事业单位人事档案资源高效管理的对策探析

李琼珍

摘 要：事业单位人事档案管理的目的是为了选拔更多人才，掌握单位具体用人情况。近年来社会经济的持续发展和事业单位人事制度的改革，政府部门相继颁布事业单位体制改革相关的政策法规，在很大程度上对事业单位人事档案管理工作提出了新的挑战，虽然从当前的实际情况来看，事业单位人事档案管理效率已经有了很大程度的提升，然而在实践工作中还有很多问题需要我们去解决。本文结合笔者实际工作经验，探讨了事业单位人事档案资源高效管理的对策。

关键词：事业单位；人事档案；管理对策

人事档案资源管理工作是事业单位开展人事管理工作过程中，由组织、人事以及劳资等部门在人才选拔任用中所形成的各类文件材料，其中客观准确的记录了事业单位内部职工在各个时期的成长与发展历程，较为完善的记录了职工的个人经历、家庭信息、社会关系以及工作业绩等相关资料。所以，促进人事档案资源管理效率的提升在很大程度上关系到事业单位人力资源管理工作的开展，必须要引起充分的重视。

1 事业单位人事档案资源管理面临的挑战

首先，事業单位人事档案资源管理工作和现阶段人事制度改革发展实际不符合。当前，事业单位开展人事档案管理工作通常是按照《干部档案工作条例》来进行的，人事档案资源管理按照其实际权限与隶属关系予以管理。过去的人事档案资源往往是由职工所属部门实施管理，为事业单位人事管理工作提供了一定的帮助，然而人事制度改革的逐渐推进，大部分事业单位也开始应用岗位聘用制度，相继建立完善了人才招聘机制，人员隶属关系变得更加复杂，过去的人事档案管理工作方式已经不再符合新时期的需求。比如说在人事制度改革过程中，部分事业单位依旧根据传统方式对人事档案实施管理，并未积极与新制度相配合，导致管理效率难以提升。

其次，事业单位人事档案管理工作存在“人少事多”的问题。由于部分事业单位的业务多元化，涉及到的领域行业较多，也将人力、物力、财力投入到自身各项工作中来，对于人事档案管理并没有引起充分的重视。因为人事档案资源管理属于一项较为复杂的系统性工作，如果缺乏充分的人力物力财力保障则很难高效开展。事业单位体制改革后，人员编制进一步精简，人少事多的现象必然会在档案管理工作中更快的体现出来。同时聘用制的推行也导致了单位内部人才流动速度加快，因为部分档案管理工作人员自身专业素质能力不强，难以适应新时期的新变化[1]。

最后，人事档案管理工作和档案管理实际需求不符合。近年来事业单位人事档案资源管理活动朝着更加规范化和专业化的方向发展，然而从整体情况来说，很多事业单位常常将过多的精力投入到自身职能的发挥上，对很多该整理归档的材料并未及时处理，如干部履历表、职工职称评审材料等没有第一时间收集。人事档案资源管理工作的盲目性和随意性问题较为突出，无法真正根据相关制度条例来对人事档案进行规范管理，往往还停留在过去的手工记录和管理层面，即便是已经建立了单位人事档案信息管理系统，也常常难以发挥出其实际作用，不能够借助于信息技术来提升人事档案管理工作效率。

2 事业单位人事档案资源高效管理的对策

2.1 明确责任划分，加强材料收集

人事档案资源管理的关键在于做好事业单位内部人事信息的搜集整理工作，促进人事档案信息材料准确性与完整性的提升。所以，人事档案管理人员必须要根据现阶段档案资源管理过程中面临的挑战和问题，制定有针对性的解决措施，不断促进人事档案信息材料搜集整理工作效率的提升。一方面，应当努力强化人事档案资源的检查工作，第一时间找出其中可能存在的漏洞和不足，同时联系相关部门、人员及时完善更正，特别是要开展好档案资源的回收工作，借助于做好基础工作来避免人事档案资源的缺失和错误。在档案管理活动中应当明确相关责任，确保责任落实到人头，保证每一名档案管理人员都能够主动树立责任意识，按照自身职责范围开展好相关工作。另一方面，必须要确保人事档案信息的全面性，结合事业单位内部职工的岗位调整情况和工作业绩情况来及时对档案资源予以完善，确保人事档案搜集整理工作的有效开展。另外，还应当不断丰富档案内容，不单单要对事业单位职工的基本信息进行全面记录，同时需要把工作业绩、培训情况以及岗位变动、薪酬变化等信息记录在案，让人事档案更为充实，为事业单位人事管理工作的科学开展提供更充分的依据。

2.2 健全事业单位人事档案管理制度

首先，要尽快建立健全人事档案借阅制度，从人事档案借阅时间、方式、手续审批等各个环节出发，制定更加系统化的管理制度，真正确保事业单位人事档案借阅活动有制度保障，确保档案资源的安全性；其次，应当建立健全人事档案专业性规定，例如说针对人事档案的搜集、整理、归档、鉴别、更新等相关工作的管理制度，确保事业单位人事档案管理工作的规范化开展[2]；最后，必须要尽快制定针对人事档案管理人员权责利的规定，借助于制度的完善，为人事档案资源管理工作提供保障，为档案管理工作人员带来权利保障。与此同时，还需要真正将人事档案资源管理工作纳入到事业单位整体工作中来，为人事档案管理带来强有力的人力物力财力保证。

2.3 提升人事档案管理信息化水平

近年来计算机信息网络技术的飞速发展及其在各个行业中的普及应用，事业单位人事档案资源管理工作也应当与时俱进，不断促进自身信息化管理水平的提升，真正摆脱部门之间的信息沟通束缚，积极迎合时代发展趋势。借助于现代信息技术能够有效实现人事档案资源管理的智能化与信息化水平提升，如可以利用专门的管理软件，依靠计算机对人事档案资源进行更加高效的整理与统计，实现档案管理无纸化。同时需要尽快推进人事档案管理信息系统的开发完善，条件允许时还可以设计开发适合本单位不同部门使用的子系统，实现人事档案资源的共享，在其中设置档案原件扫描收录功能，设置自动生成职工信息表格功能，促进人事档案利用效率的不断提升。

2.4 加快事业单位档案管理队伍建设

近年来事业单位体制改革的进一步深化，在很大程度上促进了事业单位各项工作的高效开展。在新时期新形势下，要进一步实现事业单位人事档案资源管理工作效率的提升，就应当借助于打造一支拥有较高专业素质能力和综合管理水平的管理工作人员队伍，大力培养更多的具备创新思维能力和奋进意识的档案管理人员[3]。在这一情况下，应当积极做好对事业单位人事档案资源管理人员的培训活动，定期组织开展教育讲座或交流会议，不断促进其专业素质技能的提升，让其能够主动树立责任意识，理解到人事档案管理工作对于事业单位未来发展的重要意义。另外还应当针对档案管理工作人员开展现代信息技术的应用培训活动，确保其能够真正与时俱进，掌握现代化的档案管理工作方法，促进人事档案管理效率的提升。

3 结语

总而言之，人事档案资源管理工作是事业单位内部经营管理的重要一环，人事档案资源的信息化、规范化、科学化管理是未来的必然发展趋势，也是事业单位开展好人事管理工作的重要保障。对于档案管理工作人员来说，必须要尽快转变思想观念，坚持与时俱进，积极应用现代信息技术手段，进一步健全管理制度，保证事业单位人事档案管理工作效率的不断提升，推动事业单位的持续健康发展。

参考文献

[1]郭婷婷.提升事业单位人事档案管理水平的建议[J].科技与企业，2016（01）：37+39.

[2]张文嘉.事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2014（05）：92.

[3]王娟.浅论事业单位人事档案管理及其对策[J].中国外资，2014（02）：247-248.