事业单位办公室档案日常管理与应用
2018-10-19苏宪光
苏宪光
摘 要:档案管理工作是事业单位工作中最为关键的部分,而随着事业单位对但档案工作重视度的不断提升,从而促使檔案管理工作得以有效落实,特别是对于其日常管理工作也得以有效执行,然而部分事业单位办公室档案管理工作还存在极大的欠缺,还需这一方面加强管理与应用。文章简要阐述了事业单位办公室档案管日常管理及应用情况,提出更优化的解决措施。
关键词:事业单位;办公室档案;日常管理;应用
社会的进步推动事业单位档案管理工作也需要日益月异,这样才能促使办公室档案的日常管理得以有效落实,与此同时,还需要在以往管理及应用的基础上加以创新,优化管理手段,提升档案管理的质量,从而更好地适应社会发展现状。鉴于此本文对此展开全面的分析与探究,谨以此突出档案管理的实效性。
1 创新服务领域,优化服务效果
随着社会的不断发展进步,事业单位档案管理工作也逐渐引起重视,在以往的档案管理工作中存在诸多需要完善的部分,这使得档案管理最终呈现的效果并不显著。新时期对于事业单位办公室档案日常管理及应用赋予全新的定义,不仅呈现出信息化特点,作为事业单位发展中不可缺少的档案管理工作,相关单位必须对其管理工作做到与时俱进,而且还需要彰显出档案管理的创新与优化,以更好地服务于事业单位。此外,还需要注意的是,事业单位档案管理工作还需要在以往的基础上拓宽领域,增加服务内容,从而最大限度改善档案管理工作的服务质量,这样才能推动档案管理工作逐步实现现代化,而且更重要的是加速社会的快速发展,在实施服务的过程中,可以为事业单位带来更多的经济效益,不断提升他们的服务水平及能力。
2 优化档案整理收集方法,完善档案利用途径
事业单位办公室档案日常管理工作必须要引起领导的重视,对其档案收集及整理的方式需要不断创新,无论是针对收集范围,还是收集渠道、要求,亦或是收集补充制度,这些都需要加以调整,符合现代化的管理需求,然而值得注意的是,必须要在收集方式及重点上加以调整,比如:对于业务考绩档案,需要将其归入档案体系,成为其重要的组成内容,这样才能最大限度弥补档案收集的不足。档案社会化管理已经成为未来发展的一种趋势,特别是计算机及网络的有效应用,输入输出设备的逐步完善,从而促使档案管理工作得以不断创新,最大限度促使档案管理工作实现新的进步。网络化的推广促使事业单位办公室档案管理工作质量及效率能够得到最大限度改善,同时也让档案的收集及查阅相对来说更为便利。例如:单位需要查阅相关档案,则需要借助网络链接下载查看。
3 构建档案管理意识,提升档案管理水平
信息化的不断推进,传统的档案管理模式已经无法跟随时代的发展脚步,无法满足信息化发展的需求,因此,必须出台新型的档案管理方式,而且是具有信息化功能的新型模式,以此取代传统模式。而信息化的管理的主要突出快捷、方便等特点,其实施主要依靠计算机来完成,并且将是企业管理的一种信息化趋势,采用计算机进行企业档案管理,还必须借助一些企业软件来完成,这不仅可以提高管理人员的工作效率,而且能够保证档案数据准确录入电脑,并入库保存,这个过程非常的快捷、有序,而且保证信息的完整性。档案管理人员通过计算机软件,建立档案查询的相关网站,然后将数据传送到网站,供人查阅,这对于档案管理人员来说,是自己工作成果的展现,而对于查阅人员而言,方便了其查询工作,节省了时间与精力。与此同时,档案管理人员在使用计算机时,要注意网络安全,防止病毒入侵,避免档案信息丢失,进而导致档案信息的泄露给事业单位带来不必要的损失。事业档案不断创新档案管理意识,才能最大限度改善当前档案管理存在的弊端,然后采取积极有效的措施去应对问题,从根本上提升档案管理的最终成效,办公室档案给管理工作对于事业单位的和谐稳定发展是非常有利的因素,所以必须要采取积极管理理念来推动管理工作达到预期的目标,促使事业单位办公室档案管理发挥其自身的功能性作用。
4 强化档案管理人员素质培养
档案管理人员的素质决定事业单位办公室档案管理的最终效果,所以重视档案人员综合素质的培养也显得非常关键。而对于档案管理需要得到领导的认可才可以有效执行,但也离不开相关人员的共同努力,因而提高他们自身的管理水平更有利于开展档案管理工作。针对档案管理的专业性,这就要求管理人员具有极强专业技能,才能有效开展实践性工作,但是如果相关人员没有专业知识作为后盾,同时并不具备任何实践经验,将会很难开展相关工作。因此,要想实现档案管理的规范化,必须要提高管理人员综合水平,并要定期对其进行新知识的培训,帮助他们更新知识结构,提高综合素质,并从以下两个方面着手进行改善:一方面,必须加强其职业道德建设,树立正确的工作思想,即服务于社会发展;另一方面,加强对其知识技能进行培训,尤其针对信息技术,必须要及时掌握相关知识,这不仅体现在专业知识方面,还有加强其它方面建设,如不断拓宽知识面,提高其综合能力,而对于相关工作软件的学习也不能松懈,使其成为复合型人才,不仅对档案管理业务了如指掌,同时熟练使用计算机。
5 结语
总体来说,事业单位办公室档案管理工作必须要引起领导的高度重视,针对当前档案管理工作存在的弊端需要展开全面的论述分析,然后提出具有针对性的解决方案,这样才能促使档案管理工作能够真正落实,获得理想的管理成效,还需要注意的是,档案管理工作需要根据自身的实际情况,提出具有针对性的解决方案。文章简要阐述了目前档案管理工作存在的问题,然后予以建设性地改进方案,以期优化档案管理成效。
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