工程档案信息化管理的策略分析

曹蒙

摘 要：工程档案作为记录整个工程建设过程的重要载体，是相当有价值的信息资源。从前期开工准备，到建设过程的实施，再到后期竣工验收，工程档案管理是工程建设管理工作中不可或缺的内容。在当前信息化的大背景下，以计算机为主的这些智能化工具运用在工程档案管理工作中，特别是大数据和云计算等技术，有效的推动了工程档案信息化建设进程，为工程档案信息化管理的实现奠定了良好的基础。文中分析了新时期工程档案信息化管理的重要性，并对工程档案信息化管理的策略进行了具体阐述。

关键词：工程档案；信息化管理；基础设施建设；电子化；数据库

在当前信息技术快速发展的新形势下，将现代化技术引入工程档案管理工作，为工程档案的有序整理、快速查询带来了更多便利，在真实反映工程建设情况的同时，也为工程相关事务的决策提供了可靠依据。信息化已经成为工程档案管理的发展趋势，但在实际工作中，工程档案信息化建设相对滞后，因此需要积极采取有效的措施加以推进，以实现工程档案的高效利用。

1 新时期工程档案信息化管理的重要性

1.1 提高工程档案管理水平

在工程施工过程中，对工程档案管理工作不够重视、缺乏标准化管理制度等因素，导致工程档案管理的整体水平不高。针对这种情况，将信息技术引入到工程档案管理工作中，运用先进的技术对工程档案进行收集、管理和存储，既能保证信息的真实性、完整性、有序性和规范性，夯实基础档案管理工作，又能促进档案信息的深度开发，使其更好地服务于工程项目的设计变更、后期维护等，提升工程档案管理的专业化、现代化水平。

1.2 实现工程档案资源共享

当前我国工程档案信息资源利用率普遍不高，且缺少较为完善和稳定的工程档案资源共建共享运行体系。信息化建设就是利用信息管理软件完成对档案信息的管理和开发利用，确立网络环境中档案管理与服务的基本方法、权限范围、规则制度，使信息共享成为可能，全面提高工程檔案信息的利用率。一份完整的工程信息档案，对其他有类似建设项目的单位具有重要的参考价值，这是资源共享所带来的档案信息应用价值提升的表现。

1.3 促进工程建设管理工作的发展

工程档案中集合了工程建设过程中的所有材料，包括招投标文件、立项文件、勘察设计文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等，信息内容繁杂，传统的纸质化档案管理无法满足信息利用的多样化需求，存在较大的制约性。而工程档案信息化建设，一方面可以摆脱自然条件和人为因素对档案的损害、破坏，尽可能地延长档案的寿命，另一方面可以实现工程档案信息的高效检索，进一步促进工程建设项目的有序开展，并推动整个行业的信息化进程。

2 加快推动工程档案信息化管理的策略

2.1 增强信息化管理意识

由于工程档案管理工作无法带来明显的、直接的经济效益，因而很容易被工程建设管理人员忽视。很多单位不清楚档案管理的目的、内容，认为档案工作只是简单的搜集、保管，没有清楚认识到它的重要性，更没有把信息化建设提到重要日程上来。部分基层单位甚至没有专职的档案管理人员，兼职的档案管理人员缺乏专业和系统的档案管理知识学习，信息化技能操作水平也有限，加之岗位频繁调换，致使无法适应当前的档案管理工作要求。因此，工程建设管理人员首先要转变档案管理理念，充分认识到工程档案对工程建设发展的重要性，为工程档案信息化建设创造良好的内外部环境。

2.2 构建信息化保障制度

为了认真细致地做好档案保管及利用工作，在具体推进过程中，需要构建完善的档案信息化保障制度，培养专业人员严格按照制度标准和规定步骤开展档案管理，并定期对制度进行更新完善。同时，将档案信息化管理工作纳入到年度考核指标，制定档案管理目标责任制，在工程档案信息搜集、整理和保存等环节落实好责任，加大对工程档案管理体系建设的投入，为工程建设事业的健康发展提供重要的信息支撑。

2.3 实现与办公自动化融合

随着办公自动化的普及，可以将工程档案信息化建设纳入办公自动化体系中，实现二者的有机融合，打破传统工程档案管理模式的束缚，构建科学的工程档案信息化管理模式。此外，在遵循规范性、安全性和效益性原则的基础上，实现工程电子档案与纸质档案的同步归档和存储，保证工程建设每一个过程中的有效信都能够得到妥善的保管。

2.4 加强信息化基础设施建设

通过运用计算机技术来实现档案信息的收集、整理、归档，并进行检索工具和目录的编制，以便为档案编研工作提供优质的服务。这就要求各单位在实际工作中做好基础设施建设，配备齐全的软硬件设施，并构建局域网，实现档案的网络化管理，使得文字资料、图片、影像资料等都有合适的存储介质和足够大的存储空间，为高质量的信息交互创造条件。

2.5 推进档案信息资源建设

类别多样、内容繁杂的工程档案信息可以利用计算机技术来对其进行加工处理。首先是通过扫描、影印、上传等方式，将纸质信息内容转化为电子信息；其次对无序的信息内容按照特点和关键词进行压缩、提要；再次依据工程建设管理方面的专业划分和术语加以归类整理和相互关联，使其转化为与计算机软件形式相符的二次文献信息。但由于当前档案软件通用性较差，各单位开发的软件不能互用，档案信息管理软件系统还存在许多不完善的地方，这是工程档案信息化的发展的较大制约因素之一。因此要加快推进档案信息资源建设，加快开发标准化的档案管理系统，构建大数据库，在全行业，甚至是跨行业跨领域逐渐推广应用。

2.6 注重档案信息化管理的安全性

对于工程建设管理单位来说，档案的安全直接关系着工程的安全和效益目标的实现，尤其是一些国家重大工程，对资料的保密要求更加严格。传统的档案安全管理措施已经不能适应信息化的管理需求，信息技术在带来便利和效益的同时，网络环境的脆弱性也为工程档案带来了潜在的威胁。因此在信息化建设过程中，需要对档案的安全性予以足够的重视。采取有效的安全策略，运用信息安全技术和网络防攻程序，加密保存高密级文件，才能保障工程档案信息的安全。例如控制数据库进入权限、区分人员类别控制访问等级、对网络服务器链接请求进行甄别筛选、按照文件密级提高访问要求等。

工程档案信息的安全性是衡量信息化建设水平的一个重要尺度，除了网络威胁之外，还要特别注意计算机硬件损坏造成工程档案信息被更改、丢失的情况。因此对于一些较为重要的工程档案信息要异质、异地保管和备份，避免因硬件损坏而造成的无法弥补的后果。

3 结束语

随着我国信息化技术的广泛应用，对工程档案管理工作提出了更高的要求。在工程现代化管理工作中，需加大工程档案信息化建设力度，加大资金投入和各方面的支持，重视高素质综合能力人才队伍的培养，以全面提升工程档案信息化管理水平，实现工程档案信息资源的高效利用和及时共享，使工程档案能够更好的服务于工程建设。

参考文献

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