城市规划档案规范化和有效化管理探究

摘 要：经济飞速发展使城镇化速率加快，城市建筑日新月异，在建设城市的进程中产生了大量诸如规划方案、规划设计和规划审批的信息资源，这些信息资源的集合体共同组成了城市规划档案，城市规划档案呈现出激增态势。作为未来建设规划的参考依据，城市规划档案的规范性和有效性直接涉及到人力、物力和财力的调配，也与区域优化设计息息相关。现阶段，城市规划档案管理存在诸多不利因素，有必要进行探究，找出对策，确保城市规划档案价值能够凸显和被人们挖掘。

关键词：城市规划 有效化 规范化 档案管理

城市规划档案涉及城市管理、档案管理等学科，它既是学科交叉融合的产物，也是人类智慧结晶，在城市建设领域具有科研价值和参考价值。城市规划档案作为一种信息资源的载体，其价值的发挥有待人们充分发挥主观能动性加以有效利用，才能创造出社会效益和经济效益。笔者从规范化和有效化这一视角出发，对城市规划档案展开阐述，以期能够寻找出一条新思路来多渠道利用城市规划档案，进而为城市建设提供优质服务。

一、城市规划档案概括

笔者将城市规划档案定义为：城市规划进程当中直接或间接产生的一系列具有信息价值的信息资源的总称，是城市规划历史的见证载体。城市规划档案具有专业性、综合性和成套性的特性。第一，专业性。档案管理人员不仅需要具备一般的档案管理素养和经验，也需要了解城市规划管理方面的知识，只有对专业知识掌握熟练，才能灵活地收集并筛选有效信息，才能高效编制当纳并利用档案[1]。第二，综合性。城市规划是一个综合体，涉及到城市每一个区域和每一个点，这就决定了以此为基石产生的信息资源也具有综合性，不会局限于某一单一部分。第三，成套性。城市规划档案中的信息资源往往具有关联性，例如一项城市规划各个环节的工程图纸、文字材料等都是专属于这一城市规划的，这些资料只有放在一起才能保障城市规划档案的完整性和原始性，才能提供参考价值。因此，成套性是城市规划档案最为核心的特性，一旦某项核心信息资源缺失，可能导致整个城市规划档案毫无价值可言。

二、城市规划档案利用中的短板

（一）管理制度不健全

任何一项工作要规范化和有效化都有赖于一个完备的管理机制，城市规划档案管理也不例外[2]。现阶段，城市规划档案在工作协调、监督管理以及培训考核方面存在着缺陷。首先，就工作协调方面而言，部分档案管理人员将自身置于“被动管理”的位置，坐等规划资料上门后再进行管理，这会使得信息资源不能及时归档并有效进行处理，其他部门在忙于自身工作时更是不会留意信息资源的收集和利用，很容易导致关键资料的遗失。究其根本，主要还是协调沟通机制上的欠缺，没有从管理制度方面來细化协调沟通工作。其次，就监督管理方面而言，部分地区没有设置专门的监督管理机构，而是从其他部门临时抽调工作人员进行档案管理检查，导致档案管理人员责任意识不强，履职效果不高，管理缺位现象时有发生。最后，就培训考核方面而言，部分单位不能针对人员知识现状开展培训考核工作，档案管理人员知识存在漏洞和缺陷，难以应对更加复杂的工作环境。

（二）信息化建设滞后

实践工作中，计算机技术的普及并没有带来城市规划档案管理工作的转型升级，究其原因是对信息化建设理解不到位，信息化只停留在电子文件处理以及纸质文件数字化扫描层面。例如，很多单位没有购置城市规划档案管理信息系统，不能集中化、规范化和高效化地处理电子文件和纸质扫描件，仍然需要人工编制目录来进行编目立卷，给后期查阅调卷工作和利用开发工作带来了阻碍。除此之外，信息共享意识不强，没有建设城市规划档案数据库。例如，城市规划工作涉及到规划局、环保局以及公路局的工作范畴，但由于没有建设规划档案数据库，影响了各个单位的工作效率[3]。

三、城市规划档案规范化和有效化路径

（一）健全管理制度

首先，有必要构建以城市规划档案管理部门为主体，其他部门为补充的沟通协调机制，档案管理人员要及时督促其他工作部门递交最新规划信息，及时收集并归档，促使城市规划档案管理朝着规范化和有效化方向发展。其次，完善监督考核制度，设置专门部门负责此项工作，不定期进行档案管理工作考核，督促责任落实，帮助档案管理人员树立责任意识。最后，有针对性地对工作人员进行培训，主要加强档案管理人员在现代化档案管理、城市规划理论以及信息化建设技术方面的培训，优化人员知识结构。

（二）加强信息化建设

一方面，要综合利用多种信息设备进行信息化建设，购置相应的城市规划档案管理系统，实现信息资源从产生、管理、检索和查阅调卷的“一站式”服务，提升整个档案管理效能，节省各个部门在人力、物力和财力上的开支，满足现阶段的档案管理需求。另一方面，要树立共享意识，环保局、规划局以及公路局等各个部门可以联合建立城市规划档案信息数据库，将相关信息上传到数据库当中，进而能够在数据库当中随时调取相关单位的资料，提升了单位之间的沟通协作力度，帮助各个单位实现城市规划档案资源利用效率的最大化，确保城市规划档案管理工作保质、保量和提速。

四、结语

城市规划档案与城市建设是一体两面的关系，属于相互联系和相互促进的有机整体，城市建设步伐越快，城市规划档案工作量愈多，工作环境愈复杂；城市规划档案工作取得成效又会反作用于城市建设，解决城市规划中的一系列问题。时代的发展和社会环境的变迁使得城市规划档案建设需要与时俱进，档案管理人员不应当抱着回避的态度面对这些问题，而是应当通过理论研究并结合自身实践经验来对实践问题作出解答。档案管理人员主观能动性的发挥是城市规划档案工作的发展动力，也是城市规划档案实现自身价值的有效路径。现行在各界努力下，城市规划档案工作会愈发的深入，向着有力方向发展。

参考文献：

[1] 刘付英.如何创新城市规划档案管理工作[J].城建档案，2016（07）：50-51.

[2] 袁春岚.新时期城市规划档案管理的发展与创新[J].城建档案，2018（05）：51-52.

[3] 郁虹.城市规划档案的收集与利用策略分析[J].办公室业务，2016（22）：132-133.

作者简介：邵冰（1979.12--）；性别：女，籍贯：山东省济宁人，民族：汉族，学历：本科，毕业于中国石油大学；现有职称：会计师；研究方向：档案管理与利用。