医院档案岗位管理和绩效考核的思考

摘 要：随着档案事业步入新的发展时期，档案资料在医院改革发展、经营、管理、安全等方面的利用率增加，在处理历史遗漏问题、反映历史沿革等方面所起的作用越来越明显，医院的档案管理工作也日益得到重视。而绩效考核作为医院档案管理的核心之一，是有效促进医院内部管理机制运转的“指挥棒”，是将医院规范化、标准化、专业化、精细化和制度化管理引向深入，从而实现目标管理的“指航针”。本文结合医疗卫生机构现状，试在档案岗位管理和实施绩效考核方面阐述个人的一些观点。

关键词：医院档案 岗位管理 绩效考核

近年来，绩效管理作为一种先进管理思想和方法，已经在国内外得到了广泛的应用。随着社会经济不断发展，医疗体制改革不断加快，医院的管理模式和经营体制也发生着翻天覆地的变化，在这种背景下，许多医疗机构都采取绩效考核方式积极发挥“指挥棒”的作用。但由于种种内在和外在因素，绩效考核在医院档案管理过程中仍存在一些弊端。档案工作实施绩效考核，是为了对档案工作做出适时、客观、全面的评价，发现与规范要求缩短差距，从而适应医院发展形势的需求。职工不了解绩效考核的目的，就会缺乏实施绩效考核的动力；管理者不了解考核指标的设置，就达不到考核期望值。如何让绩效考核更好地贯穿档案管理工作的各个环节，科学地进行管理，是衡量一个医院管理水平的重要标尺。

1 医院档案岗位绩效考核中存在不足

1.1有关部门不重视，绩效考核流于形式。目前，一些医疗机构由于领导层面对绩效考核管理的管理力度不够，导致“指挥棒”功能缺失，例如，考核部门每月是否按照指标要求“提醒”各级兼职档案员按时上交相关档案材料至档案室，形成日常管理，督促兼职档案员转变观念，变“死”档案为“活”档案，充分发挥档案的利用价值。再者，考核部门将一些固定的表格发放到相关部门，在规定的时限内由档案工作人员填报完善表格，如此一来，考核工作就算是完成了。至于最终表格是否回归到相关考核部门，是否有专人对绩效考核结果进行认真客观地分析，是否真正利用绩效考核过程和结果来帮助档案工作人员在行为、能力、素质等多方面得到切实的提高，也没有人去关心，导致被考核者即档案人员认为绩效考核只是管理的一种形式[1]，只需要“水过鸭背”式地去完成，绩效考评工作达不到预期的指导、督促和改进目的。

1.2考核基础薄弱，绩效指标设置不够科学。据了解，目前医疗机构许多档案员在档案岗位上一干就是几年，甚至“一岗到老”，由于医院内部体制因素，档案工作人员的岗位职责具有一定限制，。且档案工作相较于其他工作存在感较低，档案人员的职称晋升难度相对较大；有的医疗机构薪资难以满足档案人员的真实需求，导致其进取观念较差，在管理中往往滋生主观意识较为淡薄的现象[2]。而大部分医疗卫生机构在设置档案绩效指标时，通常只涵盖了组织管理、硬件建设、业务完成情况、信息化建设以及开发利用等内容，对档案人员的综合素质、外出进修学习、人文关怀等方面有欠考虑。在设计上，太多太复杂的业务指标和分值权重的不平衡，不利于档案人员的良好心理状态发展，导致增加管理的难度以及降低档案员的满意度，进而影响对档案员行为的引导

作用。

1.3考核结果的综合运用尚未有效开发。档案绩效考核的结果在很大程度上能反映档案员在一定时期内的业务工作、行为表现、心理素质等情况。而档案员在数十年如一日重复单一、枯燥的工作背景下，极易产生倦怠心理，缺乏学习的动力和热情。在这种情况下，由于一些医疗机构对档案工作岗位绩效考核结果的运用缺乏明确的概念和思路，把档案绩效考核的结果仅仅作为鉴定性档案，缺乏竞争性激励机制，没有很好地激励、发掘与发挥档案员的内在潜力。

1.4考核过程中反映的问题沟通不顺畅，反馈不及时。一些医疗卫生机构在档案绩效管理过程中，还存在沟通与反馈机制不健全的问题。因缺乏权威的监督组织来统筹考核工作，在执行过程中，容易导致绩效考核指标设置不健全时不能及时完善，档案人员业务工作存在不足时不能及时纠正；档案收集过程中需要有关部门配合协作时，不能及时得到反馈，引申出移交工作脱节拖沓等问题。

2 加强和完善医院档案管理绩效考核的建议

2.1开展科学分析，充分发挥绩效考核的信息反馈作用。科学的工作分析是绩效考核不可或缺的前提，这就要求我们在考核前期做好核心内容调研，深入单位各层级了解各种档案资料形成的初步状态，结合各层级专兼职档案人员具体工作职责和需掌握的专业知识、技能能力和应具备的工作素养，以及具体指标设置内容能否达到医院整体目标需要等，通过综合摸底，有针对性地设计出适合各专兼职档案岗位的绩效考核指标。做好前期调研分析工作，既可以满足绩效指标的设定，又可把档案员实际的工作绩效与理想的工作绩效有机统一。

2.2建立具体明确的档案绩效考评体系。档案绩效考核要形成可操作性强的指标体系，各单位档案绩效考核指标的建立，需结合本单位的战略定位，涵盖计划、实施、考核、考核结果的反馈、考核结果的處理和应用、人员管理等流程。制定的指标不宜过多或过于繁琐，分值权重应合理分布，要建立以制度、工作质量、评价、薪酬福利体系等为支撑的综合管理体系，全面记录档案员每天、每月、每季度乃至全年的工作实绩，综合全面地反映档案部门在各个时间段内的工作绩效[3]。明确的档案绩效考核指标是完善管理绩效的关键因素，指标设置过多为不合理的表现。合理的指标设置数量应为3-7项，最多不超过12项。

2.3明确档案工作绩效标准要素。要建立客观明确的绩效标准，量化考核，以数据说话，以标准服人。要抓住重点，最好采取一些描述性的文字或段落对档案绩效考核要素加以界定。考核部门要根据实际工作量随时适当增减指标内容，可按月制定本周期考核各项指标，使考核工作更加科学、精准。

2.4降低考核部门的主观性，突出实绩考核反馈。应明确负责考核的专门部门和专职人员，客观公正地进行档案工作实绩考核。应加大对考核人员的培训，首先在思想和理念上与医院形成共识，其次要理解考核指标的设置依据，考核者要有效利用考核工具，以考评指标和工作表现为依据进行考评，避免个人情感因素的影响。此外，应选择同一考核人员独立完成对同一对象的绩效考核，以“一对一”的服务进行工作追踪，及时将考核过程中发现的情况酌情与档案员进行告知，在适当的时候，还应对工作绩效完成得不尽人意的职工提供正确的指导，通过反馈督促改进工作。

2.5建立公开、公正、充分沟通的绩效管理体系，畅通有效申诉渠道。在考核中，上下级之间的沟通尤为重要。一些医疗卫生机构由于相关制度缺失，往往会出现档案员认为考核部门在考核标准的使用和评价结果的掌握上运用不当、有失公正，导致对考核结果不满。。因此，要根据实际情况规范流程，从制度上促进档案绩效考核工作的合理化。如在考核申訴制度的制定时，应满足公开、公正的原则，处理考核申诉时，应给予申诉人员充分的尊重，注意聆听其诉求，认真分析提出的问题是否与实际一致，通过调查掌握结论。如果确是档案员存在问题，应当以事实为依据，以考核标准为准绳，对其进行、帮助和说明；如果是组织方面的问题，毋庸置疑立行立改。其次，要把处理考核的申诉过程作为上下层之间互动互促互进的过程，组织者应当把档案员提出的诉求作为完善档案绩效管理体系、促进医院发展目标的良好契机，而不能简单地认为职工申诉有问题。再者，为了有效进行沟通结果反馈，可建立与档案员面谈制度，当调查结果已明确时，通过上下级之间进行面对面交流，把令人信服的处理结果履行充分告知，直面对方感受，加深双方沟通了解，切实推进改正。如申诉的问题属于档案考核体系的问题，应进一步完善体系建设；如果是考核部门的问题，应督促有关考核人员对照考核指标切实进行纠正；如果确实是档案员的问题，就应该以事实为依据与其充分沟通。同时，应完善沟通记录，避免“秋后算账”。

2.6强化档案绩效考核结果的运用。人有多少种需求，考核结果就有多少种运用方式。考评的结果应根据医院相关制度、方案、措施严格执行，应将档案绩效考评档案与人事部门无缝对接，把绩效评价结果纳入人事档案管理，将绩效考核结果作为档案员年度奖惩、绩酬兑现、岗位调动、进修学习、职称评聘、职务升降、评优评先等的客观依据，发挥考核激励机制应有的作用，进一步激发团队活力，实现以考核促规范、以考核强服务、以考核上水平的目的。

参考文献：

[1] 高瑞冰. 加强绩效考核，提高管理效能[J]. 科技创新报导，2010，28：218

[2] 吝腊允. 关于档案工作人员心理适应问题的探析[J]. 心理医生，2016，22：271-272.

[3] 商克谨.论绩效考核效能的发挥[J].天津经济，2007，8（159）：53-56.

[4] 阮美丽.医院档案为医院持续发展提供正能量[J].中国医学创新，2017，14（27）：145-148.

作者简介：邓紊，女，广西南宁人，大学本科学历，南宁市第六人民医院办公室主任，曾于2016年5月至2017年7月在南宁市卫生和计划生育委员会挂职办公室副主任。主要从事办公室行政事务管理、档案保密管理等方面工作。