现代档案管理工作的信息化建设探析

王亮 解宁

摘 要：本文从档案管理工作现代化建设的内容和意义入手，探究现代档案管理工作的信息化建设，以供广大同行参考。

关键词：现代化；档案管理工作；信息化建设；应用

一、档案管理工作现代化建设的内容

（一）档案管理工作信息化建设特征

现代化建设使档案管理工作表现出明确的特征，具体体现在：第一，传统档案管理工作在计划安排、目标制定和人员配备上较为分散，而在现代化建设的帮助下，不仅为档案管理工作带来了先进软硬件设施的协助，还使各个环节之间加强了联系，通过系统协调来完成共同目标；第二，现代化建设把档案管理工作中涉及的信息以数字形式表示，以便通过建立数学模型来进行定量分析；第三，档案管理工作在现代信息技术的帮助下，有效提高了信息资源的收集整理、查询传递和分析利用等环节的工作效率，并且通过强调管理人员的主观能动性来增强应对复杂情况的能力。

（二）档案管理工作现代化建设的本质

档案管理工作现代化建设的本质是一个动态的发展过程，是一个顺应社会发展的举动，也是一个改革创新上的突破。它既包括了软硬件建设的具体内容，又涵盖了与社会发展相匹配的整体规划，并且立足于现实，做好了长期持久的准备。除此之外，档案管理工作现代化建设从管理手段、管理标准、资源的呈现和使用等方面也做出了相应的改变，比如用先进的现代科学技术和设备取代了传统的手工管理、通过建立规范化的档案管理工作标准来保障档案管理工作的有效开展、将档案资源以信息的形式呈现并用于管理过程的各个环节、以信息化和网络技术为载体实现档案资源的内容扩充和高效使用。

二、档案管理工作现代化建设的意义

（一）大幅提高档案管理工作的工作效率

在现代化建设的帮助下，档案资源以信息化形式存在，只需要一次录入就可以借由网络进行数据共享、数据检索、数据查询等一系列工作，实现了信息资源的多次利用。此外，由于计算机等现代设备的方便快捷，使得档案管理工作减少了人工参与，并且因其记录性强、可追踪性强的特点，使得档案管理工作增加了容错率。

（二）信息资源的开发利用更为顺畅

档案管理工作的对象是信息資源，而信息资源是通过开发和利用来实现自身价值的。借助现代化手段，信息资源的存在形式从传统的文字、图表转换成电子数据，实现了内容上的丰富和存储空间的扩大，从而以其兼容性和易操作性来加快信息资源的开发利用速度。

（三）显著提升档案管理工作的服务质量

档案管理工作的最终目的是让信息资源服务于所需要的各行各业，而现代化建设为实现这一目标提供了巨大便利。比如：现代化建设下的档案管理工作是以数据库的形式来存放各类信息资源，而数据库管理以其高度相关性和快速查询性，使得数据可以在不受时间、空间限制的情况下实现快速调用与同类参考，便于其利用和二次开发。

三、现代化档案管理工作信息化建设

（一）通过基础设施建设来保证档案资源的高效利用

档案管理工作的基础设施建设包含了软件和硬件两大类，前者主要是对档案管理工作的整个过程进行技术上的革新，使得各个管理阶段安全高效地运行。软件设施是以计算机网络为唯一载体，借助现代化的管理应用软件来对操作系统、数据管理系统、信息安全系统等提供科学化、规范化的管理模式；后者主要是对档案管理工作所需要的各类工具设备进行更新替换，从而减少人力成本并与现代社会保持同步。硬件设施的核心是计算机及其网络搭建，包括扫描仪、移动硬盘等数据输入和存储设备。通过软硬件基础设施的建设，可以减少档案管理工作实际操作过程中所遇到的障碍，最重要的是保证了档案资源以一种通用的、标准化的形式被收集整理、归纳存放，并且被高效地广泛利用，从而发挥出最大价值。

（二）通过信息资源建设来提升档案管理工作的存在价值

档案管理工作的存在价值是其所拥有的大量的、丰富的信息资源数据库，一切使用、存储等管理工作都是基于此开展的，因此信息资源数据库的存在形式、规模大小、内容储备等特征都会给档案管理工作造成直接影响。在现代化建设的帮助下，信息资源数据库利用现代手段完成了有效扩充与强化，具体表现为：将传统形式下的馆藏档案资源和人工记录进行数字化转化，以网络数据的形式进行采集、接受、管理，并且依靠计算机技术将这些数字化信息加以综合整理、编辑分类，从而建立起完备的信息资源数据库。用户通过信息资源数据库来实现档案资源的检索、传输、摘录和分析处理，并且该过程由档案部门按照程序进行严格管理。

（三）通过标准规范建设来预防档案管理工作的安全隐

既然档案管理工作的一切设备载体有了妥善安排，核心的信息资源也通过网络这一连通性极强的大环境得到了有效保护，那么从风险管控的角度来看，唯一有可能对档案管理工作造成安全隐患的只有人为上的失误和制度上的缺陷了。而现代化建设以现代管理理论为指导，通过标准规范建设来对这一潜在隐患进行有效地弥补。举例来说，现代管理理论有一套科学、合理的体系来管理档案工作人员，使其按照程序化的方式完成档案管理工作，从而有效减少人为失误；标准规范建设是包括管理规范、业务规范、技术规范在内的一系列制度性规定，以此来保障档案管理工作的快速、有序开展，从而降低因制度缺陷造成的管理不到位等风险因素。

（四）加大对相关硬件及人力资源建设的投入力度

加强软硬件建设是提高单位人事档案信息化建设管理水平的重要基础。一是单位要加大投入力度，划拨专项经费，建立专门的档案管理室，按照有关标准要求配齐配全基础设施设备，建立单独的档案阅览室和办公室。此外，还要采购与信息化建设相关的设备，如电脑、打印复印设备、打包设备、网络系统等。二是要积极培养一批综合素质较高、业务能力较强、工作认真负责的专业人才队伍，为单位人事档案管理信息建设提供必要的人才保障。同时，还要制定科学合理的培训教育规划，加强对相关人员的学习培训，不断提高业务知识水平和职业道德素养，增强工作的责任感和保密意识，熟练掌握计算机操控水平，为工作的顺利开展提供必要的保障。

（五）不断健全完善人事档案信息化建设管理制度

在单位人事档案信息化建设管理中，单位要严格按照全国档案系统信息化建设实施意见要求，结合单位实际情况，建立一套科学、合理、针对性和操作性强的人事档案信息化建设管理体系，在反复的工作实践中逐步形成完整规范的人事档案管理标准，并制定一套切实可行的考核管理办法，为单位人事档案信息化建设工作的顺利开展提供制度机制保障。在具体实践过程中，单位还要结合实际情况，选择建立一套符合自身实际，便于操控的信息化管理系统，借助信息技术手段加强对内部员工的日常考核管理。此外，还要把人事档案管理信息化建设工作纳入单位整体管理工作的范畴，量化细化考核标准，加大考核管理力度，层层分解落实责任，通过上下干部职工的共同努力，推动人事档案管理信息化建设不断迈上新水平。

参考文献：

[1]常晓燕. 浅析档案信息化建设与档案管理[J]. 现代国企研究， 2017（12）.

[2]顾昕. 基于档案管理信息化条件探讨档案管理的现代化趋向[J]. 中外企业家， 2016（14）：198-199.