办公室档案管理工作效率提升途径探讨

赵俊彬

摘 要：在行政事业单位发展的过程中，办公室档案管理是非常重要的，提高办公室档案管理水平可以有效的确保办公室工作的顺利开展，提高办公室的工作效率，促进行政事业单位的健康发展。但是，随着时代的发展，传统的办公室档案管理方式已经无法满足行政事业单位发展的需求了。本文主要对目前办公室档案管理中存在的问题的进行了分析，并针对这些问题提出了相应的解决措施，以此来提高办公室档案管理工作的效率和质量。

关键词：办公室；档案管理；工作效率；提升途径

在办公室档案管理工作当中，必须要遵循档案管理完整性和科学性的原则，并且还需要结合办公室档案管理的实际情况对其进行不断的创新和完善，进而有效的提高办公室档案管理的质量，实现办公室档案管理的价值。在办公室管理中档案管理一直以来都是一项非常重要的工作内容，因此，在办公室档案管理中应当要制定相应的管理制度，并对办公室档案管理中的不足进行不断的改进和完善，这样才能够有效的提高办公室档案管理的工作效率，确保办公室档案管理的安全。

1 目前办公室档案管理中存在的问题

1.1办公室档案管理信息化水平有待提高

目前，随着现代信息技术的不断发展，办公室档案管理也正向着数字化和信息化的方向发展，信息化档案管理可以有效的提高档案管理的效率，并且还可以确保档案管理的安全性。但是在实际的办公室档案管理中，很多行政事业单位还是会采取传统的纸质档案的管理方法，这样一来不仅占用了大量的时间和空间资源，并且随着时间的增加，查阅档案的难度也会随之增大[1]。

1.2档案管理制度有待完善

在实际的行政事业单位发展过程中，很多的办公室档案管理都不被受到行政事业单位管理者的重视，很多的管理者认为办公室档案管理工作可有可无，对于行政事业单位的发展没有实质性的作用，这也就使得办公室管理缺乏相应的制度，管理人员意识薄弱，在实际的档案管理工作中经常会出现各种纰漏，不是档案信息不全就是信息错误，或者是在档案整理的时候没有按照相应规范进行整理。

1.3办公室档案编研工作比较滞后

在很多办公室档案管理当中，缺乏对档案管理的系统化、整体化和科学化的规划，致使档案管理工作只能够局限于眼前的工作，办公室档案编研工作滞后，档案管理人员缺乏工作的积极性，这也就使得有些单位的办公室档案管理人员在工作中出现懈怠、散漫的工作态度，产生“等”、“靠”等消极的工作思想，在实际的工作中出现档案整理不及时，档案归档混乱、档案挤压严重，管理工作严重滞后等现象。

2 提高办公室档案管理工作效率的有效途径

2.1强化办公室档案管理制度

要想确保办公室档案管理的顺利开展，就必须要有相应的制度保障，在实际的办公室档案管理当中，不论是在档案文件形式上面还是在档案内容方面都会存在一定的缺陷，并且由于办公室档案管理的时间不长，管理人员缺乏档案管理意识，档案管理手段相对落后，在很多的档案管理人员意识中，档案管理工作就是对资料进行统计并保管好就行了，正是因为档案管理人员受到这种意识的影响，使得他们在实际的档案管理工作中存在各种问题。因此，在办公室档案管理中应当要对目前档案管理中存在的问题进行了分析，制定健全的办公室档案管理制度，加强对档案管理的监管力度，进而有效的提高办公室档案管理的效率。在制定办公室档案管理的过程中，一定要重视档案管理人员的意见或建议，将他们在实际的档案管理中存在的问题以及管理的意见记录下来，作为档案管理制度制定的主要依据[2]。另外，还需要发挥出众人的力量，让行政事业单位员工都积极的参与到办公室档案管理中来，对于行政事业单位目前办公室档案管理提出相应的意见或建议，并在日常工作中积极的配合办公室档案管理工作，这样才能够有效的促进行政事业单位办公室档案管理的发展，提高办公室档案管理的水平。此外，在制度了档案管理制度之后，在实践的过程中，出现的问题要及时的提出来，并采取积极的措施进行有效的改善，强化档案管理制度，进而使得办公室档案管理制度更加的完善。

2.2建立档案信息管理系统

随着我国经济发展和科技的不断进步，办公室档案管理应当要与时俱进，建立信息化档案管理的方式，利用先进的信息系统来对档案进行整理，并且信息系统还可以将各种档案的数据进行详细的记录，这样一来可以有效的提高办公室档案管理的效率，减轻档案管理人员的工作压力，推动办公室档案管理的进步。要建立档案信息系统，首先行政事业单位就必须要树立全新的档案管理意识，行政事业单位领导者应当要充分的意识到办公室档案管理的重要性，加强对办公室档案的管理，同时还需要投入大量的档案管理资金，进而有效的确保档案信息管理系统的建立提供保障，在档案信息系统建设的过程中，需要影响的信息技术和设备，因此，行政事业单位一定要确保充足的资金用于档案信息系统建设中。在档案信息管理系统中，主要包含档案管理系统、档案采集系统和档案查阅系统等，每个系统的职责都是不一样的。档案管理系统主要是对档案材料进行收集、分析、整理和保管，并且其中还应当要包含不同的业务模块。档案采集系统主要是将纸质的档案利用现代化技术以数字化形式归档到信息系统当中，其中主要包括目录整理、档案采集以及档案审核和系统维护这四个主要的功能模块。档案查阅系統主要是以网络为基础，以浏览器或者服务器的形式对档案进行查阅。通过建立档案信息系统，可以有效的提高办公室档案管理的工作效率和质量。

2.3建立完善的办公室档案服务反馈机制

在办公室档案管理中，可以通过服务反馈机制来有效的掌握单位的各个方面的信息，这样才能够及时的发现档案管理中存在的不足，并采取积极的措施，进行及时的改进，进而有效的促进办公室档案管理的工作效率。通常情况下，办公室服务反馈机制主要包括对档案价值高低的鉴别、档案信息系统的检索工具是否能够正常使用、档案是以怎样的形式进行存放的等[3]。在办公室档案服务反馈机制的建立过程中，一定要注重反馈信息的针对性和实用性，要能够对办公室档案管理起到真正的指导作用，可以对办公室档案管理的机制进行创新，能够充分的发挥出档案管理的真正价值，进而有效的提高办公室档案管理的工作效率。

3 结语

总而言之，随着我国市场经济和信息技术的不断进步和发展，传统的办公室档案管理方式已经无法满足行政事业单位发展的需求，因此，应当利用现代化技术和手段对办公室档案管理方式进行不断创新和优化，这样才能够有效的提升办公室档案管理的工作效率，提高办公室管理水平，促进行政事业单位的可持续发展。但是，在信息技术支持下的办公室档案管理，也使得档案管理工作即将面临着更多的挑战，这就需要相关的工作人员不断的提高自身的素质和责任意识，掌握新的办公室档案管理的技术和方式，以此来提高办公室档案管理的效率。

参考文献

[1]张韶华.提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J].科技资讯， 2015，13（13）：149-149.

[2]姚伟燕.办公室档案管理工作效率的提升途径分析与阐述[J].办公室业务， 2017（9）：100-100.

[3]白小薇.探讨如何提高办公室档案管理工作的效率[J].科技展望， 2016， 26（32）：12-12.