基于大数据背景下企业档案信息化管理建设的分析

林丽平

摘 要：随着社会经济的发展和信息科学技术水平的不断提高，为企业档案信息化管理建设工作的开展创造了更为便利的条件，对于企业的发展有着重要意义。本文从档案信息化管理意识薄弱、缺乏相应的指导与规划以及企业档案管理者职业素养有待提升三个方面入手，对企业档案信息化管理建设的现状展开分析，同时对基于大数据背景下企业档案信息化管理建设的有效路径提出具体建议。

关键词：大数据；档案管理；信息化建设

企业档案管理是企业管理工作的重要组成部分，不仅囊括了企业内部知识，也是企业信息资源的重要代表。档案管理作为企业各项决策的理论依据。是企业中具有极高价值的隐形财产，对于企业的发展有着不可忽视的重要意义。但是随着网络信息技术的蓬勃发展，传统的档案管理已经不能满足现代化企业发展的实际需求，基于大数据背景下实现档案信息化管理成为企业发展需要面临的首要问题。

1 企业档案信息化管理建设的现状

档案管理在现代化企业管理中占据非常重要的地位，随着社会经济与信息科学技术的不断发展，企业档案的信息管理建设逐渐成为衡量企业综合实力的标准之一。但是从企业档案信息化管理建设的现状来看，仍旧存在一些问题亟待完善，通过对企业档案管理相关案例的分析和文献资料的研究，笔者将企业档案信息化管理建设中存在的主要问题进行了以下总结：

第一，档案信息化管理意识薄弱。企业档案信息化管理建设工作需要以企业内部不同管理部门之间的良好沟通作为基础，通过对各类管理信息资源的分析和整合，实现对档案信息资源的科学配置。在这一过程中，档案信息管理意识的薄弱是制约企业档案信息化管理水平提升的主要因素，主要体现在企业管理者对于档案信息化管理的认识还不够，没有真实认识到大数据背景下企业档案信息化管理建设的重要性，进而导致了企业档案管理工作只能停留在简单的信息归纳、整理以及保存等基础层面上；

第二，缺乏相应的指导与规划。企业在档案信息化管理建设过程中缺乏相应的指导规划，更多的会体现在私营企业的档案管理工作中，企业管理者对于档案信息化管理缺乏有效的宏观指导和科学的统筹规划。究其原因，私营企业在进行管理时不会受到上级行政部门的管理压力，对于内部档案管理建设工作大多采取被动的态度，使得企业档案信息化管理建设始终流于形式。此外，一些企业为了追求经济利益的最大化，往往会选择在“并不重要”的档案管理工作尽可能的缩减人力、物理、财力的投入，对于大数据背景下企业档案信息化管理建设造成较大的影响；

第三，企业档案管理者职业素养有待提升。长期受到传统企业档案管理模式的影响，不管是企业管理者还是档案管理工作人员，都认为企业档案管理工作是非常轻松且工作难度较低，导致了大部分档案管理人员在实际的工作中只具备基础的档案分类管理能力，或者利用电脑进行简单的信息录入工作。但是在信息时代背景下，企业档案管理工作不再是简单的信息储存，对于档案管理人员的信息技术水平和档案管理综合能力提出了更高的要求。

2 基于大数据背景下企业档案信息化管理建设的有效路径

2.1 注重档案包含的知识信息

在信息时代大数据背景之下，企业档案信息化管理的本质就是对知识的管理，想要进一步提高企业档案信息化管理效率，需要在脱离档案本身管理的基础上，提高对档案内部包含知识信息的重视程度。从某种程度上讲，企业档案管理工作的实际作用和判定档案管理是否取得良好的效果，应用将档案中知识信息资源的获取价值以及利用情况作为科学的评定标准[1]。比如：随着网络信息科学技术的不断创新发展，知识管理已经逐渐成为现代企业档案管理工作中的最大特征，如何在档案信息化管理过程中对档案信息资源进行合理的利用以及充分发挥出档案信息资源的最大价值，是大数据背景下企业档案信息化管理建設需要考虑的重点问题。只有结合企业发展的实际情况，科学制定企业档案信息化管理目标，实现档案管理与知识管理的相互融合，才能更好地促进企业档案管理效率的提升。

2.2 用知识信息引领生产实践

通过上文可以明显的看出大数据背景下企业档案信息化管理建设中知识管理的重要性，由于档案信息化管理工作与企业实际的生产经营管理存在较大的差异，为了进一步提高企业生产经营管理与档案信息化管理建设两者之间的联系，可以通过用知识信息引领生产实践的方式，将企业档案信息化管理与生产经营管理进行有效结合，在切实保证企业生产经营管理效率的基础上，将档案信息化管理的作用发挥到最大化。比如：在实际的档案信息化管理建设过程中，除了必要的信息化管理设备的投入之外，还要进一步实现档案管理信息储存电子化和资源利用的信息化。大数据背景下企业档案信息化管理建设不单单针对的是档案管理的某一个环节，而是在围绕整个档案管理工作的基础上，通过对现代化技术的灵活运用，将档案信息包含的知识信息作为企业生产实践的思想指导，进而提高企业的经济效益。

2.3 加大对档案管理人员的培训力度

加大对档案管理人员的培训力度是大数据背景下企业档案信息化管理建设的有效措施之一，可以从以下两个方面着手：第一，企业档案信息化管理人员的塑造过程。企业档案管理涵盖了企业管理的显性知识，想要充分发挥出知识管理的作用，取决于档案管理人员自身对信息知识管理的把控能力。提高企业档案管理人员的专业能力和建设一支专业的档案管理队伍，是现代企业档案信息化管理建设长足发展的根本；第二，强化档案管理人员的信息化管理意识。比如：可以通过建立健全档案管理人员审核体系，使其直接受制于企业最高管理者，形成“统一指令、分级管理”的档案管理模式，进而促进企业档案信息化管理的统一化、标准化、规划化发展。

2.4 合理规划档案信息化管理建设

在信息时代，档案信息化管理建设对于企业发展有着重要作用。转变企业管理者对于档案管理的传统管理，大力推动档案信息化管理建设以及合理规划档案信息化管理建设方案，是大数据背景下研究档案发展的新思路[2]。比如：在实际的档案管理工作中，将实现信息化档案管理作为档案发展的核心理念，在保证企业档案事业具有与时俱进特点的基础上，推动企业档案信息化管理建设方案的快速落实。与传统的档案管理相比，档案的信息化管理建设更有利于企业档案信息与生产经营状况之间的紧密联系，避免信息管理与生产经营相互脱节想象的出现。针对档案信息化管理建设工作中可能出现的各种问题，应该在加大人力、物理、财力投资的基础上，采取集思广益的方式来保证档案信息化管理建设工作的顺利进行。

3 总结

综上所述，在信息时代背景下，企业档案信息化管理建设是企业发展道路上的必然选择，对于提高企业档案管理效率和信息传输效率有着重要作用。为了可以充分发挥出档案信息化管理的实际作用和实现企业信息化管理改革，需要注重档案包含的知识信息、用知识信息引领生产实践、加大对档案管理人员的培训力度以及合理规划档案信息化管理建设。只有真正认识到信息化管理的重要性，才能实现企业的持续健康发展。

参考文献

[1]孙敏.大数据时代高校档案资源体系建设的分析[J].文教资料，2017（25）：129-130.

[2]李静.大数据背景下企业档案信息化管理建设的思考[J].管理观察，2015（27）：117-118.