如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化

周玲

摘 要：众所周知的是，机关事业单位对于国家的各项工作来说是十分重要的，他们的每一项任务都关系着国家某个环节的一部分。那么在这这种情况下，机关单位的档案管理则非常重要。它对于机关单位的工作来说是非常复杂的一部分，也是重要的一环。如果一个机关单位有着良好的档案管理体制，那么，这个单位很大可能就是良好运转的。因为档案管理不仅仅是要管理各种各样的信息，更是要分门别類，最大程度地将资源整理完善，这对于每个机关单位来说都十分重要。因此，本文就关于如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化进行一定程度的探讨，希望能给相关的工作人员在档案管理上提供一些新思路。

关键词：机关事业；档案管理；工作规范化；标准化

机关事业单位里有很多很重要的工作任务，正是各种各样的任务构成了机关单位这个大机构。而在这种情况下，最终积累的信息也是非常复杂和繁重的。那么对于各种信息的记录和处理就变得非常重要，尤其是其中各种各样的档案管理，对于机关事业单位的运行有重大作用。因此，在每个机关事业单位中，都应该有专门人员尽心尽力地在日常工作中，对各种档案进行处理。那么如何要提高档案管理的能力？如何机关事业单位档案管理工作规范化标准化？包括对人员在这方面意识的要求，以及相关机制的改变都是十分重要的。也只有在这方面有所进步，才能使相关单位在资源的分类管理上更加高效，从而更好进行运行。

1 相关方面存在的各种问题

1.1 工作人员对档案管理的重要性认识不足

机关单位里的工作很多而且各种各样，很多人们更倾向于去重视那些看起来很重要的各种实践工作，却忽视了在无数的实践工作背后，逐步积累的可怕的信息量。而这些信息则汇总、表现为各种各样的档案。如何对这些档案进行有效的管理，很多情况下对于机关的运行至关重要。不同的档案有着不同的分类与重要性、时效性。那么，针对其不同的性质与分类做出合适的整理就很重要。但是由于很多人没有这个意识，对于档案的管理乱七八糟，这样积累的后果就是对于信息管理不善，导致最后需要用时一无所获。这对于整个单位的管理和运行会造成很大的阻碍。因此，人员意识上是存在一些问题的。

1.2 机构的相关机制不完善

很多情况下，一个机构的机制完善与否，往往对于这个机构来说，它的重要性是十分值得注意的。如果一个机构在机制方面出了问题，那么就好比一台电脑的软件出了问题，对于各项工作的运行来讲，是十分有障碍的。因此，在档案管理方面正是如此。在档案上，如果出现了相关问题，那么，就机制而言，一定是不够完善的。也正是因为机制不够标准化和结合实际，才是很多工作在实际的运作中没有办法有一个好的标准去遵守，这样，档案就不能得到有效的运用，也就不能真正意义上发挥他们的作用。

1.3 技术不先进

由于很多机关单位的档案管理上，尚未引进最先进的信息技术，这就导致他们在人力物力的花费上，远远超过了那些引入了相关技术的单位。这方面的不足是可以进行改善的，但这也要求相关单位要注意这一点，才能更好地对资源进行管理，对工作结果进行改善。

1.4 人员责任划分不够清晰

对于不同的工作人员来讲，每个人都应该承担属于自己的责任，才能最后使得每个人肩上都有压力，在档案的整理和分配上就不会那么乱七八糟为档案管理的规范化标准化建设创造良好的条件。同时，也应该借助对人员责任的划分和管理，促进最终工作效率的提高，进而使得在这种责任制划分的作用下，最后形成一个相对完善的运行模式，各司其职，让档案管理变得更加系统化，也让最终各个项目有一个良好的模式进行运作，这样就能够构建一个更好的事业单位。

2 改善方式及建议

2.1 提高工作人员的相关意识

单位可以举行一些相关的主题讲座，向工作人员进行相关知识和意识的宣传，让他们明白档案管理的重要性。这些主题讲座可以去寻找一些专业型人才或者富有档案管理经验的人来进行。他们的话往往更有说服力，而且更有效。除此之外，也可以经常开会，不断提醒工作人员档案管理的重要性，提高他们的相关意识，或者单位也可以制作一些相关的小视频，让工作人员们看到无尽的档案积累后，如果没有得到有效的管理，所有档案乱七八糟，最后的结果是何等可怕，对于单位各种工作的运行、项目的展开而言又是多么大的障碍。

只有让人们意识到了自己所做的事情有多么重要，他们才更可能用尽心思在上面，更好地进行档案的分类与管理，这种情况下，才能让工作更好地进行。而相对机关单位这样档案繁多的部门而言，更是会节省很多人力、物力，让人们的工作更加流畅、更加有效、更加方便。这样最后受益的不仅仅是单位，也是人们自己。

2.2 改善机制

对于一个机构而言，必须要有相关的专业人才在机制上出谋划策，从而使得机构的机制更加完善、更加有效。那么就机关单位的档案工作而言，更是如此。只有一个完善的机制和系统，才能够有一个更好的档案管理效果，从而促进档案管理工作中各项实际任务最后完美的结束。而工作人员也只有不断地结合实际进行创新和改革，才能最大程度上为单位的相关工作有所助力。一个机制的完善不是一朝一夕的事情，也只有在不断的实践与反思中，相关单位才能最终找到适合自己的运行机制，更好地进行相关工作的处理，也给工作人员们一个更有效的运作机制与信息管理。

2.3 提高相关技术

因为先进的信息技术在这个社会的很多领域都发挥了自己特殊的也是至关重要的作用。那么在档案管理方面正是如此。只有先进的信息技术使得档案的分类与管理更加标准化、更加有效，才能使得最后各项工作的进行没有档案方面的阻碍，更好地结束。

2.4 明确每个人的工作职责

对于一个机关单位来说，由于其中工作人员有很多，那么责任的划分就显得非常重要。只有一对档案管理人员的工作职责进行明确，才能更好地帮助机关单位将最终责任落实到人，也能增大工作人员在相关方面的责任心，从而使得他们更好地去工作。那么，这对于最后整体工作效率而言，也是一件好事。只有合理分工，才能让每个人都能在适合自己的位置上发挥价值，也才能使得最后物尽其用。这样做真正的好处是：让专人人才去做他们擅长的事情，就突出了档案管理工作人员的相关优势，对于整个管理效果的加强来说是十分有必要的。当每个人都完成了他们的任务，才能最后构建一个拥有完善的档案管理工作的机构。

3 结论

就机关事业单位档案管理工作而言，我们还有很多可以进行改善和努力的方面。如何使得这些管理变得规范化和标准化，如何更好地推进相关工作的实施，都是我们需要思考的问题。本文就这些进行了探讨，也给出了一些相关建议，比如说：提高工作人员的相关意识、改善机制、提高相关技术、明确每个人的工作职责等等。但是就最后的工作落实而言，还是要相关的工作人员不断进行努力，以求更好地帮助机构有一个好的发展，也使最终工作的结束有一个好的成果。

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