大数据时代档案管理模式变化研究

贺小燕

摘 要：移动互联网、物联网信息、云计算等信息技术的迅速发展为大数据时代的来临奠定了良好的基础，随着社会各界对大数据时代重视程度的不断提高，档案管理工作也进入了新的发展阶段。这就要求档案管理工作必须站在大数据视野下，冲破原有的思维模式，才能制定出适合我国档案管理工作的大数据战略。基于此，本文对大数据时代档案管理模式变化进行分析。

关键词：大数据；档案管理；变化

1 大数据时代档案管理的特征分析

档案管理作为一项数据管理活动，本身就与大数据天然贴合，因此档案管理工作具备了大数据的几乎所有特征。一是档案数据的类型丰富，数量呈指数级增加。档案的数据类型复杂多样，包含结构化数据、半结构化数据、非结构化数据等类型，社会生产生活中产生的海量视频、音频、图片、文本、邮件、报表和各种数据库，都可能成为档案信息收集的对象和内容。同时这些数据的总量在持续激增，数据规模不断扩张，数据量呈指数级增长；二是档案信息从封闭走向开放共享，我国从上世纪80年代起开启了档案管理的神秘之门，档案信息开始成为科学研究和各行业领域利用的开放资源。而在大数据时代，传统的分割、封闭式的档案架构已经向开放、互动、共享的架构转变，档案信息被不断整合和重组，向统一的服务平台发展；三是档案信息的价值被不断重新挖掘，随着大数据技术的应用，原本看来陈旧、过时的档案信息被不断激活，更多新价值被不断挖掘利用。

2 档案管理思维方式在大数据视野下的转变

2.1 服务网络化思维模式的转变

传统档案服务方式由于受到时间、地域以及利用手段等各方面因素的制约而无法满足大数据时代档案管理工作所提出的要求。因此为了有效应对日益提高的档案利用需求，档案管理部门必须根据大数据技术应用的特点树立网络化服务思维模式，才能确保我国档案管理工作的顺利进行。对于大数据时代下的档案管理工作来说，网络化服务思维模式的建立，必须加大大数据技术手段利用的力度，才能从根本上促进档案管理服务效率的稳步提升。大数据技术的推广和应用，不仅实现了深度挖掘与分析档案数据资源的目的，同时档案管理服务也实现了根据用户的喜好推荐满足用户需求的信息，降低了档案数据资源查阅的难度以及不确定性。所以，档案管理部门必须在海量数据和先进分析技术的基础上，加大服务模式改革和创新的力度，才能促进档案资源精确性以及利用效率的全面提升。另外，随着大数据时代档案服务向社会化、多元化的方向不断发展，档案管理部门必须以服务企业满足客户个性化需求为基础，为用户提供网络化、智慧型的档案服务模式，才能满足大数据时代对档案管理工作所提出的要求。另外，随着档案服务模式的不断升级，档案管理人员必须根据档案信息资源的特点进行分类整理，构建完善的档案数据分析库，才能满足广大用户所提出的多样化、个性化的档案服务需求。

2.2 档案管理思维方式的转变

纷繁复杂的大数据给档案信息的分析和处理提出了难题，使得档案工作者必须转变过去传统的管理理念，开拓思维，树立起适应时代发展的更加科学、全面、开放的档案管理观念。首先面对档案信息量的剧增，要对大数据在档案管理中的意义有一个准确的认识，明晰大数据是档案工作产生价值的源泉，以大数据为基础来实现档案管理的各项职能；其次是建立更加开放、多维、立体化的档案观，档案管理的范围应当涵盖所有具备保存和利用价值的信息源；最后是树立服务为民的工作理念，以技术的革新来不断提升档案服务的能力和水平。

2.3 技术性思维模式的转变

西方发达国家在现代化发展的过程中所形成的技术性思维，对于深度挖掘档案资源信息的价值具有极为重要的意义。这一思维模式的出现不仅推动了技术的全面发展，同时也完成了标准化模式的建立，为档案资源管理效率的稳步提升奠定了良好的基础。因此，随着大数据时代的来临，档案管理工作必须根据新形势下档案管理工作发展的实际情况，加大新技术研究和应用的力度，建立统一的档案资源存储标准，才能促进档案资源利用效率的不斷提升。而档案管理部门在推广和应用大数据技术的过程中，必须积极地推动档案管理工作的技术化转变，才能促进档案管理工作水平的稳步提升。比如，针对档案资源的深度挖掘，工作人员针对档案资源的深度挖掘必须建立在数据的分析和档案的服务体系不断完善的基础上，随着大数据时代信息服务竞争的不断加剧，用户对档案资源信息所提出的要求也不断地提高，而这对于现阶段的档案管理服务模式也提出了新的要求。而这就要求档案管理人员必须根据大数据时代对档案管理服务系统建设所提出的要求，充分利用语义分析、人工智能、知识图谱等大数据技术分析和挖掘海量档案资源中具有较高价值的档案资源，才能满足大数据时代档案管理工作服务体系建立的要求。所以，技术性思维模式的推广和应用，不仅实现了档案管理工作的跨越式发展，同时也满足了大数据时代对档案管理工作所提出的要求。

3 大数据时代档案管理模式变的优化措施

3.1 搭建电子档案数据体系

大数据时代环境中，档案管理一定要在利用信息平台的基础上进行，同时将现代化管理观念和科学技术融入档案管理工作中，完完全全地展开转变，这时便需要搭建电子档案数据体系。要想让组织或者部门的档案通过电子的方式存留，必须要建设电子信息数据库，以此确保相关文件具有保密性和可靠性，形成标准化、合理化的管理模式。与此同时，在利用档案或者搜索过程中也能在电子档案数据库的支持下变得比传统管理模式更加迅速和方便。因此，档案管理现代化构建是否成功是受电子档案数据库的质量所影响的。在互联网相关平台、发达的高科技技术以及计算机的共同努力下，建造电子档案数据库，制作数据库的储存盘，这样方能让档案处于合理的搜索、整合和存放，同时能促进档案管理趋于现代化、信息化、程序化发展。

3.2 加大投入力度，完善档案基础设备建设

为了使档案管理具备大时代特征，资金是基础，唯有大量资金投入，才能够为实际管理提供可靠的设备及先进的技术支持。实践中档案的有效保护需要相应的设备，如：空调、除湿、防虫等设备，同时，档案现代化管理要充分发挥各种相关技术的作用，借助计算机、互联网等，对档案资料进行上传、存储、查阅等，在此基础上，不仅减少了人员工作量，还确保了工作效率与质量，此外，控制了管理成本，使档案管理更趋于节约化、一体化及精准化。为了与时俱进，企事业单位要适当加大这一方面的投入力度，使档案管理拥有适宜的设备与技术，其大数据特点也将更加显著。

3.3 重视档案管理人才的培养

近年来，各行业竞争激烈，企业单位看到了人才的重要性，并制定相应的人力资源管理计划，重视对人才的培养。档案管理部门也应当借鉴单位的先进管理经验，招揽精通大数据技术的人才，设置综合性的学习科目，并投入大量的资金，完善考核与培训计划，促进档案管理机构软实力的提升。

4 结语

总之，随着大数据时代的来临，档案管理人员必须充分发挥自身的优势和特点，加大档案管理开拓创新的力度，积极利用大数据技术，加快我国档案资源整合的步伐，才能打造出适合我国档案数据资源共享的模式和平台，为我国档案管理工作的开展奠定良好的基础。

参考文献

[1]杨静月.关于大数据背景下档案管理改革变化的研究[J].办公室业务，2016（21）：101.

[2]马天夫.浅谈当今档案管理模式变化[J].科技风，2016（20）：171.