浅谈事业单位档案信息化建设面临的困境及对策

赵坤鹏

摘 要：人事档案是人才信息的主要载体，同时也是人才信息的主要来源，加强事业单位档案信息化建设，对提高人力资源开发与管理效果与质量，具有积极的裨益。本文主要分析了当前事业单位档案信息化建设面临的困境，并在此基础上行，着重探讨了有效解决对策，旨在为推动事业单位人事档案管理工作可持续发展建言。

关键词：事业单位；档案信息化；建设困境；解决对策

人事档案管理是事业单位管理的重要内容之一。人事档案，记载了职工的个人身份、学习经历、工作经历、职务任免、职称晋升、奖惩情况等，与职工个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系等紧密挂钩，是记载职工人生轨迹的重要依据。同时，也是职工在职期间的真实历史记录，是单位进行招聘、选拔、任用、考核、培训的主要依据。人事档案是重要的人事信息资源，是合理配置人力资源的重要依据。随着事业单位分类改革、养老保险制度改革的推进，单位人员流动性加速，人事调动频繁，因此，事业单位人事档案管理必须紧跟时代，积极实现人事档案管理信息化和规范化。

一、事业单位档案信息化建设面临的困境

（一）对认识档案管理认识不足

目前，我国大部分事业单位把人事档案管理放在其他工作的后面，缺乏对档案管理的认识，致使档案管理出现滞后性和形式化的现象。如今社会经济体制进行了不断的改革和完善，但是人事档案的管理却未能跟上人事制度改革的步伐，从而导致一些档案管理人员身兼数职，对档案管理工作缺乏系统性的认识，无法更好的开展人事档案管理工作。

（二）人事档案管理信息化建设有待完善

虽然大部分事业单位已经配备了“人事档案管理系统”，但是由于对其缺乏系统性的了解和认识，从而导致大部分系统只是简单的对员工信息进行记录、统计，而未对员工的生活、工作等相关信息进行记录，从而导致档案信息化大打折扣。同时，还有一些事业单位未意识到人事档案管理信息化的重要性，还在沿用传统的手工操作，这样不仅增加了档案的保存和管理难度，而且也会对人事档案管理工作效率产生影响。

（三）档案材料缺乏规范化、制度化管理

在进行人事档案收集归档过程中存在执行不严格、制度不健全的现象，从而导致档案材料缺乏规范化、制度化管理，致使档案资料缺乏一定的准确性和真实性。实际上，人事档案需要对员工的基本信息进行真实的反映，但是在实际工作过程中却存在严重的虚假现象。另外，人事档案要求选择16开规格的办公用纸，如果出现卷角、折皱、破损的材料，则需要对其进行技术加工，但是对人事档案材料缺乏统一的评价标准。

（四）档案管理人员综合素质不高

实际上，事档案管理是一项系统性、复杂性的工作，其要求档案管理人员对每一份档案材料有个全面的了解和掌握，并根据实际需要及时增添相关材料，严格按照人事档案管理的相关规范和标准来开展工作，但是大部分事业单位的档案管理人员未参与过档案知识的专业培训，对档案的管档要求、重要性，档案材料的收集、归档、整理、装订等业务不熟悉，加之事业单位改革后，缩减了管理人员的数量，从而导致档案管理人员综合素质不高，在一定程度上影响了档案管理的整体水平。

二、破解事业单位档案信息化建设困境的有效策略

（一）提高事业单位管理层人事档案管理的重视程度

人事档案信息化建设是一项专业性、持续性、政治性、保密性极强的工作，提高人事档案管理认识，是确保人事档案管理工作得以顺利进行的关键。首先，要求事业单位领导者对人事档案管理工作给予高度的重视，把其作为事业单位日常管理的主要内容之一来进行开展；其次，提高人事档案管理人员的对档案工作的重视，引导档案管理人员对档案管理各个环节有个全面的了解和掌握，以确保档案管理工作有条不紊的进行。

（二）构建人事档案电子信息化服务平台

在人事档案信息化建设过程中，应结合干部管理、人才工作、养老保险改革等需求进行广泛深入调研，以人事档案为基础，开发建立人事档案信息系统，运用人事档案管理信息，采用统一的信息化管理平台，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。利用各类现代信息设备和现代技术，将人事档案资料整理录入信息系统，通过相应的技术处理，设置相应模块和字段，实现人事档案纸质材料与数据材料的统一，通过不同的权限设置，防止人事档案信息不被随意修改。

（三）完善人事档案管理的规范和制度

通过对事业单位人事档案管理工作的社会现实需要和实际情况来对现有的人事档案管理规范和制度进行补充和完善，并对各项规范和制度的实施情况进行严格的监督。人事档案材料的收集是档案管理最为基础的工作，直接决定了档案管理工作的效率和质量。如今，随着社会经济体制的不断改革和完善，对人事档案材料的规范和制度提出了全新的要求。这样一来就需要档案管理人员严格按照现有的规范和标准来对档各种案资料进行及时收集、细致鉴别、认真整理、详细归纳、安全保管，从而更好的提高档案材料的准确性、完整性和真实性。同时，还需要明确人事档案案卷整理细则，使其达到全面性、科学性、完整性的要求，为相关工作的开展奠定良好的基础。

（四）促进档案管理人员队伍建设

随着事业单位改革的不断进行，有效的推动了相关工作的进行，提高了单位的工作效率和质量。但是要想更好的确保事业单位人事档案管理工作的进行，就需要构建一支具有较高专业水平和较高管理水平的档案管理队伍，培养一批具有较强创新意识和较强实际操作能力的档案工作人员。此时就需要对人事档案管理人员进行定期的培训和教育，使他们更好的了解和掌握相关知识和技能，更好的意识到档案管理工作的重要性。同时，还需要对人事档案管理人员进行最新管理技术和管理手段的培训工作，使档案管理工作更好的跟上时代发展的步伐，更好的提高档案管理工作的质量。

三、结语

综上所述，事业单位在我国社會经济发展中，起着非常重要的作用。但由于受到多种因素的影响，当前事业单位人事档案信息化建设还面临一定的困境。事业单位管理层应从思想意识上重视和加强人事档案信息化建设，以增强人事档案信息利用效率与效益，提高事业单位服务民生的能力。

参考文献

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