学档案建设研究[J].办公室业务，2017，22（13）：80-81.

[6]张仙玉，李鹏.本科教学评估视域下高校教学档案信息化管理探析[J].佳木斯职业学院学报，2016，12（9）：162-163.

责任编辑：刘健